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机关文书档案工作培训讲义;依照2008年各单位制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》收集归档文件材料;基本术语 ;整理归档文件所使用的书写材料要求:;确定归档的范围 ;文书档案;文书档案保管期限分为:;文件的修整;形成件装入封套:归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。“为一件”是指文件在实体上装订(固定)在一起,编目时只体现为一条条目。*10年期限的可不装入封套。;件(一个封套)内文件的排列顺序;件的排列顺序;具体排列时需注意;基本编目(包括归档文件编号、编制归档文件目录、填写盒脊和备考表等);注意加盖归档章一不能压字迹二不能与收文章交叉。归档章的填写:
;编目(编写归档文件目录);
题名----文件标题,照实抄录。*无题名或题名含义不清时,应重新拟写或补充标题,并用 “[ ] ”号括起来。*如归档文件的附件内容独立性强,此时也可在正件题名后抄录附件题名,外加 “()”号。
日期----文件形成日期,即文件落款日期,用8位阿拉伯数字来表示。*跨年度形成的文件,统一在办结年度归档;*几份文件为一件时,以第一份文件日期为准。
页数----文件的总页数(空白页不记;大张文件、图表折叠后仍按折叠前的页面计算)
;备注-需要说明的事项(密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。如条目中须说明的情况较多,备注栏难以填写时,可在备注栏中加注“*”号,将具体内容填入备考表中)
归档文件目录永久、30年打印一式3份,10年打印一份。永久、30年、10年目录分开装订,混年装订,厚度一般不超过2厘米。
;归档文件目录如图;
;装入档案盒;备考表的填写;盒面填写如图;盒脊填写内容;
谢谢大家!
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