2-05.DA_T 93-2022 电子档案移交接收操作规程.docxVIP

ICS01.140.20

CCSA14

中华人民共和国档案行业标准

DA/T93—2022

电子档案移交接收操作规程

Operatingproceduresforelectronicrecordstransferandaccession

2022-04-07发布

2022-07-01实施

国家档案局发布161

163

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由国家档案局提出并归口。

本文件起草单位:中央档案馆档案资料保护部、国家档案局科技信息化司、上海信联信息发展股份有限公司。

本文件主要起草人:黄丽华、郝晨辉、王大众、冯剑波、刘璐、孙源、袁嘉新。

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引言

电子档案的移交接收是电子档案管理流程的重要环节之一,本文件可作为指导各档案机构电子档案移交接收工作的依据,用以规范电子档案移交接收的操作流程,提高电子档案移交接收的程序规范性,实现电子档案管理能力的提升。

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电子档案移交接收操作规程

1范围

本文件明确了电子档案移交接收的工作流程,规定了电子档案移交接收准备工作和电子档案移交接收操作的要求。

本文件适用于档案移交单位与档案馆之间的电子档案移交接收操作,其他机构之间的电子档案移交接收操作可参照使用。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

GB/T18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T33190—2016电子文件存储与交换格式版式文档

GB/T39362—2020党政机关电子公文归档规范

GB/T39784—2021电子档案管理系统通用功能要求

DA/T38—2021

档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范

DA/T46—2009

文书类电子文件元数据方案

DA/T47—2009

版式电子文件长期保存格式需求

DA/T54—2014

照片类电子档案元数据方案

DA/T63—2017

录音录像类电子档案元数据方案

DA/T74—2019

电子档案存储用可录类蓝光光盘(BD-R)技术要求和应用规范

DA/T75—2019

档案数据硬磁盘离线存储管理规范

DA/T85—2019

政务服务事项电子文件归档规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

电子文件electronicdocument

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。

[来源:GB/T18894—2016,3.1]

3.2

电子档案electronicrecord

具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件及其相关信息的集合。

[来源:GB/T18894—2016,3.2,有修改]

166

3.3

移交transfer

按照国家规定将电子档案的保管权交给档案馆的过程。

[来源:DA/T58—2014,3.7]

3.4

接收accession

档案馆按照国家规定收存电子档案的过程。

[来源:DA/T58—2014,3.8]

3.5

信息包informationpackage

由内容信息和相关保存描述信息构成的信息整体。

[来源:DA/T58—2014,2.8]

3.6

移交信息包transferinformationpackage

由档案移交单位向档案馆进行移交的信息包。

3.7

元数据metadata

描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。

[来源:DA/T58—2014,2.16]

3.8

内容数据contentdata

电子文件或电子档案中包含的数字对象。

[来源:GB/T39362—2020,3.6,有修改]

3.9

电子印章electronicseal

一种由制作者签名的包括持有者信息和图形化内容的数据,可用于签署电子文件。[来源:GB/T33481—2016,3.4]

4电子档案移交接收工作流程

电子档案移交接收工作流程一般包括档案移交单位组织电子档案移交信息包、检测电子档案移交信息包、形成登记表和提交电子档案移交信息包,档案馆签收电子档案移交信息包、检测电子档案移交信息包、办理交接手续和入库电子档案等步骤(见图1)。

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图1电子档案移交接收工作流程

5电子档案移交接收工作准备

5.1电子档案移交工作准备

5.1.1在线移交工作准备

档案移交单位应通过符合安全管理要求的网络向档案馆移交电子档案,配备相应的应用系统和设施设备,应用系统应具有