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东越服装有限公司

行政部政策及操作程序

主题:

起草:

印章管理程序

周少怀

审核:

徐兆祥

起草日期:

2006-06-20

生效日期:

2006-07-01

批准:

陈永安

档案号.:

Admin/P/011

传递:

全体员工

页数.:

共2页

目的

此程序明确了印信的刻制、保管、使用、监督、销毁，确保企业合法权益得到保障，并提高工作效率。

范围

适用于公司所有印信的管理。

职责

公司董事长办公室负责各类印章的刻制、保管、使用、移交/销毁；公司审计部对公司所有印章进行监控。

政策

公司印信分为以下几类：

公司公章：刻有公司注册名称且对外具有法律效力的印章。

公司法人章:刻有公司法人职衔及其姓名的印章。

公司财务专用章：公司财务部为履行财务职能而使用的印章。

公司合同专用章：刻有公司/子公司为履行合同职能而使用的印章。

公司人事章：公司人力资源部为履行人事职能而使用的印章。

印信的刻制：

公司需要刻制印信者，需经公司相关领导审核批准后，由经办人持营业执照正本及公司介绍信赴当地公安机关办理刻章手续，经其审查登记后在指定的刻章部门刻制印信。印信的内容应与营业执照的相关内容一致。

公司董事长办公室须将启用时间与印模报备到审计部，且每种印信只能刻制一枚。参见《印信报备记录单》。

印信的保管：

印信保管人应将印信置于其日常工作活动范围内的办公桌、文件柜内或保险箱内，并将钥匙妥善保管。

更换印信保管人应按公司规定办理工作交接手续，并填写《印信移交/销毁清单》。

印信保管人公差、外勤或因故休假等不能正常工作时应事先将印信存放处的钥匙或保险箱密码交与代理人。

印信应在公司办公场所固定位置保管，禁止任何人外出携带，但经公司董事长认可并同意者，可就所任职务需要专案呈核后携出洽公。

财务部使用印章的保管按财务相关制度的规定执行。

（续）

用印的类别：

东越服装有限公司行政部政策及操作程序

对公司经营权有重大关联、涉及政策问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构的行文，盖公司公章或法人章。

以公司名义对外核发的证明文件及各类规章制度的核决等由董事长署名并盖公司公章。

以公司名义下发给全体员工执行的规章制度的核准盖公司公章。

以部门名义下发部分人员执行的规章制度的核准盖公司公章。

财务专用章以财务部规定为准。

合同专用章以公司《合同管理办法》规定为准。

印信的使用：

因业务需要使用印信的经办人（除使用财务专用章外）应填写《用印申请单》，经部门主管同意后，呈报董事长办公室。

印信保管人（监印人）应审查《用印申请单》及相关文件，并将《用印申请单》妥善保管备查。参见《授权委托书》。

用印文书的名称、内容应与《用印申请单》内容相符，对于经过改动的用印文书，印信保管人应要求经办人重新制作文书或在改动处由主管签认。

合同类文件包括但不限于与合同订立、履行、变更、终止、解除、争议解决有关的书面文件，在经办人部门主管审核，董事长审批后应送公司法律顾问检审并签署意见，未经法律顾问检审之上述文件，不得进入核准、用印程序。

因业务需要使用财务专用章者，须经财务经理核准后方可使用，并将用印情况记录在案备查。

违反印信使用程序规定者，按公司规定给予相应处分。若因违反规定使用印信造成公司损失者，须视其情节及结果追究法律责任。

印信损坏/遗失：

印信因长期使用或其他原因造成损坏需要刻制新印者，印信保管人应向董事长报告，经其同意后，按前述刻章流程，持已损坏的印信赴当地公安机关重新刻制，取得新印信后须将原印信及时销毁。

印信若有遗失，保管人应在发现后立即向董事长办公室主任及审计部报告，并采取相应措施，同时依法公告作废，并依流程申请刻制新印。

人为损坏印信者应按公司奖惩办法视行为人的过错程度给以相应处分。保管人或其他人因过错导致印信遗失且给公司造成损失的，依法律规定办理。

印信的移交/销毁：

因故分立、合并、解散、终止，由公司登记机关办理变更登记或注销后，印信保管人应将印信交予原单位善后事务的处理人保管。印信移交应填写《印信移交/销毁清单》。

已解散或终止的单位其善后事宜处理完毕后，由公司法律顾问判定，或销毁或移交总部相关部门管理，并填写《印信移交/销毁清单》。

附件

《印信移交/销毁清单》，《用印申请单》，《印信报备记录单》，《授权委托书》

《印信移交/销毁清单》，《用印申请单》，《印信报备记录单》，《授权委托书》