项目会议管理制度方案.pdfVIP

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1.会议服务目标

1)结合本项目的特点,制订并实施完整、持续、高标准的员工培

训计划,依托日常严谨的督导与管理,使服务水平达到酒店会议服务

标准;

2)全面深入的了解客户需求,满足客户期望。

2.会议服务内容

1)会前服务准备

(1)接到会议通知后,根据会议名称、性质、时间、与会人数、级

别及布置要求确定台形;

(2)根据会议需要摆放茶叶、开水、面巾纸、鲜花、会议桌签等

物品;

(3)协助与会负责人复印或发放会议资料;

(4)通知工程部相关专业人员对会议室的`音响、麦克、投影仪、

幻灯机、电视、录像、照明等设备进行调试;

(5)会议开始前60分钟,检查各项准备工作是否到位,物品摆放

合乎标准,各种物品摆放整齐;

(6)会议开始前30分钟,会服人员要在会议室门口迎接等候与会

人员。

2)会议期间服务

(1)与会人员入席后根据其个人需要提供茶水服务。

(2)会议期间要定时倒水,根据需要为与会人员提供小毛巾、果盘,

食物、饮料(咖啡、矿泉水和其它饮料等)等其它服务。

(3)会议休息期间,要尽快整理会场,补充和更换各种物品。

(4)会议期间,设备出现问题要请工程专业人员及时处理。

(5)会议期间,会服人员站在会议室门外等候直至会议结束。

3)会后服务

(1)会议结束时,会服人员应站在会议室门口微笑向与会人员道

别。

(2)客人全部退场后,通知保洁人员协助整理会议物品(茶杯、毛

巾、果盘、鲜花等),音响设备、空调,桌椅的清洁、复位,剩余食物、

水果的处理,地地毯的吸尘、清洗,物业品设备的检查(照明、水壶、

茶杯等有无破损)。

(3)仔细检查会场,是否有客户遗忘的物品等。

(4)检查设施设备是否有损坏,并认真做好记录。

(5)清洗、消毒会议用品(茶杯、茶碟等)。

(6)会议结束后,做好清理会场工作。

4)重大会议接待

(1)接到客户重大活动的通知后,了解客户活动规模、时间及具体

活动要求。

(2)及时通知各部门做好协调配合工作。

a.工程部:各种设备的调试,水、电、照明等检查,空调温度,专梯

服务(开专梯人员需佩戴白手套,注意仪容仪表、礼貌用语等)。

b.保安部:车位的安排、车辆疏导,活动重点区域的安防检查,现

场治安维护,做好安全保卫工作。

c.保洁部:重点部位的清洁(活动会场、卫生间、电梯、大堂的清

洁、客人有可能活动的区域)。

d.客户服务中心:做好重要客户接待引导工作,在明显位置放置

引导牌,相关事务的协调工作。

(3)制订配合方案,批准后实施。

(4)配合客户对活动现场进行协调,留存相关资料(如照相、摄像

等)。

(5)活动完成后进行总结,并对实施效果进行验证。

(6)相关资料整理归档。

3.会议服务程序

1)了解会议信息:

(1)根据会议通知,掌握使用部门名称、使用时间、会议地点、会

议主题、会议人数、参会对象、会场布置、座位格局、联系电话、声

光电设备及其它特殊要求等相关会议信息;

(2)了解会议负责人;

(3)了解会议客人的其它活动及安排,以便回答客人问询。

2)填写会议登记,并做好相关记录;

3)传达信息:

(1)向各岗位(工程、保安、保洁)传达信息,并通知相关部门做好

准备工作;

(2)及时通知管理人员,做好现场督导、检查(重要会议通知项目

经理)。

4)会议室布置

(1)根据会议类型(如重要会议、签约仪式、新闻发布会、展览会、

茶话会等),布置会场、准备会议物品;

(2)将会议室卫生打扫干净,并检查设备设施情况;

(3)对会议室进行布置,并随时与会议负责人联系,征求对方的意

见及临时要求;(桌椅摆放、鲜花/绿植、话筒/音响、条幅、投影等)

(4)会议桌上的物品(包括茶杯、桌签、鲜花、面巾纸、笔、纸等)

摆放。

5)检查

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