办公设备日常管理制度.pdf

第一章总则

为保证公司办公设备正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制

度。

二、适用范围：本制度所指办公设备主要包括电话、传真、计算机硬件（笔记本、主机、

显示器）、计算机软件、计算机网络、打印机、复印机、照相机、摄像机、扫描

仪、碎纸机、投影仪等。

第二章部门职责

一、各部门指定专人（部门办公设备管理员，简称部门管理员）负责办公设备管理，负责

各自部门办公设备的日常管理：台账记录、设备申购、维护保养、办公设备使用人

或归属部门变更转移的申请、自查与盘查等各项工作。部门管理员需在每年的3

月、6月、9月与11月底前完成对部门设备的自查，台账的更新，并报备办公室；

财务部与各部门在每年7月、12月协助办公室开展半年度公司办公设备盘查工作。

各设备使用部门负责提出设备使用需求，明确说明设备的用途、性能、技术要求、

设备选型等事项；负责办公设备的日常保养、报修、等工作。

二、办公室指定专人（公司办公设备管理员，简称公司管理员）负责对需采购的办公设备

进行登记、调配；负责办公设备采购回来后的验收、入库、保存，提高办公设备的

工作效率和资料收集保存、临时保管、配发、维修保养；负责人员离职调动前所使

用的办公设备的回收、登记、保管和调拨；负责公司人员邮箱的开通和删除，门禁

卡新办及退还登记（如果门禁卡丢失，直接从工资中扣除20元）。同时，办公室在

每年7月与12月对公司的办公设备进行全面盘查，更新台账。

三、采购部根据审批情况进行采购。在购买时应咨询供应商有关维护情况，并转交办公室

进行维护。

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第三章办公设备采购流程

一、各部门根据需要提出办公设备购买申请，填写《请购单》，经部门管理员、部门经

理、部门主管领导及采购部经理、财务总监审批后，交采购部。

二、采购部对审批后的《请购单》所购办公设备与公司办公设备库存进行核实，如所购办

公设备已有库存，采购部可根据库存设备情况进行调拨，并通知办公室配发；如所

购办公设备无库存，则实施采购。

三、采购部根据审批后的《请购单》内容，调研情况并购买。大型办公设备（或10万元

以上设备）应以招标形式购买。

四、设备采购到货后，办公室统一进行验收、编号、入库并更新台账，收集操作手册、产

品合格证、保修单等设备资料并建档保存；通知设备申请部门办理设备领取事宜。

第四章办公设备使用、保养及监督

一、使用设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，各部门管理员负责监

督检查。

二、公司各类办公设备的保养，由使用部门管理员组织使用人员参照规范进行实施。

三、办公室对办公设备运行、保养情况进行监督检查，对设备的维修、更换零件要进行登

记备案并组织实施。

四、办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。各部门管理员或使用人员应对办公设

备的使用进行不定期的检查，如需保养由各部门管理员定期统一集中本部门需保养

设备，与公司管理员预约保养时间，由办公室统一给每个部门每月集中保养一次。

（见附表《办公设备维护记录表》）

五、公用办公设备指定专人操作，其他人员使用必须经设备所在部门负责人或使用人同

意。

六、办公设备的使用人员要保证设备在安全环境下运行，如果因使用人员的过失造成丢失

或损坏，要追究责任，择情进行赔偿。管理员对违规使用办公设备人员有提出处罚

的权力。

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第五章办公设备维修管理

一、计算机、打印机、传真机、复印机、扫描仪等设备出现故障，首先联系办公室处理，

如果办公室不能解决，应由公司管理员找设备厂商或供应商进行检测。

二、设备发生故障