企业内部控制与制度设计 第3版 项目六 采购业务控制.pptVIP

（八）及时结算货款，维护企业良好信誉采购货款结算不及时，不仅会损伤企业信誉，损害与供应商的合作关系，更严重的是会影响企业生产经营的稳定性和持续性。因此，企业应当严格按合同规定的条件和时间，及时与供应商结算付款。在办理付款业务时，要严格审核约定的付款条件，以及采购发票、结算凭证、验收证明等的真实性、完整性、合法性及合规性，选择合理的付款方式付款。（九）搞好会计核算，确保会计核算资料的真实性和完整性财务部门要按照企业会计准则和有关采购业务核算制度处理采购业务，正确编制会计凭证，及时登记会计账簿，按时核对存货及应付账款，确保采购业务及其相关会计账目的核算真实、完整、规范；保证账账相符、账实相符，财务报告要合理揭示采购业务所享有的折扣与折让，及时、完整的向信息使用者披露采购活动信息。三、采购业务控制制度的设计案例湖南新长山农业发展股份有限公司采购业务控制制度第一章总则第一条为了加强湖南新长山农业发展股份有限公司（以下简称“公司”）对采购业务的内部控制，规范请购与审批、采购与验收、付款等行为，防范采购过程中的差错和舞弊，根据国家有关法律法规和《企业内部控制基本规范》，制定本制度。第二条本制度所称采购，主要是指公司外购商品并支付价款的行为。请购是指尚未发生采购行为前的申请购置行为。第三条公司在日常经营活动中，至少应关注涉及采购业务的下列风险：（一）采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。（二）采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。（三）请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致公司资产损失、资源浪费或发生舞弊。（四）采购行为违反国家法律法规和公司规章制度的规定，可能受到有关部门的处罚造成资产损失。（五）验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失。（六）付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致公司资金损失或信用受损。第四条公司在建立与实施采购内部控制过程中，至少应强化对下列关键方面或关键环节的控制：（一）职责分工、权限范围和审批程序应明确规范，机构设置和人员配备应科学合理。（二）请购事项应明确，请购依据应充分适当。（三）采购行为应合法合规，采购与验收流程及有关控制措施应明确规范。（四）付款方式和程序、与供应商的对账办法应有明确规定。第二章职责分工与授权批准第五条公司应建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。公司采购业务的不相容岗位至少包括：（一）请购与审批。（二）供应商的选择与审批。（三）采购合同协议的拟订、审核与审批。（四）采购、验收与相关记录。（五）付款的申请、审批与执行。第六条公司应建立采购业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购业务。第七条公司可以根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害公司利益的风险。第八条公司应按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。第三章请购与审批控制第九条公司应建立采购申请制度，依据购置商品或服务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。第十条公司应加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，具有请购权的部门或人员应严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，应由审批人对请购申请进行审批，设置请购部门的，应由请购部门对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。第十一条公司应建立严格的请购审批制度。对于超预算和预算外采购项目，应明确审批权限，由审批人根据其职责、权限以及公司实际需要对请购申请进行审批。第四章采购与验收控制第十二条公司应建立采购与验收环节的管理制度，对采购方式确定、供应商选择、验收程序及计量方法等作出明确规定，确保采购过程的透明化以及所购商品在数量和质量方面符合采购要求。第十三条公司应根据商品或服务等的性质及其供应情况确定采购方式。非约定品牌代理商供应的大宗商品或服务等的采购应采用招投标方式并签订合同协议；一般商品或服务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议；小额零星物品或服务等的采购可以采用直接购买等方式。公司应对例外紧急需求、小额零星采购等特殊采购处理程序作出明确规定。第十四条公司应明确采购价格形成机制。大宗商品或劳务采购等应采用招投标方式确定采购价格，并明确招投标的范围