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关于规范使用合同专用章的通知
为了规范合同签署过程，保障公司和个人的合法权益，确保合同的有效性和权威性，特发出以下通知，要求全体员工遵守和执行。
一、背景
合同专用章作为合同签署的重要凭证，体现了合同的法律效力和合法性。然而，近期发现一些员工在合同签署过程中使用合同专用章存在不规范的现象，严重影响了合同的有效性和公司形象。因此，为了强化对合同专用章的管理和使用，特向全体员工发出以下规范要求。
二、规范要求
1.合同专用章的保管
合同专用章是公司重要的财产和商业秘密，员工需要妥善保管，严禁擅自私自保存或外借他人使用。如发现合同专用章遗失或损坏，应及时向所在部门或行政部门汇报，并尽快进行挂失和补办手续。
2.合同专用章的使用权限
为确保合同签署的合法性和可靠性，公司规定只有授权人员才能使用合同专用章。相关部门将根据工作职责和权限确定合同专用章的使用人员名单，并定期进行审查和更新。其他未列入名单的员工不得擅自使用合同专用章。
3.合同专用章使用流程
（1）合同签署前，使用人员需仔细核对合同内容，确保合同条款的准确性和合法性。
（2）合同专用章使用前，需在指定位置上盖上日期和用章人员的姓名。
（3）合同专用章的盖印位置应清晰、印章完整，确保印章清晰可辨认。
（4）如需签订合同副本，需对副本进行编号和加盖“副本”字样，每份合同副本均需加盖合同专用章。
（5）合同签署后，使用人员需及时将合同归档，并进行相应的备份和存档工作。
4.合同专用章的管理
（1）公司将建立合同专用章的使用登记制度，记录每次使用的合同编号、日期和使用人员等相关信息。
（2）合同专用章需存放在专用的保险柜或密码箱内，确保安全、防止丢失或被盗。
（3）定期进行合同专用章的盘点和验收，确保数量和使用记录的一致性。
三、处罚措施
对于违反以上规定的员工，将视情节轻重给予相应的纪律处分，严重者将追究法律责任。违规使用合同专用章而导致的经济损失，将由责任人员承担相应的赔偿责任。
四、落实要求
请各部门负责人切实负起责任，向所辖员工及时传达本通知，确保全体员工了解和遵守合同专用章的规范使用要求。同时，行政部门需加强对合同章的监督和管理，确保制度的有效实施。
五、总结
合同是约束双方权益和义务的重要法律文件，合同专用章的规范使用对于合同的法律效力和可靠性具有重要意义。希望全体员工自觉遵守以上规定，并把规范使用合同专用章作为工作的重要一环，使公司的合同管理更加规范、高效。
感谢大家的理解和积极配合！
公司行政部
日期：年月日
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