归档文件整理课件.pptxVIP

归档文件整理方法;几个基本概念;2、归档文件整理;3、“件”的规定;（1）文件正本与定稿为一件。;报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。

会议文件。一次会议形成几份文件，就是几件。

干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。

干部任免、录聘、调资等材料。如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；如若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。

文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。;文件整理程序;2023/9/7;一、收集文件;1、收集的要求;请示与批复件不完整的处理;2、收集的范围;3、收集的方法;（4）注意“帐外文件”的收集;?;二、区分归档范围;（一）归档文件材料的范围;三、划分年度;1、跨年度的文件;2、没有标注日期的文件。需考证文件内容推断文件日期。

3、专业部门按专门年度归档。如教学年

度是每年的9月1日至次年的8月31日为一个学年。

4、几份文件为一件时，应以排列在前的文件日期为准。;四、划分保管期限;（一）永久保管的文书档案包括;划分永久时需要注意以下问题：;（二）定期（30年、10年）保管的文书档案包括;6、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料（10年）；

7、上级和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料（10年）；

8、同级和下级机关一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等材料（30年）；

9、下级机关报送的年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料（10年）。;五、归档文件分类;（一）保管期限―年度―机构分类法;（二）保管期限－年度―问题分类法;（三）保管期限—年度（—机构或问题）分类法;六、修整文件;七、装订文件;收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来

文在后；

汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后；

重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；

出版期刊，样本在前，定稿在后。;3、装订时，各页对齐。在左上角装订的，左侧与上侧对齐；左侧装订的，左侧与下侧（底边）对齐。;八、排列文件;比如按保??期限―年度―机构分类时，机构为最低一级类目，文件排列就要在每一个机构内分别排列。;我市采用的分类法：保管期限—年度（—机构或问题）分类法，这是蕴含三级分类的二级分类法。排列文件就是在同一保管期限下，按年度跨机构（或问题）大流水编排归档文件。;如果采用保管期限—年度（—机构或问题）分类法，排列文件的实际操作步骤如下：;（2）几个事由单一责任者。先分不同事由，每个事由内的文件按时间先后排，不同事由按重要程度排列。例图：;（3）单一事由几个责任者。先分不同责任者，每个责任者内的文件按时间先后排，不同的责任者按地位高低排列。;（4）几个事由几个责任者。首先把不同事由的文件分开，在每个事由里再把不同责任者的文件分开，在每个责任者里，按照文件形成时间的先后顺序排列；其次按责任者的地位高低排列；最后按事由的重要程度排列。;零散文件的排列

零散文件，即在当年归档文件整理完毕若干年后，又收集到属于该年度的个别文件。

一是将其排列在同一保管期限的最后，并在备考表中注明；

二是将其排列在相邻文件的后面，并在目录备注栏中注明“此件为两件”。

一般采用第一种方法排列。;九、文件编号

文件编号，指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。为今后查找利用创造条件。;全宗号：是档案馆给立档单位编制的代号。

年度：以四位阿拉件数字标注，如2012年，标注为“2012”。

保管期限：永久 30年 10年三种。

室编件号：归档文件排列顺序号。室编件号应在最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”编排。为了计算机识别与检索的需要，室编件号采取四位数字编码。在室编件号的层次选择上必须与分类方案一致，即在分类方案最低一级类目内进行编号，不能跨越不同类目。

馆编件号：由档案馆负责填写。

机构或问题栏：采用保管期限－年度分类的单位此栏不必填写。采用保管期限－年度－机构（问题）分类的单位此栏必须填写，不能用代码。;2、归档章的位置

归档章是一个45MM＊16MM的条形章，一般

加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。如此位置有领导批示或收发章等，可加盖在首页上端其它空白处，有发文签批单或文件处理单的可放在前面作为首页。归档章不要压字迹。

3、盖章要求

填写归档章应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水、印泥等，禁止使用不耐久字迹材料，固定项目可以直接刻在归档章上。;件号;编目应以“件”为单位进行，在目录中一件只体现为一条条目，几份文件为一件时，归档文件目录中只对最前面一份文件编目。

在编目时，按流水号顺序编制，不同机构（问题）之间可空出一行，写上机构（问题），加以区分。;（一）归档文件