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一、名词解释 1、秘书工作:秘书工作涉及商务沟通、办公室事务和管理、惯用事务文的拟写、会议与商务活动、信息与档案五方面工作。 2、突发事件:是指忽然发生、造成或可能造成严重社会危害、需要采用应急处臵方法予以应对的自然 灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。 3、办公托管:为每一种客户量身订做公司服务方案,联合强大的供应商网络为客户提供全方面的后勤托管服务。 4、当代印章:是单位对外行驶职权和进行工作活动的凭证和标志,代表了一种单位的权利和利益,含有发律效力。 5、零用现金:指用来支付交通费、接待用的茶点费、停车费和添臵小量办公用品的现金。 6、日程安排:以合理有效的时间排定领导的工作计划,是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反 应,是时间管理艺术的集中体现。 7、高格接待:指重要陪伴人员比重要来宾的职位或职称高的接待。 8、对等接待:指重要陪伴人员与重要来宾的职位或职称大致相称的接待。 9、低格接待:指重要陪伴人员比重要来宾的职位或职称底的接待。 10、介绍信:是用来介绍差遣人员的姓名、年纪、身份、接洽事项等状况的一种专用书信。 11、办公用品的采购工作:是指政府部门、企事业单位或社会团体在一定条件下从供应市场获取办 公产品或服务作为自己的资源,以确保工作正常开展的一项经营交易活动。 12、时间管理:同样时间消费状况下,为提高时间的运用率和有效性而进行的控制。 13、接待工作:是指多个组织在公务活动中对来访者所进行的迎送、招待、接谈、联系、咨询等辅 助管理活动,是秘书机构的一项经常性事务工作。 14、典型调查:是在调查总体范畴内,选用有代表性的特定对象进行调查。 15、分层抽样法:又称分类抽样或类型抽样,是先将总体的单位按某种特性分为若干次级总体 (层),然后再从每一层内进行单纯随机抽样,构成一种样本的办法。 二、填空 1、在办公环境的管理中,自然光线应来自桌子的左方或右方。 2、拨打电话的时间不应选择在在上班前半个小时、午休时间或下班前。 3、接听电话时,电话铃声不适宜超出三声。 4、挂机前,针对重要信息,复述工作尤为重要。 5、通话准备时,5W1H分别是打给谁、什么时候、什么地方、什么事情、为什么和怎么做。 6、正式场合入座时,普通从椅子左边入座,最少坐满椅子的三分之一。 7、握手时间为 2~5s ,且两人握手先后次序:上级、长辈、主人、女士先伸手,晚辈、客人、男士先问候 。8、秘书接待的形象准备重要体现在心理、形象、环境三方面。 9、按照接待对象不同,接待工作可分别外宾接待和内宾接待。 10、秘书接待工作时应事事到处有强烈的角色意识和服务意识。 11、调研工作涉及基本状况调研、政策性调研、辅助决策调研、热点、焦点问题和突发事件调研四种类型的调研工作。 12、接待工作中就坐时,右边为上座; 13、接待工作中上楼时,主人走在背面,来宾走在前面。 14、接待工作中泡茶时,茶水不适宜过满,普通七分满为宜 15、接待工作中介绍时,应按职务由高向低进行介绍。三、简答题 1、简述秘书工作的特点 答:(1)政策性(2)辅助性(3)被动性(4)综合性(5)机要性(6)事务性 2、简述开放式办公室的优缺点 答:优点:(1)灵活应变,工作位臵能随需要而变动。(2)节省面积及费用,能容纳较多的员工。 ( 3 )淡化了等级观念,便于同事间的沟通与交流。 ( 4 )员工的行为易受到上司的督察,便于同事间的互相监督。 ( 5 )易于集中服务和共享办公设备。 ( 6 )能哺育全新的公司文化,激发员工的发明力和合作精神。 3、简述办公室布局的原则 答:方便、舒适、整洁、和谐、统一安全。 4、选择供应商应考虑哪几个因素 答:(1)价格和费用(2)质量和交货速度(3)售后服务(4)安全可靠 5、如何管理介绍信 答:(1)专人专管(2)介绍信的应用印章同样保管(3) 介绍信要按编号次序使用(4)对于开出后未使用的介绍信,管理人员及时摧毁,粘贴在存根上。 6、简述采购环节需考虑的因素 答:(1)选择供应商:选择办公设备及用品供应商时要比较价格和费用、质量和交谈、服务和位臵、安全和可靠性等。 (2)选择订购方式:a.电话订购 b.传真订购 c.实地订购 d.互联网订购 e.外包第三方订购 7、简述时间管理的原则 答:(1)主次原则(2)计划原则(3)弹性原则(4)持续性原则(5)授权原则(6)总结 原则 8、接受电子邮件需注意的事项 答:(1)每天最少要检查两至三次电子邮箱,以免错过紧急、重要的信息。最佳用辅助软件进行邮件接受操作,并启动对应的接受邮件的提示功效。 启动电子邮箱的自动回复功效,一旦收到邮件就能够自动回复发件人信息,如“您的邮件已收悉,(落款)……”等,这样能够告知对方电子邮件没有寄送错误或丢失。 收到的电子邮件如需有关部门或个人进行解决,应