大型活动执行手册.docxVIP

大型活动标准化执行手册

流程安排是纲领

前期准备是根底

合作执行是关键

控制应变是保障

细节的把控决定效果

后期跟踪是超越的所在

目录

一、手册说明…………………2

二、活动环节一：信息沟通…………………2

三、活动环节二：方案制定…………………4

四、活动环节三：开会分工…………………6

五、活动环节四：活动筹备…………………6

六、活动环节五：全体排练…………………9

七、活动环节六：现场执行…………………9

八、活动环节七：会后跟进………………11

九、工作人员礼仪…………13

一、手册说明

本手册讨论对象为接待等工程，由于大型公开性活开工作较为复杂，涉及赞助招商、媒体宣传以及更多繁杂的现场效劳等事宜，因此，大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案，本执行手册仅为大型公开性活动提供原那么性指导。

本手册将活动执行分为七个环节：信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、全体排练、现场执行和会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，防止因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。

二、活动环节一：信息沟通

信息沟通是活动执行中的第一环节，充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的根底，也能尽可能防止由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此活动执行负责人须在活动正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的范围内争取了解尽可能多的信息，填写以下活动信息沟通表，再筹划下一步工作。

活动信息沟通表

活动名称

活动时间

活动地点

举办单位

协办/联办单位

执行负责人

活动规模

执行单位

执行单位负责人

活动目的

活动意义

主要领导

嘉宾邀请

媒体邀请

主要流程

接待标准

其它要求

三、活动环节二：方案制定

活动方案是活动执行的指导性文件。在活动信息沟通完成之后，执行负责人填写活动信息沟通表，自己或执行方制定活动方案与活动执行方案〔初稿〕，组织各处室讨论，根据修改建议形成活动执行方案〔第二版〕，提交给领导审阅，最后根据领导反应意见制定活动执行方案〔最终版〕。其整体流程如下：

执行负责人信息沟通

执行负责人信息沟通

填写活动信息沟通表

与各处室讨论〔第二版〕

制定活动方案与执行方案

将活动方案〔第二版〕提交给领导审阅

根据意见确定最终方案

一般性活动简要方案根本要素：

1、活动名称与目的；

2、活动时间与地点；

3、举办/联办/协办单位；

4、与会领导、嘉宾、媒体与规模；

5、简要流程。

重大活动精细方案根本要素：

1、活动名称、背景、目的、意义与口号；

2、举办/承办/联办单位；

3、活动时间地点；

4、活动与会领导、嘉宾、媒体与规模；

5、活动详细流程；

6、赞助机构与合作媒体；

7、活动会务效劳；

8、其它事项。

活动执行方案的根本要素：

活动根本信息

活动时间、地点、名称、规模、与会领导、举办/联办单位等

执行团队分工

A、执行总负责人；

B、执行小组负责人；

C、具体组员名单。

前期筹备事宜

A、筹备事宜列项;

B、人员分工安排；

C、筹备日程安排。

现场执行事宜

A、现场布置说明；

B、现场活动流程；

C、现场任务列项。

D、人员分工安排；

活动后期工作

A、后期事项明细；

B、人员分工安排；

C、完成时限要求。

活动财务预算

活动合同签订

活动应急方案

其它事项

大型公开活动同时需制定招商赞助方案。

四、活动环节三：开会分工

活动前期，成立活动小组，由小组负责人定期召开活动信息沟通会议，进行初步的工作分工。

活动方案确定后，执行负责人召集全体工作人员，举行活开工作安排会，详细介绍活动信息及其具体人员安排，同时了解全体人员时间和工作任务情况，听取反应建议，及时进行工作调整与方案完善，最终确定全体人员分工：〔根据活动的规模及性质，报请领导召开各局部协调会，得到更多的局部协助〕

工作安排会三个目的：

1、讲述活动各项情况；

2、明确人员分工安排；

3、听取反应意见。

工作安排会环节：

1、执行负责人主持会议，介绍活动根本情况；

2、执行负责人介绍人员分工安排；

3、工作人员重述自身职责与安排；

4、听取反应意见并及时协调；

5、领导总结发言。

分工管理方法：

由于活动现场的参与人员数量大、事物繁杂。为了提高活动实施阶段的管理效率，实施操作程序的管理。

由工程负责人制定整体工作分工方案，然后由各项工作