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2016高等教育出版社单元二建立和维护数据表ACCESS

目录页01OPTION02OPTION03OPTION04OPTION任务一建立数据表任务二设置字段属性任务三浏览数据任务四创建表间关系

03OPTION任务三浏览数据

任务三浏览数据问题导入1.数据表视图部分字段显示宽度较小,不能显示完整数据;2.在数据表中浏览数据时,对一些经营数据的了解仍然不快捷,如当前库存最多的商品和最少的商品,某一种商品进货和销售情况等。这些问题该怎么解决呢?

任务三浏览数据用户浏览数据表数据时,Access2016将会以默认的格式进行显示,用户可以通过设置数据表的格式来达到需要的显示效果,同时,还通过排序与筛选来简单了解、分析业务状况。调整数据表的行高和列宽设置文本格式任务与目标使用排序使用筛选

一、排序规则知识准备英文按字母顺序排序,大、小写视为相同,升序时按A~Z排序,降序时按Z~A排序。中文按拼音字母的顺序排序,升序时按A~Z排序,降序时按Z~A排序。数字按数字的大小排序,升序时从小到大排序,降序时从大到小排序。日期和时间字段,按日期的先后顺序排序,升序时按从前到后的顺序排序,降序时按从后向前的顺序排序。

二、排序注意事项知识准备按升序排序时,如果字段的值为空值,则包含空值的记录排列在记录最前面。若对多个字段排序,首先对第一个字段排序,当该字段具有相同值时,再对下一个字段排序,以此类推,直到按全部指定的字段排好序为止。数据类型为备注、超链接或附件类型的字段不能排序。在保存数据表时,Access将保存排序次序,并在重新打开该表时,自动重新应用排序。

一、调整数据表的行高和列宽当在数据表中录入了数据后,有时,数据表单元格的内容无法全部显示出来,用户可以通过调整数据表的行高或列宽来改变单元格的大小,以显示字段全部内容。将“进销存”数据库中的各数据表的行高和列宽调整到合适的位置,可以使用以下常用的方法:(1) 拖拽鼠标通过拖拽鼠标调整数据表行高和列宽的方法如图2-19所示。图2-19调整数据表行高和列宽上下拖动鼠标调整行高左右拖动鼠标调整列宽

一、调整数据表的行高和列宽(2) 使用“记录”组命令使用“记录”组可以精确调整数据表行高和列宽,如图2-20所示。图2-20精确调整数据表行高和列宽在“开始”选项卡的“记录”组“其他”下拉按钮中选择“行高”或“字段宽度”命令输入行高值输入列宽值

一、调整数据表的行高和列宽(3) 使用鼠标右键菜单在“数据表”视图中,通过右击行标识或列标识,在弹出的快捷菜单中也可精确调整数据表行高和列宽,如图2-21所示。图2-21使用鼠标右键菜单调整数据表行高和列宽调整行高调整列宽

二、设置文本格式Access2016中记录默认使用“宋体、11号”文本格式,用户可以根据自己的喜好改变字体和字号。例如,将数据表“goods”的文本格式设置为“微软雅黑、12号”,操作方法如图2-22所示。图2-22设置文本格式在“开始”选项卡“文本格式”组中设置字体改变字体后的效果

三、使用排序用户可以根据需要,将数据表中的数据按照某字段从大到小或者从低到高的顺序排列。例如,为了便于了解商品的库存状况,可以将“进销存”数据库中的“stock”数据表按照“库存数量”从低到高进行排列,操作方法如图2-23所示:图2-23数据表排序①打开数据表“stock”,并选中“库存数量”一列②在“开始”选项卡“排序和筛选”组中单击“升序”按钮排序后的结果提示(1)如果需要从高到低排序,则在“排序和筛选”组中单击“降序”按钮。(2)如果需要取消排序,则在“排序和筛选”组中单击“清除所有排序”按钮。(3)排序还可以通过单击列标题的下拉菜单或鼠标右键菜单来完成。

四、使用筛选筛选是将符合用户指定条件的数据记录显示出来,而把其他记录隐藏起来。(1) 使用公用筛选器例如,在“进销存”数据库中的“buy”数据表中,要筛选出“商品编码”为“A001”和“A002”的记录,操作方法如图2-24所示:图2-24使用公用筛选器①打开数据表“buy”,并选中“商品编码”一列③在“筛选器”对话框中勾选要进行筛选的值②或在“开始”选项卡“排序和筛选”组中单击“筛选器”按钮④单击“确定”按钮②在字段标题中单击下拉按钮筛选后的结果

四、使用筛选图2-25筛选条件提示提示(1)筛选只改变视图中显示的数据,并不改变数据表中的原始数据。(2)应用筛选后,将鼠标悬停于列标题“筛选标记”之上可以显示说明当前筛选条件的提示,如图2-25所示。(3)如果对已经筛选过的字段应用筛选,则在应用新筛选之前,将移除上一个筛选。(4)若要筛选某一范围内的值,则需要使用“文本筛选器”子菜单命令,如图2-26所示。“文本筛选器”子菜单命令取决于所选字段的数据类型和值

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