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基于会计信息化系统的“红字”分录应用

一、手工条件下“红宇”分录的应用

 手工条件下，“红字”分录通常应用于错账更正。应用“红字”分录所更正的

错账，一般限于年度内发现的因会计科目填制错误或会计科目使用正确但金额多

计而导致的错账。对于前一种情形的错账，具体更正方法是首先用“红字”填制

一张与原分录相同的记账凭证，再用“蓝字”填制一张正确的记账凭证（后文简

称“红字冲销蓝字订正法”）；而对于后一种情形的错账，具体更正方法是只就多

计的金额填制一张“红字”记账凭证（后文简称“红字冲销法”）。“红字”会计

分录的作用，是通过对错误账簿记录的抵减而达到错账更正的目的，只不过“红

字冲销蓝字订正法”下的“红字”是对错误记录的整体冲销而“红字冲销法”下

的“红字”仅限于对多计金额的冲销。

 “红字”会计分录不仅广泛用于错账更正，在特定的账务处理程序下还用于改

变科目的记载方向。复式簿记系统将所有科目分为左右两个方向、并针对科目性

质赋予一方为增加时另一方必为减少的这种技术特性，决定了通过“红字”金额

可改变发生额的记载方向。如在“汇总记账凭证”账务处理程序下，为满足汇总

记账凭证的编制需要，实务中通过编制“红字”分录将本应与“现金”或“银行

存款”同一记账方向的科目发生额转化为与其方向相反的对应科目发生额（但在

登记入账时却以“蓝字”记入“红字”分录的相反方向）。典型实务是对工程结

算的处理，当会计主体在收到工程结算凭证并按扣除质保金的数额支付工程款时，

其一般会计处理是借记“在建工程”（蓝字），贷记“其他应付款——质保金”

（蓝字），“银行存款”（蓝字），但在“汇总记账凭证”账务处理程序下却要编制

成借记“在建工程”（蓝字），“其他应付款——质保金”（红字），贷记“银行存

款”（蓝字）。这里“红字”分录的作用，仅在于为满足汇总记账凭证的编制需要

而改变科目的记载方向。

 二、会计信息化数据处理特点和复式记账规则的修正

 原始数据是以数据库记录的方式储存于各个数据库文件中，各类总账、明细账、

辅助账、汇总表、余额表以至于最终会计报表，均是对数据库文件的筛选、汇总。

从数据储存的角度看，手工条件下记账凭证的凭证类别、凭证编号、凭证日期、

摘要、借方金额、贷方金额等凭证要素，在会计信息化系统中转化为凭证数据库

文件的不同字段；而以纸张为载体并应按照特定账务处理程序汇总的记账凭证，

在会计信息化系统中转化为凭证数据库文件中相互独立但又通过凭证编号关联的

一条条数据记录；而从数据处理的角度看，手工条件下从记账凭证到账簿记录再

到会计报表的数据处理流程，转化为依据设定条件直接或间接地对凭证数据库记

录的筛选、汇总。

 数据库记录的独立性决定了信息化会计系统不仅可以接受“一借一贷”式简单

会计分录和“一借多贷”、“一贷多借”式复合会计分录，即使出现如“多借多贷”

式复杂会计分录和“同借”、“同贷”式会计分录，只要满足“借贷相等”这一条

件就不影响系统对数据的存储和加工。这一技术特点不仅为“红字”分录的应用

拓宽了空间，更重要的是也对传统会计理论下的复式记账规则提出了挑战。当记

账凭证所涉及的科目发生额均可记在借方并且至少有一个科目的借方发生额为负

数从而使所有科目的借方发生额之合计为零时，系统默认该记账凭证的贷方为零；

相反，当所涉及的科目均可记在贷方（系统默认借方为零）时，至少有一个科目

的贷方发生额为负数并使所有科目贷方发生额之合计为零。可见，能为电算化会

计系统所接受的会计分录只须满足“借贷必相等”而无须强求“有借必有贷”。

 三、会计信息化系统的错账特点和“红字冲正法”的运用

 财务软件的管理化趋势使得信息化会计系统的数据库文件及其所含字段的数量，

既要满足基本核算需要又要满足内部管理或其他方面的需要。如凭证数据库文件

所含的字段，既有为满足基本核算需要而设置的凭证日期、凭证编号、摘要、会

计科目和借方金额、贷方金额等字段，又有为满足辅助核算、预算管理、银行对

账等内部管理需要而增设的个人往来、部门核算、项目核算、预算额度等字段。

如果将构成数据库记录的每一字段取值所占用的存储空间称为一个储存单元，数

据库文件和数据库文件字段的增加将导致存储单元成几何级数增加，而存储单元

的增加和数据输入的代码化必将增加错账发生的概率。虽然涉及内部管理或其他

方面的存储单元出错不影响构成法定会计档案的会计账簿、会计报表的编制，但

从保持数据库记录与所附单据的一致性考虑也应当予以更正。

 数据库记录的独立性决定了基于修正的借贷记账规则而编制一张“同借