2-01.DA_T 58-2014 电子档案管理基本术语.docxVIP

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ICS01.140.20

A14

备案号：48938—2015

中华人民共和国档案行业标准

电子档案管理基本术语

Generalterminologyforelectronicrecordsmanagement

2014-12-31发布

2015-08-01实施

国家档案局发布

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前言

本标准由国家档案局提出并归口。

本标准起草单位：国家档案局档案科学技术研究所、中国人民解放军档案馆。

本标准主要起草人：马淑桂、聂曼影、杜梅、魏伶俐、张淑霞、孙理、冯文杰、曼杰、刘艳莉、王禀。

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引言

随着信息技术的迅猛发展，电子文件大量产生，电子档案管理实践不断推进，与之相关的新概念大量涌现并广泛使用。规范称谓，准确定义，统一表达这些新概念，维护电子档案管理领域术语的一致性和逻辑上的完整性，有助于厘清档案学科框架，促进电子档案管理领域学术的正常交流，规范电子档案的科学管理，推动档案事业的长远发展。

本标准的条目按电子档案的管理流程编排。每个条目均由条目编号、汉语术语、英语对应词和定义等部分组成。优先术语采用黑体，定义或注释内出现的在标准其他处定义过的优先术语也采用黑体，且其后跟随相应的条目编号（加圆括号），定义中的注释或补充说明亦加圆括号“（）”。

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电子档案管理基本术语

1范围

本标准规定了电子档案管理的基本术语及其定义。

本标准适用于档案工作及相关领域。

2一般概念

2.1

电子文件electronicdocument；electronicrecord

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构和背景组成。

2.2

电子档案electronicrecord；archivalelectronicrecord

具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

2.3

业务系统businesssystem

形成或管理机构活动数据的计算机系统。

示例：电子商务系统、财务系统、人力资源系统等促进机构事务处理的应用系统。

2.4

电子文件管理系统electronicdocumentmanagementsystem

用于形成、处理和维护电子文件的计算机信息系统。

参见：电子档案管理系统。

注：电子文件管理系统是业务系统的一个子系统。

2.5

电子档案管理系统electronicrecordsmanagementsystem

对电子文件、电子档案进行捕获、维护、利用和处置的计算机信息系统。参见：电子文件管理系统。

注：电子档案管理系统通常用于电子档案形成单位，更注重对电子档案的管理。系统通过维护元数据及电子档案之间的联系，支持电子档案作为证据的价值。

2.6

数字档案馆digitalarchives

运用现代信息技术对电子档案及其他数字资源进行采集、存储、管理，并通过各种网络平台提供利用的档案信息集成管理体系。

2.7

开放档案信息系统openarchivalinformationsystem

一个由人和计算机系统组成的有机体，承担保存信息并将其提供给指定用户的责任。

注：开放档案信息系统旨在为信息系统建立一个参考模型，以维护信息系统中数字信息的长期保存和可存取。

“开放”一词表明与其相关的建议和标准是以开放形式产生的，并不表示对开放档案信息系统的访问不受限制。

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2.8

信息包informationpackage

由内容信息和相关保存描述信息构成的信息整体。

注：保存描述信息有助于保存和查找内容信息。

2.9

提交信息包submissioninformationpackage

由信息生产者交给开放档案信息系统的信息包,用于构建一个或多个存档信息包。参见：发布信息包。

2.10

存档信息包archivalinformationpackage

保存在开放档案信息系统中的包含内容信息和相关的保存描述信息的信息包。参见：提交信息包,发布信息包。

2.11

发布信息包disseminationinformationpackage

开放档案信息系统根据用户的需求完成数据的抽取、封装并发送给用户的信息包,抽取的内容来自于一个或多个存档信息包。

参见：提交信息包。

2.12

打包信息packaginginformation

用于绑定和识别一个信息包构成的信息。

2.13

内容content

以字符、图形、图像、音频、视频等形式表示的电子档案的主题信息。

2.14

结构structure

电子档案的内容组织和存储方式。包括逻辑结构(2.14.1)和物理结构(2.14.2)。2.14.1

逻辑结构logicalstructure

电子档案内容各信息单元之间关系的描述。

示例：电子档案的字体字号、文字的排列、章节的构成、各页的先后顺序、插图