高校档案数字化建设面临的问题与解决策略.pdfVIP

高校档案数字化建设面临的问题与解决策略

1.引言

1.1背景介绍

高校档案数字化建设是随着信息化时代的发展而兴起的一项重要

工作。随着社会信息化进程的不断加快，高校档案管理也面临着日益

增长的压力和挑战。传统的档案管理方式已无法满足高校日益增长的

信息化需求，数字化建设成为一种必然选择。通过将纸质档案数字化，

不仅可以提高档案管理的效率和质量，还可以更好地发挥档案信息的

作用，为教育教学、科研管理和社会服务提供更好的支持。

目前，我国高校档案数字化建设正处于起步阶段，虽然取得了一

定的进展，但在面临的问题和挑战也不容忽视。缺乏统一的标准规范

导致数字化建设进度缓慢，数据安全风险日益增加，人员培训水平不

足等问题亟待解决。加强高校档案数字化建设，提升管理水平和服务

质量，已成为当前高校档案工作的当务之急。

1.2问题概述

高校档案数字化建设一直是现代高校管理体系中的重要环节，但

在实际推进过程中，我们也面临着一系列问题和挑战。高校档案数字

化建设的步伐和需求日益加快，但在这一过程中，我们往往面临着缺

乏统一标准的困扰。不同学校、不同部门甚至不同人员对档案数字化

的认识和实践存在较大差异，缺乏统一的标准和规范会导致档案数字

化工作的混乱和低效。

随着高校档案数字化规模的不断扩大，数据安全风险也逐渐凸显

出来。高校档案涉及着大量的个人信息和机密信息，一旦发生数据泄

露或数据丢失，将对高校的声誉和运行造成严重影响。如何有效地保

障档案数据的安全性成为数字化建设面临的重要问题之一。

人员培训需求也是高校档案数字化建设中需要重视的问题。档案

数字化工作需要专业的技术人员来进行操作和管理，但目前很多高校

在这方面的人才储备和培训相对不足，导致档案数字化工作的进展受

到一定程度的制约。如何提升人员的技术水平和专业能力，成为推进

档案数字化建设的关键要素。

2.正文

2.1数字化建设的必要性

数字化建设已经成为高校档案管理的必然趋势。数字化档案可以

大大提高信息的存储、检索和利用效率。传统的纸质档案需要大量的

人力物力进行整理和管理，而数字化档案可以通过网络化的方式实现

远程访问和管理，极大地节约了时间和成本。数字化档案可以提高档

案的保护和安全性。纸质档案易受损坏、丢失和盗窃，而数字化档案

可以通过密码、加密等方式加强保护措施，防止信息泄露和损坏。数

字化档案还可以促进信息共享和交流，实现数据的互联互通，方便各

部门之间的合作和沟通。数字化建设不仅可以提升高校档案管理的效

率和安全性，还可以推动高校信息化建设的进程，实现信息资源的最

大化利用和价值增值。高校档案数字化建设具有极其重要的必要性和

紧迫性。

2.2面临的问题

高校档案数字化建设面临的问题主要包括：

1.缺乏统一标准：目前各高校在数字化档案建设过程中缺乏统一

的标准和规范，导致档案数字化的质量参差不齐，不利于信息的互通

和共享。缺乏统一标准也增加了档案管理的复杂性和难度，使得数字

化档案的整体效益无法得到最大化的发挥。

2.数据安全风险：数字化档案建设涉及到大量敏感信息的存储和

处理，一旦发生数据泄露或被篡改的情况，将对高校的声誉和信誉造

成严重影响。当前的数字化档案系统往往存在安全漏洞，面临着来自

内部和外部的数据安全风险，需要高校加强对数据安全的保护和管

理。

3.人员培训需求：数字化档案建设需要专业技术人才进行系统开

发、维护和管理，但目前高校缺乏相关人才，人员培训和技能提升亟

待加强。还需要对全体档案管理工作人员进行相关的培训，提高他们

在数字化档案管理方面的知识和技能水平，以确保数字化档案工作的

顺利推进和持续发展。

2.3缺乏统一标准

高校档案数字化建设面临的问题之一是缺乏统一标准。由于各高

校的档案管理系统和数字化建设方案各有不同，导致档案数字化的整

体标准化程度较低。这种情况下，不同高校之间的档案数字化可能存

在互相不兼容的问题，给档案管理和共享带来了困难。

缺乏统一标准也会影响到档案数字化的质量和效率。缺乏统一标

准意味着各高校在数字化建设过程中可能存在各自为政的情况，缺乏

合作和信息共享的平台。这不仅会增加档案数字化的成本，还会影响

到档案数据的准确性和完整性。

为解决这一问题，高校可以加强标准化建设，制定统一的数字化

档案管理标准和规范，统一档案数字化的数据格式、存储结构和管理

流程，