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文书档案管理制度

1、目的与适用范围

本制度规定了文书档案的归档、整理、保管、鉴定、销毁等环节的管理原则

们及其管理方法,

本制度适用于公司文书档案的管理。

2、工作内容

2.1文书档案的归档

2.l.l各部门承办完毕需要归档的文件材料,由办公室分类保管,第二年年初立

卷移交归案。

2.1.2各部门兼职档案员都必须严格执行归档制度,不得私自留存工作中形成

的文件材料,工作调动不得私自带文件到其它单位。

2.1.3凡需归档的文件材料必须做到字迹工整,严禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝和

红墨水书写。

2.1.4移交归档的案卷应编写部己,由交接双方在移交目录上签字。

2.1.5归档的案卷必须符合下列要求:

2.1.5.1案卷必须用统一的卷皮装订。

2.1.5.2标题要文字概括、简洁、准确,而且标题不宜过长,一般不超过____个

字,统一用黑笔写案卷。

2.1.5.3根据保管期表规定,注明该卷的保管期限。

2.1.5.4卷内文件要逐张编号,填写好卷内目录和备考表。

2.2文书档案的整理和保管

2.2.1本单位全部档案统一用一种分类文法,系统地加以分类整理、编号、立

卷、登记入库保管,

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2.2.2要做到档案卷册存放条理、整齐,便于查找和检索。

2.2.3档案要编号、分保管期限保存,并制订案卷目录。

2.2.4为确保档案的安全,其档案库房和存储设备必须防火、防盗、防尘、防

潮、防光、防鼠、防虫的七防要求。

2.2.5档案保管要按照永久、长期、短期分类保管,重要档案要加锁妥善保

管。

2.2.6档案管理人员对库房存档要进行定期检查清点,发现问题及时采取措施

研究解决。

2.3文书档案的签定和销毁

2.3.1企业组织鉴定小组,负责对档案材料的鉴定工作。

2.3.2档案材料鉴定工作的原则和方法,应对照上级和本单位的保管期限进行

审查,根据案卷对本单位现实工作和长远工作的参考价值,确定保管期限。

2.3.3对确实推动保管价值的档案,列出销毁清单,经有关领导审核。

2.3.4销毁时必须多人以上监销。销毁人和监销人均应在销毁单上签字,销毁

清单和有关领导的签署材料永久保存。

2.4文书档案的统计利用

2.4.1档案室要定期或不定期编制有关统计表、主要内容、时间、案卷段、鉴

定、销毁、借阅、复制等。

2.4.2档案人员要根据工作需要,编制各种检索工具,如案卷目录、索引等。

2.4.3文书档案和借阅必须履行借阅手续,借阅人对借阅的档案注意爱护、保

密,严禁私自涂改和销毁。

2.4.4对带有保密性重要档案,要经广级领导审批,方可借阅,且只能在档案室

借阅,不准持出,以防丢失,且不得擅自查阅与自己无关的部分。

文书档案管理制度（二）

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规章制度

文书档案管理制度（三）

一、文书档案管理

1.归档文书档案应当字迹清晰、完整有效。

2.各部门应将文字资料的收集归档工作列入文书人员的职责范围。

3.文书档案归档范围

(1)具有保存价值的本单位正式收文、发文，除证件外还应有其附件。

(2)本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件、请示、报

告、项目立项、重要函件和经营合同等。

(3)本单位在经营活动中产生的各种文件材料规章制度、调研材料、岗位职责

等。

(4)企业在发展过程中被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证

书材料等。

(5)归档文件要分开外来文件和本单位的文件。

二、文书档案归档要求

1.已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，

各部门每季度应将归档的文件资料整理一次，造册登记，对重要的文件要标明密

级。

2.归档的文件材料要收集齐全，剔除其中不重要的材料，按照文件形