公文管理细则.doc

泰富重工制造有限公司

编制

郑雯辉

Z/TFZG201008-2013

审核

李华伶

公文管理细则

批准

熊波

页码

共14页

生效日期

2013年11月5日

目的

为提高公司公文处理效率和质量，使公文处理规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

范围

2.1本细则适用于公司内外部来往的公文自收（发）文至归档的全过程管理。

2.2本细则中所指公文特指行政性公文，党务、工会系统的公文另行规定。

定义

3.1公文（包括电报、传真），是公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻公司经营方针、策略、计划，发布行政命令和规章制度，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流信息的重要工具。

3.2公文处理指公文的撰写、发布、办理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

3.3公司级公文指以集团公司（泰富重装集团有限公司）名义发布的公文。

职责

4.1综合管理部为公司公文处理的归口管理部门，负责组织公司与外界来往文书的办理，负责公司级公文的发布、整理、归档及公文管理制度的制订、修订工作。

4.2根据公司部门职责与权限的划分，公文内容所涉及的业务主办部门为该公文的主办部门，所涉及的其他部门为协办部门。

4.3为保证公文有序运转，各部门应设立兼职文件管理员，负责本部门的公文传递、催办和归档。

5公文种类与应用范围

5.1公司的公文种类主要有：总经理令、决定、决议、通告、报告、请示、通知、通报、批复、函、会议纪要等。

5.2各类公文使用范围

5.2.1总经理令：由总经理签发的公司最具权威性和强制性的命令。适用于宣布实行重大强制性行

政措施；嘉奖、处罚有关部门及人员等。

5.2.2决定、决议：对重要事项或重大行动做出的安排。经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的事项

5.2.3通告：适用于在一定范围内向员工或者往来单位公布要求

5.2.4通知：

5.2.5通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要文件和会议

5.2.6报告：适用于向上级（部门或领导）汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级（部门或领导）

5.2.7请示：适用于向上级（部门或领导）请求指示、批准的事项。

5.2.8批复：

5.2.9函：适用于平级单位之间或不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题。

5.2.10会议纪要：

6公文格式和行文规则

6.1公文一般由公文名称、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送机关、印发单位、印发日期等部分组成。详见附件一：公文格式和行文规则

6.2公司发文行文规则

6.2.1根据发文与受文单位之间的关系选择合适的文种：

①上行文指下级单位向所属上级单位的发文，如呈报、请示、报告。

②下行文指上级单位对所属下级单位的发文，如董事长令、决定、决议、通告、通知、通报、批复等。

③平行文是相互没有隶属关系的单位之间的行文，如函、知照性通知、简报等。

6.2.2向上级行文时，一般要按照直接的隶属关系而不能越级。若遇特殊情况必需越级行文时，应抄报直接上级，以便直接上级掌握情况，协助办理。公司同级部门可以联合行文，不同级的部门应尽可能减少联合行文。

6.2.3根据公文的性质与内容，明确主送与抄送的适当对象，负有办理职责与权限的人员和部门为“主送”；需知道或办理的人员应“发送”

6.2.4在公司内部发布的公司级公文，由主办部门负责起草，总经理或授权分管领导签发，交综合管理部统一发

6.2.5需以公司名义对外的公文，由主办部门负责起草，总经理或授权分管领导签发，

7发文办理

7.1发文办理是指以公司或部门名义制发公文的过程，包括拟稿、会签、核稿、签发、印制、用印、登记、分发立卷、存档等程序。

7.2拟稿。拟稿一般按照职能部门分工和工作程序，谁主管谁主办。涉及两个部门以上的事项，应以一个部门为主，与有关部门协商一致后再行文。

7.3会签。文件主办部门所拟公文中涉及其他部门的问题，应事先征询有关部门的意见并请有关部门的领导人签字，当确实无法达成共识时，要把分歧意见汇总说明，如实向签发领导反馈，并附有关部门的会签意见备查。

7.4核稿。公文签发前，相关领导应对所拟公文进行审核，对发文的必要性、文稿内容、文内数字的真实性、准确性负责。

7.5签发。

7.5.1公司重要经营管理事务、活动、工作的公文应依据公司授权，由

7.5

7.5.3签发人应在《文件办理申请单》（附件二）上签署意见，意见要明确、具体。一般要在《文件办理申请单》“签发”一栏签署“同意”本人签名和日期。如果是经过会议讨论通过的，还应注明：“经××

7.6发文登记编号

7.6.1文件在签发之后、发出之前，