尽调清单之采购模式说明文件.pdf

XXX 股份有限公司 关于采购模式的说明 一、采购模式 公司所需的原材料、辅料、包装材料、基建材料、机器设备、五金配件及其 他物资均通过采购部集中统一采购。公司制定了 《采购业务管理制度》、《采购 付款管理制度》、 《采购及供应商管制程序》和《供应商选定及评价作业规定》 等规章制度，用以规范采购行为，保证产品品质和供应及时性，降低采购成本和 采购风险。 二、采购业务流程 销售部制订生产 生产部提交 仓库核对库存 采购部选择供应商 任务计划书 采购申请 后制作请购单 并拟订采购订单 仓库组织验 质量检验，若发现问 采购部跟踪 经批准后，采购部签 收与入库 题，退、换货或特采 与督促交货 订合同或订单 1、采购申请：销售合同签订后，销售部根据合同相关条款填制生产任务计 划书。生产部据此填写“采购申请单”，经生产部经理批准后交对应仓管员；仓 管员视库存情况填制 “请购单”并交采购部。 2、采购询价：采购部接到“请购单”之后，在货比三家的原则下进行采购 询价并确定供应商。 3、合同审批：采购人员拟订采购合同或订单，由采购部负责人审核、副总 经理或总经理批准后签订执行。采购合同或订单需列明物资名称、规格、型号、 技术要求、验收准则、数量、价格、交货期等内容。 4、催收制度：采购合同或订单签订后，采购人员及时督促供应商按期交货。 5、质量检验：采购的货物运到后，按采购物资类别由公司质检部门或固定 资产管理部门进行质量检验，必要时需出具质检报告，以确保货物的质量。若发 现质量出现问题，应立即向副总经理或总经理报告；采购人员及时退、换货或采 用特采程序。 6、验收入库：货物经质检后，由仓库对所购物品的品种、规格、数量、质 量和其他相关内容进行验收并办理入库。 若发现品名、规格、质量、数量有问题时，仓库应通知采购部，拒绝接收， 并提出书面报告。验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应立即向 采购部反馈；采购部应查明原因，及时处理。 三、供应商选择及成本控制 公司建造试验装置所需的零部件绝大部分为外部采购，对于大部分试验 装置，约50%-70%为国外进口零部件；某些高端试验装置，因对精度要求高， 国外进口部件比例高达80%。公司所选用的零部件多为国际知名品牌，对于新 加入的国内外产品则需经过一定时期的测试后（根据试验装置建造中的使用 情况、客户的反馈意见等），产品供应商方可列入合格供应商。 为控制试验装置项目的工程进度风险，对于常用的、通用的零部件，公 司会预先采购，保证库房中有2-3套存货。由于国内代理商通常会攒够一定数 量订单后才对外报价，因此供货周期相对较长但价格上会有一定优势。 通过长年与国内代理商的合作，公司已能够很好地掌握代理商的供货节 奏，合理调整零部件库存并控制采购成本。 特此说明。 XXX股份有限公司 年月日