档案信息化管理模式建设分析.docVIP

档案信息化管理模式建设分析

[摘要]随着我国社会经济的逐渐发展和科学技术水平的不断提高，信息技术得到了迅猛发展，在现实生活中得到了广泛应用，信息技术在推动各行业领域快速发展的同时，逐渐发展成为一种工作方式。将信息技术融入档案管理工作，可提高信息技术与档案建设的深度融合水平，促进档案信息化管理工作的顺利开展。在高速发展的信息时代，加快推进信息化建设是提高档案精细化管理水平、优化服务质量、提升服务效率的重要举措，能够推进档案管理工作稳步发展。文章探讨了档案信息化建设的相关内容及信息化管理具备的显著优势，分析了档案信息化建设过程中存在的问题，提出了有效的优化策略。

[关键词]档案管理；信息化建设；信息技术；优化措施

档案信息化管理是依托现代信息技术，处置、管理档案信息资源，利用档案信息更好地为社会主义建设各项事业提供服务。信息化管理是利用数据驱动实现的精细化管理，檔案信息化建设是信息化数字资源建设的过程。20世纪80年代以来，现代信息技术的发展和综合应用掀起一场席卷全球的颠覆性产业技术革命，很多单位都利用信息化提高精细化管理水平，在信息化建设总体框架中纳入档案信息化已经成为必然。因此，全力推进档案信息化建设落地见效有助于改变传统管理模式，实现档案管理现代化。

（一）档案信息化管理的基础设施建设

全面升级软件设施，保证硬件设备配备齐全，是开展档案管理工作的基本要求，也是档案信息化建设与管理工作顺利开展的重要技术支持。加强软硬件设施建设的最终目的是构建基本完善的档案网络信息安全体系，保证档案信息的软硬件环境安全。通过档案信息网络化建设，可以实现档案信息的准确传输、反馈和共享。在信息化加速发展的背景下，为提高档案信息化管理的普及水平和应用水平，必须构建安全高效的档案管理局域网，为档案管理工作带来实质性改变[1]。

（二）档案信息化管理的信息资源建设

在档案管理工作中，信息资源是实现档案管理现代化的关键因素，应加强档案目录数据库建设，使其全面覆盖重要的档案目录和数据。档案目录数据库的建立能对档案进行归档和整理，有利于档案信息资料的长期保存，为查档人员提供优质、便捷、高效的服务，使查询结果更加准确、全面，降低档案信息资源利用的难度和风险[2]。

（三）档案信息化管理的标准化建设

档案信息化管理过程中，要以法律法规及规章规范体系等作为重要支持，由相关管理部门制定法律法规，建立标准化管理体系，加强档案规范管理，优化档案管理相关工作流程，保障信息数据的真实性与及时性[3]。

（一）有助于提高档案管理水平

目前，随着档案管理工作机制的逐渐完善，信息化管理模式初露端倪，提高信息技术应用水平，可使档案的利用价值得到充分发挥，通过更加快捷的途径，实现信息资源的整合与共享，提高档案管理工作水平[4]。

（二）有助于提升档案管理工作实效

在以往的档案文件管理工作中，大多是通过档案人员手工方式整理和编写目录，通常以纸质文件等形式加以保存，不仅耗费过多的时间和人力，而且需要投入大量物力、财力，严重影响工作的时效性与安全性。

在传统文档管理模式下，档案资料的调用步骤十分烦琐且无法及时共享，在保存和调取等方面存在一定弊端。利用互联网、计算机等技术，可实现跨时间空间的信息互通，助力纸质文档快速归档存储，可针对档案资料安全等级设置可见权限，严密把关档案信息，既保证了档案资料的灵活性，又升级了资料库的安全性，集中归档存储更有利于后期管理[5]。

（三）有助于提高信息化应用水平

档案管理工作在单位或组织管理工作中的重要意义不言而喻，是档案事业中的重要环节，加快推进档案信息化建设可为各部门工作提供全方位、更准确、更快捷的服务，切实提高档案管理工作质效。信息化程度是反映组织信息化水平的关键因素，随着信息化水平的提高，部门之间沟通与协作的效率也会有所提高。

（四）有助于构建数字一体化档案库

数字一体化档案库是指借助先进的计算机网络技术整合各部门零散的数据资源，实施集中管理，保证数据的有效、及时存储与处理，提高数据存储的性能和效率，创造有序高效的信息环境。档案信息化建设不仅在稳步推进档案数字化工作有序运转中提供了重要保证，而且体现了“互联网+”背景下档案资料的加工优势。

一方面，实现档案数字化加工。档案库要面对数量众多、形式多样、内容复杂的信息，准确识别和妥善保管信息是其具备的重要功能。在档案管理工作中，除了要保证信息的准确性和可靠性，还要确保信息能够长久安全保存，提高信息的可用性、可访问性。

另一方面，实现档案资料的检索。数字一体化档案库具有查询功能完善、搜索信息能力强、用户接口稳定、借阅和使用权限控制规范等优势。在搜索资料时可进行多条件联合查询，借助人工智能新技术使搜索结果更精准，为查档人员提供便捷、高效、优质服务，最大限度地提高查档准确率，充分发挥档案服务社会民生的重要作