电子文件归档与管理规范.pdfVIP

电子文件归档与管理规范

《电子文件归档与管理规范》

《电子公文归档管理暂行办法》（6号令）

讲解

国家档案局科研所邱晓威

1、背景

办公自动化、电子政务等技术的不断发展和普遍应用，电子文件

已经和正在大量产生，并将进一步成为新产生文件的主体，做好电子

文件归档与管理工作，已经成为新时期档案工作者面临的最大挑战和

难题。

对电子文件的产生和运行特性，已经有了基本的认识；对电子文

件的归档与管理，已经研究制定了一些管理法规和技术标准，一些地

方和单位已经开始进行电子文件归档与管理的具体工作；专门用于电

子文件归档与管理的软件系统已经投入使用。我国的国内、国外的多

项研究有了多项成果。可以说，对于电子文件我们已经不再陌生，电

子文件归档与管理已经成为许多档案室工作的重要组成部分

2、事例

缅典巴甘的3900个佛塔历经1000多年可根据档案恢复

原东德电子文件不能读取

1985年美国的李教授宣布：1949年“哈弗马克3”计算机中的

电子文件不能恢复

1985年神户地震丢失部分电子文件

1998年南京法庭认定电子文件为复印件不能作为直接证据

1996年我国某部门OA系统中的电子邮件丢失

1996年加拿大调查委员会宣布因管理不善，该国索马里驻军的电

子文件失去凭证作用

我国某银行每天将50万张单据电子化，但原件仍须保留只因每年

有100余件法庭要求原件

1997年美国GRS20规定可不保留电子文件，引发司法纠纷

3、电子文件涉及的领域

从到甚至

从到电子政务的

从单位运转到个人生活

从行政管理到经济建设

4、电子文件形式变化

文字

(光栅、矢量、三维、图形更迭动画、

视频

多种媒体（网页、人员表格示例）

人员登记表

姓名:邱菲性别:女出生年月:1977.8

相貌（照片）健康状况：（影像）

文化程度：大学本科

专长：软件制作、电脑美工

简历：。。。。。。。。

5、定义

国家标准《电子文件归档与管理规范》中，电子文件的定义为：

“电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁

盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网

络上传送的文件。”

6、电子文件定义及其包含的要素

数字设备要素、数码信息要素、信息载体要素、网络环境要素、

文件属性要素等。这些要素基本概括了电子文件的属性，能比较好的

为档案工作者理解和接受，同时也有利于以此为依据指导工作。

7、电子文件的基本特征

对硬件和软件的依赖性。

非直读性。

信息与载体的相对分离性。

结构复杂性、对背景信息和元数据的依赖性。

信息共享的便利性和安全维护的复杂性。

8、电子文件的产生和运行过程

发文的产生和运行过程一般为：起草文件→处室领导意见（修改）

→报送部门领导签批（修改）→文秘部门、办公厅（室）登记、赋予

发

文号（文字或形式修改）→报主管领导审查→单位领导签发→文

秘部门加电子印章下发文件→文件暂存→电子文件归档；

收文的产生和运行过程为：文秘部门接收文件、登记→报办公厅

（室）领导→批转有关部门或主管领导→有关部门提出处理意见→报

主管

领导→报单位领导→根据领导签批意见办理→文件暂存→电子文

件

归档。

照片和图象信息的传递：分割成若干个小块，在不同的路径上传

递。

特点：处理过程的连续性增强，信息本身在空间和时间上被分割。

电子文件在收、发过程中，有内容与模版（格式）分离的方式

例:发文方只发文件内容（、）;

收文方预先存有模版（文头、文尾）;

收文后拼装成文件（文头、文尾）

9、电子文件从生成到归档存在管理方法和制度上存在着不少问题

管理不严，存在被删改的可能；电子文件处于文秘部门和档案部

门分段管理状态，造成归档时背景信息不全；有的单位产生的电子文

件不得不覆盖旧的电子文件，造成电子文件