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人事档案管理在人力资源管理的运用

一直以来，人事档案管理是人力资源管理工作当中不可缺少

的组成部分。有效的人事档案管理工作可以提升人力资源管理的

持续稳定运行。伴随着社会服务的持续提升，人事档案管理已逐

渐数字化、科学化、信息化以及规范化。在新形势背景下，怎样

挖掘出人事档案在人力资源管理中的更大价值，如何有效加强人

事档案的利用已成为当下人事档案管理人员的重点议题。本文将

站在人力资源管理的角度，对现代人力资源管理与人事档案管理

的关系进行研究和分析，明确人力资源角度下人事档案的价值所

在，表明目前人事档案管理工作中存在的问题并提出个人意见，

为进一步提升人事档案管理的创新升级提供参考。

一、人力资源管理和人事档案管理之间的关系

现代管理学的思想根本是把人作为核心并进行相关管理，在

人力资源管理领域当中，其主要是利用完善的人力资源管理机制

及其内容来保证人员配置更具科学性和合理性，以此对企业人才

的竞争力进行有效提升。在此过程当中，要对人事档案这一重要

资源进行充分利用，从而提高人力资源管理的实效。人力资源管

理的主要根本和依据便是人事档案，它可以直接反映出人力资源

的基础情况，充分体现出人的过往经历与现下状况。基于此，人

事档案可以有效帮助企业准确且全面的对员工进行考察和选拔。

再者，人事档案管理工作需要高度贴合人资管理的需求和目标，

不可以脱离人资管理。简单来说，就是企业要将人事档案的作用

充分发挥出来，要将人资管理当中的相应内容及信息准确地记录

在人事档案当中。

二、人事档案的重要作用及价值

1.人事档案管理对有效发挥人力资源实效有着助力作用。人

事档案是企业进行选用人才以及提拔员工的重要依据，同时也是

企业开发利用人力资源的必要工具。企业可以利用人事档案对员

工的过往经历及现状进行全面了解，从而有目标性的对企业人力

资源管理架构进行调整，以便将人力资源管理的相关内容进行有

效优化。在此基础上，企业管理者可以通过人事档案对人才的年

龄、性别、技能及兴趣爱好等基本情况有充足了解，以此进一步

提高人员配置的实效，从而实现人尽其才的工作目标。

2.人事档案管理对人才培训和整合有着促进作用。在新形势

背景下，企业不能一味地利用人力资源，还需要定期对其进行科

学化且合理化的整合及配置，从而保证企业各项工作的顺利开

展。与此同时，由于企业的部分业务逐渐开始细致化及繁琐化，

企业对于人才的要求也开始出现多元化。因此，企业可通过利用

人事档案工作并依据人资现状大力开展相关培训工作，可以有效

提升企业的人才竞争力。特别是要对人事档案中的内容进行数据

统计，以便更加准确且直观地掌握现下企业人才的知识以及技能

的薄弱环节，从而提高人才培训的效果。再者，有效的利用人事

档案还可以促进人才在组织之间的合理性流动，将人才的主动性

以及积极性做到充分调动。综上所述，人事档案管理在促进人才

培训及人才整合工作当中有着较大的助力作用，是现下人资管理

当中的重点所在。

3.人事档案管理有利于科学化且合理化需求预测。人事档案

无论在决策上还是管理上都具有重要的咨询作用，可以对人才需

求进行科学且合理的预测。通过有效的利用人事档案，可以提升

企业岗位配置更具科学化及合理化，继而最大程度上降低人力资

源成本。由于社会环境以及企业环境的持续发展及变化，企业针

对人力资源的管理需求也会逐渐变化。因此，需要企业制定出符

合现状的人力资源管理规划。利用人事档案中的数据信息，开展

集中分析，从而了解并掌握企业现下人才储备及缺口情况，以备

开展具有目标性的人才引进工作。再者，依据人事档案中的数据

信息进行人力资源规划的拟定工作，可以有效避免人资管理浪费

成本，为人力资源与企业发展目标实现供需平衡提供有效保障。

三、在人力资源管理的视角下人事档案管理的现状问题

1.没有足够重视人事档案管理工作。当前，大多数企业还没

有对人事档案管理有足够的了解和认识，并未将其当作重点工作

看待，导致人事档案管理制度始终没有得到完善及建设。同时，

人事档案的真正价值也一直未曾有效发挥。再有，现下大部分企

业还没有对人事档案管理的工作流程、工作内容以及工作职责进

行详细划分，造成人事档案的管理工作缺乏规范性，且企业在人

事档案管理当中无论是人力、物力投入还是财务投入均显不足，

这对于人事档案管理的工作效率以及工作质量都有着不利影响。

基于以上原因，造成了人事档案管理无法有效服务于人力资源管