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五、公司文书管理制度
(一)总则
第一条为保证文书事务正常顺利进行,增进与提高组织管理工作效率特制定本制度。
第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议决策、规定、合同书、专利允许证书、电报、各种账簿图表、参照书等一切业务用书与公文。
第三条所有文书归公司所有并收藏,任何个人不得擅自占有。
第四条必要严格保守文书机密。
第五条文书按下列要点处置或办理:
1.凡重要事宜批示、请示、报告、报告、传达、答复等等,一律以“文书”形式进行。所有文书处置都必要以“精确”与“迅速”为原则,必要明确责任。
2.虽然在紧急状况下以口头或电话形式处置事项,事后也必要以文书形式记录下来。
第六条文书管理原则规定如下:
1.文书收发、领取与寄送,原则上由总公司总务部负责。
2.分公司或分支机构文书管理,另有文书管理细则做出规定。
(二)文书收发
第七条到达文书所有由文书主管部门接受,并按下列要点处置:
1.普通文书予以启封,分送各部门。
2.私人文书不必启动,直接送收信人。
3.分送各部门文书若有差错,必要及时退回总务部。
(三)文书解决
第八条文书按机密限度可分为如下几类:
1.绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容文书。
2.秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露文书。
表23-7表格登记单
图表
名称
联
数
填制单位
移送
单位
功能
内容
性
质
印制日期
数
量
表格编号
每月用量
1.产品
2
经理室
自存、生管部
产品阐明
产品阐明、
规格订定
各产品
2.工程分析表
2
工程分析
工程原则
3.品检原则
2
品检组
品检原则
领退料名称、
数量
4.领退料单
3
领料人
自存、会计、生管
领料凭证
领退料名称、
数量
凭证
5.原物料库存卡
1
仓库
——
物料管理
原物料耗用状况
账卡
6.耗用月报表
3
自存、会计、生管
对账、
控制
原物料耗用状况
月报
7.库存月报表
3
原物料库存记录
8.制造告知单
7
生管
自存、业务、生产部
派工用
制造阐明、原物料阐明
发工用
9.生产进度表
7
生产进度
10.生产状况表
1
自存
程序控制用
细步进度、
产量控制
工作表
11.竣工报告单
2
自存、经理室
计算成本
原物料工时品质记录
每批报告
12.品检日报表
2
品管
自存、生管
品检状况
各批品检状况
日报
13.品检登记表
1
自存
工作表
3.机密。指不适当向公司以外人员透露内容文书。
4.普通。指非机密文书。如果附有其她调查问卷之类重要东西,则另当别论。
5.传阅。指在我司内部传阅或传达文书。
第九条普通文书解决原则如下:
1.由部门经理以上级别主管,负责对文书进行审视、回答、批办以及其她必要解决,或者由其指定下属对文书进行详细解决。
2.如果遇到重要或异常事项,必要及时与上一级主管获得联系,按上级批示办理。
3.各种关于联事项,必要与各部门商量后方能予以处置。
第十条机密文书解决原则如下:
1.机密文书原则上由责任者或当事者自行解决。
2.指名或亲启文书,原则上应在封面上注明文书所涉及事项要点和发
文者姓名,并由发文者封缄。
3.到达指名或亲启文书,原则上由信封上所指名人启动,其她人不得擅自启封。如果某主管在职务上有权代替来件所指名者,不受本条规定约束。
第十一条文书阅览原则如下
1.某文书被阅览后,阅览者必要签字,表达已经阅览完毕。如有必要,可在文书空白处填写阅览后意见,并转给或交还文书主管。
2.有必要在各部门传阅文书,必要附上“传阅登记簿”,按“传阅登记
簿“规定栏目填写,并最后交还文书主管。
第十二条与各部门关于文书,在解决意见上如果存在分歧,则由文书主管部门出面进行协商,如果不能协商一致,上报或请示上级领导,由上级裁决。
(四)请示审批
第十三条请示审批是公司经营一项重要程序,凡公司经营重要事项,都必要经请示,获得董事会、总裁和常务董事审查、裁决和公文批复之后,方能实行。
第十四条须请示审批事项如下:
1.职务及重要人事安排;
2.各种制度性规定变更;
3.重要契约缔结、解除与变更;
4.诉讼行为;
5.与政府机构关于各种重要请示回执、申请等等;
6.土地、建筑物以及事务所权利购买与转让;
7.大额馈赠、谢礼、以及宣传广告费用开支;
8.分支机构增减与升降;
9.预算与决算事宜;
10.借款与贷款,以及借贷银行开设与变更;
11.重要或高额物品采购,不急用或不需要物品转让或便宜出售;
12.定期或不定期刊物发刊、修改与废除,以及费用开支修订。
13.关于公司经营重要筹划与企划;
14.其她上述未涉及重要事项。
第十五条请示审批者为分公司经理,以及以此为原则拟定主管。
第十六条对请示审批提案文
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