程序1201记录管理程序.doc

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QSP1201-200X

第x版第x次修改

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标题：记录管理程序

实施日期xxx/xx/xx

1目的

为满足质量要求或为体系各要素运行提供有效的客观证据，达到校准/检测的再现，必须对质量体系所有记录进行有效的控制和管理。

2适应范围

本程序适用于质量体系活动中所产生的所有记录。

3职责

3.1XXX负责记录的印刷、编号、借阅、储存、防护及相关的记录的归档等；

3.2实验室负责与校准/检测质量直接相关记录的编制、存档、防护、借阅。

4工作程序

4.1记录的产生

在各级质量活动中均应对活动情况、原始观察现象和数据做客观、详细的描述和记载，形成记录。

4.2记录的类型：质量记录和技术性记录。

4.2.1质量记录

a)质量体系文件的编制、审批、发放、处理等情况类型记录；

b)质量体系的评审及内部质量体系审核活动的记录；

c)抱怨和抱怨处理类型记录；

d)外部支持服务类型记录；

e)纠正和预防措施的类型记录；

d)质量体系运行产生的其它记录。

4.2.2技术性记录

a)校准/检测环境条件监测情况类型记录；

b)校准/检测原始记录类型；

c)仪器设备的购置、损坏、更新、修理、报废等情况类型记录；

d)比对和验证报告；

e)样品的收发、交接、处置等情况类型记录；

f)证书更改、补发、登记等情况类型记录；

g)各类人员培训考核类型记录及人员档案；

h)仪器设备和计量标准档案；

i)其它技术记录。

4.3记录的制定与印刷

记录的格式由各使用部门提出样表，经XXXXXX审批、编号、备案并负责印刷。

4.4记录的填写、更改、编号

4.4.1记录只能用钢笔、签字笔和黑（蓝）色圆珠笔填写；

4.4.2记录应字迹清晰、端正、内容齐全，必须有填写人签名，校准/检测原始记录还须有核验员签名；

4.4.3校准/检测原始记录采用法定计量单位，其数据有效位数应符合计量技术规范、检定规程、作业指导书的要求；

4.4.4记录的更改

a)记录的更改必须是原填写人；

b)可采用杠改，并在更改处加盖更改人印章。

4.4.5记录的编号是本所唯一的，记录的编号XXXXXX规定执行。

4.4.6校准/检测原始记录应与其出具校准/检定的证书编号相一致。

4.4.7人员档案、仪器设备和计量标准的档案按《档案管理办法》有关规定执行。

4.5记录的发放和归档

4.5.1体系运行的记录由XXXXXX审核印刷后统一发放各部门使用，并按记录中的说明归档保管；

4.5.2校准/检测的原始记录经XXXXXX审核印刷后统一发放各实验室使用，填写完成后，原始记录由各实验室主任进行保管（也可以由室主任委托本室专人保管）；

4.5.3原始记录分项目按证书号的次序以年装订成册，封面打印原始记录名称、起止时间等。

4.6记录的查阅

4.6.1一般的记录需要查阅时，须经保管人批准并办理登记手续；

4.6.2重要的记录未经质量负责人审批不得擅自查阅；

4.6.3外单位人员需查阅记录时，必须凭其单位介绍信，经记录保管人同意，质量负责人批准后方可查阅；

4.6.4记录一律不得外借、复制、遗失或毁坏，查阅时不得涂改，阅后立即归还，且只限于现场查阅。

4.6.5属于委托方保密的原始记录，必须经XXXXXX同意，所长批准后方可查阅。

4.7记录的保存

4.7.1校准/检测原始记录及相应的仪器使用记录和环境条件监测记录保存期为X个周期，仪器设备的损坏、故障、更新、修理记录长期保存直至仪器报废为止；人员培训、考核记录长期保存，直至人员调离本系统为止；其它记录的保存期为X

4.7.2记录应保存在资料柜或橱柜中，存放整齐，应能防盗、防蛀、防潮、防尘。

4.8记录的保密及销毁

4.8.1查阅人员未经许可，不得查阅无关的记录，不得擅自摘抄，不得失密和泄密；

4.8.2记录保管人对所保管的记录负有保密责任，谨防发生失密事故；

4.8.3存放在计算机中的校准/检测原始记录必须采取加密措施，并用磁盘备份副本；

4.8.4记录保管人工作调动时，必须办理移交手续；

4.8.5发现失密、泄密