校长信箱系统技术解决方案.docx

XX大学校长信箱系统

技术建议书

1引言

随着中国城市信息化建设的风起云涌，信息化进程日益深刻地改变着学校运行方式、管理方式和人们的生活方式。近年来，网上办公的发展大大提高了学校机关的工作效率。

由于网上办公系统普遍采用的是有线网络通讯方式及现场操作模式，高校办公人员一旦离开办公场所，便无法获得实时信息，造成信息和决策的延误；此外，电脑终端和有线网络的普及程度也在客观上限制更好地享受网上办公所带来的便利。有线网络的局限性催生了更为方便快捷的移动办公。移动办公是基于移动通信无线互联平台开发出来的现代化电子办公系统，通过它，学校工作人员之间、学校与公众之间可以随时随地实现相互间的信息传递，彻底摆脱有线网络的束缚。随着移动办公的发展，将摆脱空间的限制，而民众也可以在各种场合利用移动通信终端随时办理各种事务。所以说，移动办公是办公发展的必然趋势。

通过移动办公的实施，一是加快现有办公流程。在移动办公解决方案中，移动将短信息平台和GRPS网络应用在移动办公自动化系统上，实现了办公自动化系统与多种无线终端之间的双向信息交换，从而在处理日常事务时更加方便与快捷，加快了现有办公流程。二是节省学校的成本。移动办公的应用，可以使工作流程更加灵活与弹性，同时由于电子化手段代替了许多人工化工作方式，可以大大节省日常运作的运营成本。三是提高学生及相关人员满意度。如查询业务，提出的意见或建议可以准确了解处理进度，既实现了办公透明化，也方便了广大群众，大大提高了公民对学校办事的满意度。四是塑造更富弹性的，更富亲和力的高校形象。四是提高领导的决策力。移动办公的应用可以协助高校领导更加全面、详细地了解机构各职能部门、业务流程的运作情况，在宏观角度把握大局，从而提高了领导的决策力。

2建设目标

本系统建设目标如下：

2.1建设一个灵活自如，责权明确的信件处理系统。实现信件的及时流转和处理。

2.2将WEB、WAP有机结合，用户既可以通过PC处理信件，又可以通过WAP，进行移动办公，从而做到对工作事务的及时处理。

3系统特点

开放性

系统采用目前业界流行的J2EE架构技术，使系统具有很好的开放性，易扩展。

先进的B/S结构系统

系统采用B/S结构，用户可以通过IE浏览器直接访问系统。从而简化了系统安装和维护，提高了系统的稳定性。

灵活性

事务流转灵活多样，使得事务的处理过程更适合中国国情。

移动性

通过WAP技术，工作人员可以随时随地对待办事务进行处理，真正做到了移动化办公。

短信提醒

系统会根据设置向待审核人员发送短信，提醒其有待办事项，从而最大化提高办事效率。

4系统建设方案

4.1WEB功能设计

用户注册

发信用户可以进行用户注册（也可以使用匿名）。注册后成为发信用户。

信息处理人由系统管理员进行分配，不可自行进行注册。在系统管理员添加处理人用户过程中，同时分配用户让所在部门。同时考虑到一人可能处于多个部门，允许用户拥有多个部门的角色。

用户登录

发信人用户与处理人发信使用通过不同的登录点进行登录。

找回密码

用户找回密码功能实现方式：

密码提示问题。

适用于发信人用户及处理人用户。

邮箱找回。

适用于发信人用户及处理人用户。

管理员重置密码。

适用于提示问题及邮箱都失效用户。将用户密码重置为随机数。

用户发布信息

发件用户，每一封信必须要填写来信主题、内容、来信者姓名、EMAIL以及来信的类别（教务考务、学生管理、招生就业、后勤、党建、财务、科研、学科、人事、其他）必须填写。另外，每封信都要记录来信时间和来信ip。

在用户选择相应的类别进行发送后，信件进入处理流程。

来信者每份信件发送成功后要有邮件到达他所预留的Email提示，格式如下（不包含*号）：

3“““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““““3/***************************************************************\［来信者］你好：

你发送的［主题］信件已经成功发送到校长信箱，请您等待信件的处理，处理完毕后，我们将处理结果反馈给您，请留意查收！

感谢您的来信！

XX大学校长办公室

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信息的处理

系统在收到用户信息后，开始进入处理流程。

大多数的处理流程可以通过顺序的方式进行实现。

在每一个节点处理的结果分为两种，一、返回，二、审批并传向下一节点。审批通过后，信件进入下一节点，在进入传给下个审批人同时，向下个审批人人的手机发送通知短信，通知审批人进行审批。审批不通过，通知