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年设计行业档案管理制度相关汇报人：XX2023-12-23

contents目录档案管理制度概述档案收集与整理档案保管与利用档案鉴定与销毁电子档案管理监督检查与考核评估

档案管理制度概述01

目的和意义确保档案完整性和安全性通过建立档案管理制度，可以确保设计行业档案的完整性、安全性和保密性，防止档案遗失、损坏或泄露。提高档案利用效率合理的档案管理制度可以规范档案的收集、整理、保管和利用等环节，提高档案利用效率，为设计行业提供有力的信息支持。推动行业规范化发展档案管理制度的建立有助于推动设计行业的规范化发展，提升行业整体的管理水平和竞争力。

适用于设计行业内的各类档案，包括项目档案、技术档案、合同档案、财务档案等。适用范围设计行业内的企业、机构、从业人员以及相关管理部门均应遵守本档案管理制度。适用对象适用范围和对象

档案是指设计行业内在生产经营、技术研发、项目管理等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案定义根据档案的性质、内容和载体等特征，设计行业档案可分为以下几类：项目档案、技术档案、合同档案、财务档案、人事档案等。各类档案应分别制定相应的管理细则和操作流程。档案分类档案定义与分类

档案收集与整理02

收集原则及方法确保收集到的档案资料全面、完整，涵盖项目从立项到完成的各个阶段。及时收集项目过程中的重要文件、资料，避免遗漏。确保收集到的档案资料真实、准确，反映项目的实际情况。根据项目类型和特点，采用多种收集方法，如定期收集、专项收集、跟踪收集等。全面性原则时效性原则准确性原则多样性原则

分类整理编制目录数字化处理归档存储整理流程与规据项目类型、时间顺序等因素对档案资料进行分类整理。为每份档案资料编制详细的目录，方便后续查阅和管理。对纸质档案资料进行数字化处理，实现电子化管理，提高管理效率。将整理好的档案资料按照规范进行归档存储，确保档案的安全性和完整性。

通过加强项目过程中的文件管理和及时收集，避免档案资料缺失。档案资料缺失建立严格的档案审核制度，确保档案资料的准确性和真实性。档案资料不准确制定详细的档案整理规范和流程，提高档案整理的规范性和效率。整理不规范采用专业的档案存储设备和措施，确保档案的安全性和保密性。存储不安全常见问题及解决方案

档案保管与利用03

设立专门的档案室或档案柜，确保档案存放环境符合防潮、防火、防盗等安全要求。档案存储设施档案分类与标识档案保管期限按照项目、时间、类型等要素对档案进行分类，并采用统一的标识方法，便于检索和查找。根据档案的重要性和实际需要，设定不同的保管期限，到期后进行鉴定和处理。030201保管措施及要求

建立档案借阅制度，明确借阅流程、责任和归还要求。档案借阅允许对档案进行复制或摘抄，但需注明来源和用途，并遵守相关规定。档案复制与摘抄推进档案数字化工作，提高档案管理效率和利用便捷性。档案数字化管理利用方式与权限设置

加强员工保密意识教育，确保档案管理的保密性。保密意识教育制定并执行严格的保密措施，如涉密档案管理规定、保密责任制度等。保密措施落实定期对档案管理工作进行保密检查和监督，发现问题及时整改。保密检查与监督保密工作注意事项

档案鉴定与销毁04

鉴定方法采用直接鉴定法，即以案卷为单位，根据档案保管期限表对照案卷内容和成分进行直接鉴定。对于保管期限已满的档案，需进行复审和筛选。鉴定标准根据档案的实际价值，结合国家档案局制定的相关标准，对档案进行科学、客观、公正的鉴定。对于具有重要历史、科学、文化价值的档案，应予以永久保存；对于一般性档案，可根据其实际价值和利用情况确定保管期限。鉴定方法及标准

销毁程序经过鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容。按档案工作管理权限报经批准后，方可进行销毁。销毁要求档案销毁应当在指定地点进行，并确保档案信息安全。销毁过程中，应当严格执行保密规定，防止档案信息的泄露。同时，应做好销毁记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。销毁程序及要求

涉密档案01涉密档案在销毁前应进行脱密处理，确保涉密信息不被泄露。脱密处理的方式包括删除、覆盖、加密等。珍贵档案02对于具有重要历史、科学、文化价值的珍贵档案，应予以特别保护。在鉴定和销毁过程中，应充分考虑其特殊性，采取适当的保护措施，确保其安全。争议档案03对于存在争议的档案，应暂缓销毁。在争议解决前，应将相关档案妥善保管，确保档案的完整和安全。特殊情况处理

电子档案管理05

电子文件归档范围及格式要求归档范围包括设计图纸、设计方案、设计报告、设计变更记录等所有与设计项目相关的电子文件。格式要求电子文件应采用通用格式，如PDF、DWG、DOC等，确保文件的可读性