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如何引导高效会议（二）——高效会议的基本流程

如何引导高效会议（二）——高效会议的基本流程

知识点

一、制定会议议程二、过程说明书三、明确角色分工

四、制定明确的会议规则

每次会议之前必须有一个会议议程并得到团队成员的认可。 通过事先通知的会议议程，成员能够提前做一些功课并做好群策群力的准备。

会议议程应该包括：

—每个议题的名称，它的目的和预期的结果。

—会议议程中每个议题所需的时间。

—指定具体的人来主持每个议题的讨论。

—每个议题讨论所需的过程设计。

如果因为某些原因没有设计会议议程，那么会议上的第一件事就是制定会议议程。在这种会议中，参会者先设计当天的会议议程。

将被使用，以及如何管理会议的参与者。（参考下面附有过程说明的会议议程示例）

示例：会议议程过程说明书

团队名称：客户服务团队

成员：伟伟、晶晶、道几、长岛冰茶、思梦、里多多日期和地点：2017.6.12,10:00-12:00 大会议室

（自带午餐）

是什么和为什么 如何做（过程说明）

热身（10分钟）

里多多：设置会议焦点

每位成员分享一个自己最近与顾客交流的故事

回顾会议议程和规则（

里多多

5分钟）

通过讨论来确认会议的议程和规则， 增加需要的条目，明

晰会议的整体目标

回顾上次会议确定的行动计划（ 25分钟） 所有成员简要报告上一次开会制订的行动计划， 也同时看

所有成员：实施监督

各工作组通报情况（20分钟）

道几、长岛冰茶：找至到改进的机会

看有没有计划的更新

6个客户服务工作组通报各自成果， 使用力场分析法分析哪些做得好和哪些做得不够好

对客户问题进行优先次序排序（ 20分钟） 建立用于评估客户问题的评价标准使用带有评价指标的

里多多：设定优先次序

解决优先级高的问题（ 30分钟）整个团队：制订改进计划

矩阵来评价每个问题，并把客户问题按优先级次序排序

把参会者分成两个小组，分别解决优先级最高的前两个问题，并写出详细的行动计划，然后回到大组中分享，得到大家的认可

下一步的计划和议程设置（ 10分钟）

下一步的计划和议程设置（ 10分钟）

确保大家都知道自己接下来要去做什么

里多多：确保话题结束并设计下次会议

会议评估（10分钟）

为下次会议制定议程，在出门口处张贴评估表，请大家在

里多多：检查会议的效果

出门时对会议做出评价，也能够明确下次会议在哪些方面

需要改进

除了上述表格表格中的角色分工，在特殊的会议上或资源允许的前提下，可由一个中立的局外人在会议记录人员。

计时员：由参会者轮流担任，其职责是控制好时间并定时提醒大家时点。任何重要的过论一旦到规定的时间限制时，就必须立即叫停。如果使用自动计时器，那么计时员就可以参与讨论了。

板书员：由团队中的一名成员志愿帮助引导者在白板纸上记录团队的一些引导者会

更愿意在会议引导时让别人在白板纸上做记录引导者能够聚焦在引导上，而不会被写字分神。

四、制定明确的会议规则

确保团队制定明确的会议规则，规范大家的行为。在会议开始前达到全员的共识。