EHS文件控制程序.doc

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2024-01-12 发布于广东
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EHS文件控制程序.doc

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EHS文件控制程序

文件编号:EHS-PD-201

页数:page2ofNUMPAGES18

EHS文件控制程序

文件编号:EHS-PD-201

文件版本：1.0

页数:page1ofNUMPAGES18

发行日期：

EHS文件控制程序

姓名/岗位

签名

日期

起草:

审核:

批准:

版本号

修改记录

日期:

1.0

原版发行

1目的

为公司职业健康安全与环境管理相关的文件与资料的控制活动提供支撑,以正确指导各项工作的开展。

2适用范围

公司所有职业健康安全与环境管理文件与资料、外来文件与资料的管控。

3职责

3.1EHS管理部负责编制EHS手册。

3.2相关部门负责编制本部门的程序文件和作业指导书。

3.3EHS管理部负责确定EHS管理文件（包括外来文件）的编号、分发范围、受控级别及文件的检查；EHS管理部对外来文件的适用性进行确认。

3.4行政人力资源部负责管理文件（包括外来文件）的分发、回收、销毁、存档。

3.5相关部门识别、收集，提交与EHS有关的外来文件；各部门负责本部门文件的修改、使用、管理。

4程序内容

4.1文件的分类

4.1.1第一层文件：EHS管理体系手册（包括：EHS政策、方针等）。

4.1.2第二层文件：程序文件。

4.1.3第三层文件：作业指导书(如：与体系有关的管理制度、岗位操作规程等)。

4.1.4记录为特殊文件，附在相关文件中，按《EHS记录控制程序》的要求进行控制。

4.1.5与EHS管理有关的外来文件。

4.2文件的编号

4.2.1文件的名称

4.2.1.1文件的名称由文件英文字符代号，数字序号和中文文件名称三部分组成。

文件英文字符代号规定

文件

手册

程序

作业指导书

记录表格

代号

EHSM

a)EHS手册EHSM

b)程序文件：EHS-PD-***

文件序列号：如001等

程序文件代号

安全环保代号

c)作业指导书：EHS-WI-***

文件序列号：如101等

作业指导书代号

安全环保代号

d)记录表格：文件序列号：如

文件序列号：如101等

文件编号/RC***

记录序列号：如001等

如：EHS-PD-***/RC001(程序文件的记录)

EHS-WI-***/RC001(作业指导书的记录)

e)外来文件：EHS-OD-***

文件序列号：如101等

外来文件代号

安全环保代号

4.2.1.2文件序列号分布

部门名称

部门代号

文件序列号

质量管理部

QUA

001-100

现场管理科

MAN

101-200

EHS管理部

EHS

201-300

工程设备部

ENG

301-400

供应部

SUP

401-450

销售部

SAL

451-500

技术部

TEC

501-550

行政人力资源部

AHR

551-600

财务部

FIN

601-650

市场部

MAR

651-700

企业发展部

DEV

701-750

澄帆公司

RND

751-800

4.2.2文件的版本

版本号，第一版用1.0表示，第二版用2.0表示，第三版3.0，依此类推。

4.3文件的受控状态

文件分为受控和非受控两大类。凡是体系要求的文件均为受控文件。受控文件在发放前加盖“受控”章、“分发号”章。涉及公司机密文件（如：工艺文件、配方、物料代码对应表等）需加盖“保密”章，用于存档的文件同时加盖“存档”章。

4.4文件的编制、审核、批准

4.4.1EHS手册由EHS管理部组织编制，管理者代表审核，报总经理批准。

4.4.2程序文件由相关部门负责人编写，EHS管理部经理审核，报管理者代表批准。

4.4.3作业指导书由相关部门责任人编制，相关部门经理审核，报分管领导批准，批准后的作业指导书必须到EHS管理部备案。

4.5文件的发放、回收

4.5.1公司所有体系文件审核、批准完后由行政人力资源部负责印刷，并根据EHS管理部规定的发放范围和文件受控级别（受控、保密）进行发放。

4.5.2文件发放、回收时，要填写《EHS文件发放回收记录》，要写清文件的名称、编号、分发号等内容并由文件接受人签字。收文单位填写《EHS收文登记表》，各单位对加盖“受控”章的文件建立本单位的《EHS受控文件清单》，EHS管理部建立公司的《EHS受控文件清单》。文件收回时，各单位须在《EHS受控文件清单》的备注栏内注明收回。

4.6文件的保管

4.6.1行政人力资源部负责公司所有文件的存档；发放至各