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工程档案归档

一、组织案卷

1.组卷原则

组卷应遵循工程文件材料的形成规律,保持案卷内工程文件材料的有机联系,便于档案的保管和利用。

2.组卷要求

直接针对具体项目的管理性工程文件材料放入所针对的项目里组卷。要求按照招投标文件、监理文件、来往函件、进度控制、安全质量控制、造价控制、分包资质、信息管理、施工管理、工程评优、启动验收、竣工验收、声像资料共13个类目组卷;每个类目下可有多个案卷,每个卷由若干文件组成,具体详细组卷参照公司下发的工程档案归档范围执行。

3.组卷方法

直接针对具体项目的管理性工程文件材料放入所针对的项目里组卷。

4.案卷的编目(编号原则按照南充公司文件要求)

(1)卷内工程文件材料页号的编写

案卷内工程文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的工程文件材料在其右下角编写页号;双面书写的工程文件材料,正面在其右下角,背面在其左下角编写页号。印刷成册的工程文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。

(2)案卷封面的编制

案卷封面可在卷盒的正表面,也可采用内封面形式。案卷题名应简明、准确地揭示卷内工程文件材料的内容,由立卷人拟写。立卷单位应填写负责本工程文件材料组卷的项目监理部。起止日期应填写案卷内工程文件材料形成的起止日期。保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限,一般情况为长期。密级应依据保密规定填写,一般为普通。档号应填写项目代号、分类号、案卷号。

(3)案卷背脊的编制

案卷背脊应包含保管期限、档号、案卷题名。保管期限填写方法应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限,一般情况下为长期;案卷题名可根据各单位具体情况自行填写,要求填写完整、准确。

(4)卷内目录的编制

序号用阿拉伯数字从1起依次标注卷内工程文件材料数的顺序。文件编号应填写工程文件材料的文号等。责任者应填写工程文件材料的形成部门或主要责任者。文件材料题名应填写工程文件材料的全称。日期应填写工程文件材料的形成日期。页号应填写每件工程文件材料首尾页上标注的页号。卷内目录排列在卷内工程文件材料首页之前。

(5)卷内备考表的编制

卷内备考表式样见图A4。

5.案卷的装订

案卷装订幅面采用国际标准A4型(297mm×210mm);装订时,正文在前,附件在后。案卷内不允许有金属物,如普通订书钉等,需用不锈钢订书钉。不装订的案卷,应在每份工程文件材料的右下角加盖档号章(式样见图A5)。

6、卷皮、卷内表格的规格及其制成材料

(1)工程档案案卷卷皮采用卷盒形式。

(2)卷皮规格和制成材料

卷盒的外表面规格为：305mm×220mm，厚度分别为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六种，

(3)卷内表格的规格和制成材料质量卷内目录、卷内备考

表规格为：国际标准A4型(297mm×210mm)。卷内目录、卷内备考宜采用70ɡ以上白纸打印。

(4)案卷背脊标签的规格和质量案卷背脊标签与卷盒的长度和厚度相同，即305mm×10(20，30，40，50，60)mm。案卷背脊标签宜采用70ɡ牛皮纸制作。卷皮上和卷内表格中内容采用打印方式填写。

二、电子档案

移交工程档案时需提交全套分类清晰、过程完整的监理文件档案电子版。现场发出的监理文件资料必须有完整的电子文档，如监理大纲、监理规划、监理实施细则、会议纪要、监理月报、监理工程通知单、监理工作联系单、工程开工令、工程暂停令、协调会纪要、旁站监理记录、工程整改通知单、费用索赔审批表、工程临时延期审批表、工程最终延期审批表、工程项目验收汇总表，监理业务手册、监理总结等。监理文件电子版要求分类清晰完整，保存格式为word格式。电子档案中的工程照片按各阶段形象进度、重要会议、现场监理工作照、检查验收、领导视察以及竣工后的工程全貌共6类分夹存放，并且每张照片需在文件名进行标识说明。存储电子档案的光盘应使用不可擦除型光盘，文档资料用word格式，图片用JPG格式，视频资料用MPEG格式保存。

三、归档审查

归档文件审查分二级进行，即项目责任立卷人自查，监理复

查。复查通过后，到业主档案室填写移交目录，签字移交。(式样见图A6)

四、归档时间

要求工程竣工投运后二个月内，及时移交工程档案。

五、档案归档范围(暂定)

1招投标文件、中标通知书、合同等

2监理文件：监理大纲、监理规划、监理实施细则、达标投产及创优规划、监理日志、监理月报、监理工程师通知单、工程整改通知单、监理工作联系单、监理业务手册

3来往函件：工程建设管理单位与参建单位有关工程项目的重要来往文件及电传、函件

5安全质量控制：原材料、设备等进场报审表、安全、文明施工大检查纪要、旁站监理记录、质量检验记录：⑴检验批质量验收记录⑵分部\分项工程质量验收记录⑶单位工程质量验收记录