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城市桥梁检测桥梁检测档案管理

目录

TOC\h\z\u第一节档案管理制度 1

一、目的 1

二、范围 1

三、职责 2

四、档案格式 2

五、记录的管理流程 6

第二节桥梁档案管理 7

一、桥梁技术档案管理制度 7

二、检测人员档案 8

第三节桥梁档案管理的必要性 11

一、道路桥梁档案管理的重要性 11

二、道路桥梁档案管理存在的不足 13

三、加强道路桥梁档案管理的措施 13

第一节档案管理制度

一、目的

对各项工作中形成的记录、资料、往来文件档案进行控制，为质量体系有效运行和检测工作负荷要求提供证据，为工作改进提供依据。

二、范围

适用于质量控制和检测活动中的各种质量记录和技术记录、各部门间的往来文件的归档管理等。

三、职责

1.质控室人员负责往来文件收集、立卷及各科室立卷的保管；负责在岗人员的人事、业绩考核资料的立卷、归档管理。

2.各科室负责与其相关的往来文件、仪器设备等资料的收集、立卷。

3.财务人员负责会计账册、报表的立卷、归档管理。

4.宣传人员负责影像资料的收集归档管理。

5.质量管理人员负责会同有关科室设计和统一质量记录、技术记录的格式及相关产品的检验报告，做好质量体系活动与技术运作中形成的各类记录的收集、整理、立卷与归档管理。

6.办公室主任负责审批档案室保存档案的借阅。

7.质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式并批准实施。

8.各科室在质量活动和技术运作时，按要求填写质量记录和技术记录，做好各类记录的收集。

9.各科室兼职档案员负责本科室记录的预档和移交。

10.技术主管批准到期记录（档案）的销毁处理。

四、档案格式

（一）记录格式的确定

1.技术记录的格式可由各科室设计，各科室负责人审核。

2.质量记录的格式由质量管理人员组织设计，经质量主管审核。

3.质量主管组织评审质量记录和技术记录的格式，并批准实施。

4.所有经批准受控的记录格式由质量管理科室统一编码标识，编制记录清单，并发布使用，非受控表格经科室负责人审核同意后直接投入使用。

5.在评审和使用过程中发现记录格式不适用时，由使用部门修改或修订，经相应审批后发布使用。质量管理人员负责通知有关部门和人员，发放新的格式表。

6.上级部门规定的记录格式直接采用，并将其编码列入记录清单。

（二）记录的内容要求与改进

1.格式栏目中所填写的内容必须满足信息足够的原则，并科室负责人审核批准；科室负责人应定期组织有挂技术骨干对记录格式的必要性、充分性和可溯源性进行评定，并随着实践不断改进完善。各科室应有记录格式的控制清单，在批准起用新格式时，原有的格式予以废除停用。

2.原始记录要包含足够的信息以保证检验工作的可复现性。检验原始记录的内容应包括：样品手里编号、收检日期、检验项目、检测依据、器材记录、环境条件记录、检验起止日期、检验结果及导出数据、检验人员和复核人员签字等。

（三）记录的填写

1.各科室负责人应根据以上职责和“记录的管理流程”要求认真做好本科室各项工作记录填写的组织、管理工作。

2.记录填写必须应正确、真实、齐全、清晰、明了，当时予以记录，不得用铅笔填写。

3.记录上必须有记录人签名，有审核、批准要求的，相应签字人应按文件规定要求进行审核、批准、签字。

4.检测的技术记录要记录技术操作的过程及结果再现所需的足够信息，注意详细记录每次测定条件和环境条件，不得遗漏。检测的原始记录中有检测人、校核人地签名。

（四）记录的更改

1.当记录中出现差错时，应遵循记录的更改原则：被更改得原始记录仍必须清楚可见，不允许消失或不清楚（采样杠改法）更改后的值应在被更改值的右上方，并由检测人在改正的内容旁签名或盖章。

2.如需改正的数据或文字篇幅较大时，可将其划框线，中间划一横线，在方框的右上方标识“作废”两字，由改正者在改正的内容旁签名或盖章。

3.电子存储记录的更改也必须遵循上述更改原则，以免原始数据丢失或改动。

（五）记录的收集与归档

1.本单位的记录档案实行分级管理，即由档案室和各科室分别存档。

2.记录要定期收集、归档。原始记录随存档检验报告归档。年度办理完毕的文件、记录资料由科室兼职档案员收集、立卷，科室负责人审定签字；记录档案卷宗上应有记录的标识、记录的名称及代码、归档日期、保存期限等内容。质量管理主管负责质量体系文件、检验过程资料的收集编目和归档。

（六）记录的保存和管理

1.档案管理注意对各类记录进行分类编目、装订保存，按“年度—科室—保存期限分类法”进行排列和编制《全引目录》、《案卷目录》和《收发文本》。由办公室主任、档案员及有关科室负责人根据档案内容确定保管期限。记录、档案的保存期一般为5年特殊情况需长期保存的另立册存档（如