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外审时的注意事项

一、接受认证审核时，每一位员工必须要做到：

知道应做什么事；

知道如何做事；

知道做事的依据；

用记录证实所做的事；

任何事都应形成循环（即PDCA模式：计划、实施、检查、改进）。

二.接受审核时应有的正常心态：

不怕出现不合格，发挥出最佳水平；

尽可能减少不合格；

尽快纠正不合格，审核老师提出不合格应当即纠正，在审核老师离开之前完成纠正和改进措施。

一定不能和审核老师发生冲突。

三.受审核人员在审核中的角色：

20%听问题，听懂了才能回答对，没听懂就问审核老师，审核老师一般会换一个角度询问，一定搞清楚所问的问题；

80%回答问题，回答时要谨慎。

四.接受审核时回答问题的基本原则是：

以公司质量体系文件为基础回答问题；

以工作的实际情况回答问题，以质量记录为依据来证明；

紧紧围绕提问的问题，不要扯太远，语言简单明了；

不要假设审核员不懂技术问题，审核员的视点是整个质量管理体系。

五.回答问题时注意技巧：

只说自己的事，不说别人的事；

只说该说的事；

用证据说明问题；

自信而又不失谦虚，多解释，不争论；

有误解时把解释权让给更明白的人（最好是上司）。

六.回答问题时应避免出现：

不懂装懂；

说别人的事；

所说的不符合事实，拿不出证据证明事实；

七.对文件进行清理和准备：

各部门管理和使用的文件应该整理，收起全部作废、不使用或与质量体系无关的文件或记录；

使所有文件和保存的记录按程序文件要求放到应到的位置；

八.在审核进行过程中如何做：

力争在审核组离开前纠正不合格；

当天提出，尽可能当天纠正；

自己提方案，自己纠正；

经审核员确认可以接受。

九.在审核前对部门领导的要求：

了解质量方针、质量目标；

熟悉本部门的质量职责和相关的质量文件；

熟悉本部门与相关部门的工作接口；

熟悉对下属的工作要求和安排；

熟悉本部门的质量工作情况。

十.在审核前对文件管理人员的要求：

熟悉所管理的文件的范围；

熟悉文件管理程序；

熟悉文件修改情况；

熟悉文件的归档；

随时拿出所需的文件。

十一.在审核前对工作人员的基本要求：

熟悉本岗岗位职责；

熟悉规范、程序等从事工作所依据的文件；

熟悉工作中需要作的质量记录；

熟悉工作接口；

熟悉本组织的质量方针和目标；

熟悉实施ISO国际标准的目的及ISO9000标准的基本知识。

十二.正式审核时审核员经常询问的问题：

开始正式审核前，一般情况会让您先介绍部门的职责（注：此时已经开始正式审核，只是以另外方式探路）

遵循5W（谁Who何时When何地Where为什么Why要做什么事What）1H（如何做How）,方便其搜集证据

审核过程中审核员不会告诉您做的效果如何即不会做任何评价。在找资料时，审

核员要什么，就找什么给他，不要一下把一整本文件都给他，这样会让审核员发现很多的问题,正确的方法是要什么就拿什么，然后先递给本公司陪同人员看，陪同人员发现问题应要求找另外一份给审核员看。当时如找不到资料应把审核员的注意力引到其它有准备的方面，另一方面要积极寻找相关资料，在审核员结束当天审核之前应将资料交给审核员。

首次会议议程

参加人员：审查组全体人员、公司各部门一把手、公司高层管理

人员及相关人员

一、议程：

1、签到；

2、主持人介绍公司各位领导；

3、公司简介；

4、审核老师介绍审核组成员及宣布审核事宜；

5、审核组长发言；

6、主持人总结发言；

7、闭会。