TT-EHS-0004 外部信息沟通协商管理制度全套.docxVIP

TT-EHS-0004外部信息沟通协商管理制度

1管理目的

保证本公司内、外部的信息得到有效的沟通、协商和处置，提高职业健康安全管理体系运行的有效性。

2适用范围

本程序适用于本公司内、外部各类职业健康安全信息的沟通、协商和处理。

3职责权限

3.1安保部负责内外部信息沟通网络的建立、组织进行信息沟通和验证；

3.2各部门负责相应业务范围内的内部信息沟通，并按照沟通的结果进行处置。

4工作程序

4.1工作流程

信息的获取→信息传递、交流、协商和处理→信息处理情况的验证和反馈。

4.2工作规范

4.2.1信息的种类

a)内部信息

指本公司在管理体系运行过程中各层次、各职能部门之间相互关联的信息，包括监测数据，常规报表，各种信息通报、各部门间的行文、紧急情况的发生、体系运行情况等。

b)外部信息

指本公司与各类相关方之间相互关联的信息。相关方包括：有关政府机构、顾客、供应商、承包商、废物和垃圾处理单位、及附近居民等。

4.2.2外部信息的获取

4.2.2.1外部信息获取的方式:电话沟通、会议、上级来文、拜访、问卷调查、信函、报告、文件、协议、媒介。

4.2.2.2外部信息收集的内容

（a）安监部门：安全法规的要求，安全预防技术，应急措施；

（b）消防部门：消防的法规要求，应急措施；

（c）卫生部门：卫生法规要求；

（d）劳动保障部门：劳动保障法规的要求；

（e）顾客：顾客的安全要求；

（f）其他相关方：对其他相关方的安全要求。

4.2.2.3与以上有关的信息外部沟通人员或相关人员应做好记录，并及时传递，给予处理。

4.2.3内部信息的获取

4.2.3.1内部信息获取的方式：宣传栏、相关文件、会议、电话、交谈、记录等。

4.2.3.2外部信息收集的内容

（a）危险源辨识与评价；

（b）风险控制策划；

（c）应急预案的建立和实施；

（d）职业健康安全方针、目标的建立和实施；

（e）职业健康安全管理方案的建立和实施。

4.2.4信息传递、交流、协商和处理

4.2.4.1各部门或人员获取到外部安全信息，应及时传递给安保部。

4.2.4.2各部门或人员获取到内部安全信息，应及时报安保部。

4.2.4.3安保部负责组织策划有关公司活动和产品所涉及的职业健康安全影响的信息交流、协商与沟通，信息交流、协商与沟通应：

（a）保持公司内各层次和职能间的内部信息交流、协商与沟通，从而确保对危险源风险控制的运行活动得到有效实施；

（b）与进入工作场所的承包商和其他参观者进行沟通；

（c）接收、记录及回复来自外部相关方的相关信沟通。

4.2.4.4在信息交流、协商与沟通过程中，应确保员工：

（a）适当参与危险辨识、风险评估和确定控制措施；

（b）适当参与事件的调查；

（c）参与职业健康安全方针与目标的制定与评审；

（d）协商影响他们的职业健康安全的任何变更；

（e）在职业健康安全事务上享有代表性；

（f）了解谁是职业健康安全员工代表和管理者代表。

4.2.4.5安保部应考虑对有关外部联络的处理，包括就应急计划和其他问题与官方机构（安全、卫生、消防等）进行联络。

4.2.4.6紧急信息由产生部门立即直接传递到体系运行管理组和公司领导，具体内容见《-EHS-2-08A应急准备与响应控制程序》。

4.2.4.7信息交流、协商和处理的情况，安保部应保持《信息沟通和处理记录》。

4.2.5信息处理情况的验证和反馈

4.2.5.1安保部应及时验证信息的处理情况，并将验证的情况记录于《信息沟通和处理记录》中，并将验证的情况反馈到相关部门。

4.2.5.2信息处理的情况应提交管理评审。当出现重大事件时，安保部可建议召开管理评审会议，并将信息输入管理评审。

4.3相关要求

4.3.1安保部应定期组织安委会的成员进行有关职业健康安全方面的信息交流，及时组织召开安全例会，并保持《会议记录》。

4.3.2当发现安全或环保重大事故，安保部应及时与政府对口部门进行沟通。

4.3.3本程序涉及的记录按《-EHS-2-21记录控制程序》的要求执行。

5附件

附件１：《信息沟通和处理记录》

附件２：《会议记录》