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备用金管理制度

编制单位

集团财务中心会计核算部

生效日期

批准人签署

审核人签署

编制人签署

阅读范围

集团公司内不限

熟读者

集团及各子公司财务部

各级管理者

编号

1.目的：为了公司各部门人员方便、快捷地开展业务活动，公司实行定额备用金制度。

2.适用范围：集团本部及各子公司定额备用金的拨付、领用的管理。

3.职责：

3．1备用金管理员负责备用金的领取、支付及管理

3．2财务经理、财务总监负责备用金定额的审核

3．3出纳员负责备用金的监督

4．定义：定额备用金是指集团内部及子公司根据各部门业务需要，拨给各部门周转使用的由公司统一核定数额的现金。

5．定额备用金数额的核定：

5．1子公司各部门的备用金数额由各部门提出备用金额度及备用金管理员名字申请报财务部，财务部根据各部门一定时期内日常支出需要量进行测算、初审，上报集团财务总监复核，经执行总裁批准后实行。

5．2集团总部各部门的备用金数额由各部门提出申请报财务中心会计核算部进行初审，由会计核算部报财务总监复核，经执行总裁批准后实行。

5．2各部门业务量发生较大变化时，其备用金定额可以重新核定。

定额备用金数额申请的流程是：

各部门申请并填写《备用金定额申请审批表》财务部审核财务总监审核执行总裁批准财务中心执行新的备用金定额

6各部门备用金的使用与管理：

6．1各部门的备用金由各部门指定一名专人进行管理，即备用金管理员。

6．2备用金管理人员必须做好下列工作：

6．2．1从财务中心出纳员处领取定额备用金；

6．2．2建立所管备用金支出及收回记录，对每笔金额往来登记《备用金记录表》（见附件）；

6．2．3受理各部门备用金定额增减变动的申请，填写《备用金变动申请表》（见附件）；

6．2．4经常对所管备用金进行盘点，发现帐实不符，及时向财务经理报告；

6．2．5负责保管、安全存放备用金。

6．3各部门人员需要备用金，可凭经批准的《借款单》直接向备用金管理员领取。

6．4各部门已领取备用金人员在业务活动结束后，应按公司《费用报销制度》的规定，持有关单据到备用金管理员报销，及时归还本人暂借的备用金。

6.5任何部门任何人不得将公司备用金用以与公司业务活动无关的用途，违反此项者以挪用公款论处。

6．6备用金管理员和业务人员不按公司规定存放和使用备用金，造成备用金丢失、短缺者，由其个人负责。

6．7财务中心有权在任何时候对备用金使用和管理进行检查。发现违反本制度规定的现象，必须书面报告财务经理和财务总监，视情节作挪用公款进行处罚。

6．8因业务发展或部门调整，不再需要使用备用金的部门及时办理相关手续，归还备用金。

6．9备用金管理人员变动时，必须向财务部结清款项，接交人重新办理借款手续。

7．财务中心出纳员具体负责公司备用金的监督工作。

出纳员应做好下列工作：

7．1发放、根据备用金管理员报销补足各部门已核定的备用金；

7．2监督定额备用金的使用和管理情况，不定期（每月至少一次）抽查备用金管理员所管备用金实物与记录是否相符、借出的备用金是否用于公司业务，并对检查情况在《备用金记录表》进行确认签字，同时向财务经理报告，并于每月月初4号前传真当月《备用金记录表》到集团财务中心会计核算部。

8.附件：

8．1附件《备用金管理表格》：备用金定额申请审批表、备用金记录表、备用金变动申请表。

9．本制度的解释权归阳海集团财务中心。

10.本制度自日起执行。原已核定的备用金取消，按本管理制度重新申请报批操作。