外来文件管理规定.docVIP

浙江森森汽车零部件 文件管理制度 外来文件管理规定 文件编号：SS-JK-01-2023 文件版次：A00 文件 技术部 公布日期：2013 生效日期：2013 发行范围：技术部、销售部、采购部、品管部 文 件 签 批 编 制 审 核 批 准 单位名称 浙江森森汽车零部件 文件编号 SS-JK-01-2023 文件名称 外来文件管理规定 版 次 A 00 文件编制 技 术 部 页 次 1、目的 对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用。 2、范围 适用于公司所有部门。 3. 术语及定义 外来文件：任何被引用于产品开发、生产、制造、运输及交付过程中的与产品质量相关的外部文件。 4． 外来文件类别： A、与公司产品相关的法律法规，如国家、地方法律法规，国家、行业强制性或推荐性标准。 B、与公司产品相关的国际、国内、行业、其它企业标准等，如技术标准，产品标准等。 C、顾客提供的与产品相关的技术/质量等标准及接收准那么，如图纸、技术标准等。 D、适用的质量管理体系标准，工具书。 5、 外来文件管理规那么 5.1、保存期限：外来文件永久保存，随时更新； 5.2、编号规那么：以外来文件名称为索引，不设内部编号； 5.3、使用方式 ：A、直接引用〔如客户图纸〕 B、转换引用 〔如产品标准，接收准那么等〕 C、参考(如工具书，体系标准) 6、 外来文件的管理流程 6.1 文件接收、评审： 文件接收者在接收到外来文件〔电子版/书面版〕后，提交相关职责部门，由职责人员对文件有效性和适宜性进行评审，如技术标准，图纸等需提交技术部确认是否为最新版，是否可依照执行；产品检验、接收标准需提交品管部确认是否可执行。 6.2 文件提交、转化： 评审人员将评审后的外来文件提交资料室并在《文件接收，发放，回收记录》上签字确认，并明示使用方式及发放范围。文件不适宜时，由文件接收者或职责人员与文件来源处及时沟通，进一步确定文件的可执行性。 如果需要将外来文件转化为内部标准，那么职责人员需要将其进行转化，转化时视紧急/难易程度而定，一般应在一周内完成，转化后的内部文件经内部审批、签字后提交资料室。 6.3 文件发放： 资料室文员将所接收到的外来文件登记在《外来文件登记表》中，将转化后的文件登记在相应的内部管理清单中。提交者及资料室文员在《文件接收，发放，回收记录》上签字确认。 A、外来文件直接引用时，如需发放书面版，资料室文员盖外来文件印章发放给相关人员，登记《文件接收，发放，回收记录》并得到接收者签字确认；如需发放电子版，资料室文员将电子版文件通过Email 发放，并将存储路径通知相关人员。 B．由外来文件转化后的内部文件，资料室文员按照《文件与资料控制程序》的要求进行发放。 C．外来文件作参考文件时，资料室文员将电子版文件的存储路径通知相关人员。必要时，打印一份，盖外来文件章分类保存，以便需求者查阅。 6.4外来文件更新： 职责部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性，接收到更新版外来文件后，遵循上述6.1～6.3的流程操作。回收与报废按照《文件控制程序》执行。 7、 相关文件： 文件与资料控制程序 Q/SS201-2023 8、附件 外来文件登记表 序号 文件名称 文件种类 文件数量 产品型号 文件来源 接收方式 接收日期 转发日期 转发部门 接受人 备注