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视频会议管理办法

第一章总则

第一条为加强本单位视频会议系统管理，保障系统运行，

提高系统利用效率，确保系统使用效果，特制定本办法。

第二条本单位信息管理部负责视频会议系统的管理，并做

好会议电子数据资源的录制、存贮、发布、归档及保密工作。

第二章视频会议程序与操作规范

第三条视频会议召开前1天，由本单位组织预联调。各参

会分会场应按会议通知要求，准时、全程参加会前的预联调测试。

系统联调主要进行主会场与分会场间的联网测试，音频、视频效

果调试，多媒体资料传输共享调试等项目。

第四条视频会议召开当天，各会场系统管理员应在视频会

议正式召开前1个半小时到达会场，打开视频会议系统设备，主

动呼叫，按联调效果做好准备。

第五条视频会议召开前1小时，进行一次会前联调，由主

会场系统管理员依次呼叫各分会场，测试主、分会场的网络通讯

及音视频效果，确保会议声音、图像清晰稳定；分会场单位在视

频会议召开前10分钟向主会场报告到会情况（可用网络通讯方

式）；主会场在会议开始前3分钟关闭背景音乐及麦克风，并向

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全网发出预备通知。

第六条视频会议正式开始后，各会场应严格保证按调试时

确定的配置要求开会，严禁在会议过程中随意改变配置参数。会

议中应按联调计划进行镜头、屏幕、话筒切换，并根据实际情况

适当调节。要随时关注视频会议各系统运行状态，确保会议正常

进行。

第七条会议期间，系统管理员必须坚守岗位，保持通信畅

通。主会场系统管理员应根据会议需要，及时切换会场画面，了

解各分会场的情况；各分会场应实时监控设备运行状况，随时与

主会场保持联系，及时调整镜头和麦克风，确保视频会议效果。

第八条会议中如出现系统故障，应立即向主会场报告，不

得擅离会场；系统管理员按应急预案尽快排除。如果是掉线现象，

重新呼叫；如果是视频终端故障，用软终端临时代替；如果是网

络设备故障，用备板配件代替；如果是线路中断无法修复，经主

会场同意，就近转入其它会场。系统管理员应详细记录故障情况

及处理措施。

第九条会议结束后，由主会场统一中断会议连接。各分会

场在主会场中断会议后，按操作流程关闭视频设备。

第三章视频会议系统管理员职责

第十条视频会议系统管理员应具备计算机网络基础知识、

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应用技能和系统故障检测排除能力，熟练掌握视频会议设备的连

接和使用方法，熟练运用本单位的应急预案。

第十一条视频会议系统管理员应按本单位要求对系统进行

检查和保养；保障运行环境，做好日常检查维护，保证设备处于

良好状态。

第十二条视频会议系统管理员要保持个人通信畅通，可随

时联系。从接到召开视频会议通知起即服从会议统一调度安排,

直至该次视频会议技术服务结束。

第十三条视频会议系统管理员原则上由各单位网管员担任，

人员要相对固定,如需调整,要及时报本单位信息管理部备案。

第四章设备管理与维护

第十四条本单位信息管理部及各分会场要管理好视频会议

系统的各类设备和软件系统，相关设备不得随意调换，不得随意

更改参数设置。

第十五条应保证视频会议系统设备稳定运行，未开会时，

不要频繁打开视频会议系统。

第十六条视频会议设备采取日常检测和不定期检测两种维

护方式。每次视频会议结束后都要进行检测维护；如果2个月

内系统设备没有运转，要进行一次例行检测，主要开展系统各

功能模块的自环测试，以检测系统视频和音频功能是否正常。

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每次检测都应做好检测维护记录。

第十七条每年11月份本单位组织一次视频会议系统全面

巡检，由本单位信息管理部及各分会场组织技术人员按照视频会

议系统质量标准进行全面测试，发现问题及时处理。

第五章