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企业档案规范化管理制度体系建设探析

一、“建章建制”对企业档案规范化管理的影响

问：实现企业档案制度化管理与企业档案标准化体系的关系是什

么？答：在DA/T28-2018《建设项目档案管理规范》4.1中明确指

出：“建设单位对项目档案工作负总责，实行统一管理、统一制度、

统一标准”，而所谓的建设单位就是《企业档案工作规范》中所说

的企业。在现代企业制度体系中，包括企业档案标准化体系在内的

企业标准体系不可能自动运行，需要通过以某种形式制定、规章类

的规范性文件，对企业部门职责进行必要的指导、监督、检查及考

核，才能够保证企业标准体系正常运行。在这种情况下，制定、与

实施相关的属于规范性文件的企业档案规章制度，就成为实现企业

档案规范化管理的必要手段。李和平等作者认为：“《企业档案工

作规范》第6章‘档案工作制度’，首次提出企业档案工作制度体

系建设。企业档案工作规章、管理制度、业务规范构成了企业档案

工作的制度体系……从加强企业管理的角度，提出企业档案工作制

度建设的要求”。(P49)笔者则认为，如果从企业档案规范化管理

的角度看，企业档案工作制度建设与企业档案标准化体系建设、企

业档案工作流程建设是企业档案规范化管理体系的组成内容，三者

相辅相成，共同实现企业档案规范化管理建设目标。问：实现企业

档案制度体系建设的要点是什么？答：笔者认为，实现企业档案制

度体系建设的要点在于行政推动，即通常所说的领导重视(在《质量

管理体系要求》GB/T19001-2016中是“领导责任”)。这就是说，

企业档案制度体系建设，必须由企业领导也就是通常所说的“一把

手”(不仅仅是企业的“一把手”，还包括企业内各职能部门的“一

把手”)担纲，推动企业建立自上而下的企业档案管理制度(体现企

业档案制度行政管理的垂直关系)和体现企业档案管理部门职责的

企业档案管理制度(体现企业档案制度协调管理的横向关系)。通过

这种纵横交错、相互支撑的建章建制方式，构建起覆盖全企业的企

业档案制度体系。而且，这种由上而下的企业档案制度体系和囊括

企业各部门档案工作职责的企业档案制度体系应当是建立在现代

企业制度下的企业规范化管理制度体系，而不是独立的、仅在企业

档案管理体系内运行的管理制度体系。

二、企业档案工作规章

问：为什么应当高度重视建立企业档案工作原则及管理体制？答：

DA/T42《企业档案工作规范》的“6.1工作规章”中提出了需要建

立的规章内容，包括：档案工作原则及管理体制、归档责任、档案

工作责任追究管理、档案应急预案管理等方面的内容。其中，建立

企业档案工作原则及管理体制应当处于首要位置。建立完善的企业

档案管理体制，是推进DA/T42《企业档案工作规范》贯彻落实的

基本要素。长期以来，在我国企业档案管理中就有集中统一管理档

案的良好传统，在新时期，特别是贯彻落实新《档案法》的过程中，

在设计、构建企业档案管理体制时，需要因企制宜地考虑具体体现

档案管理“统一领导、分级管理”的原则，保证“集中统一管理企

业档案”的原则真正在企业制度体系中得以落实，如在企业集团及

下属企业中，在制定企业管理部门职责时，需明确企业集团档案管

理部门的职能、企业集团下属企业档案管理部门的职能，明确相关

企业分管档案工作主管领导的职责等。问：为什么要关注

DA/T42-2009《企业档案工作规范》提出的档案管理体制建设问题？

答：所谓“没有规矩、不成方圆”，建立健全企业档案管理制度就

是为全面管好企业档案立规矩。DA/T42《企业档案工作规范》提

出要“制定企业档案工作规定”，认为其主要内容为“档案工作原

则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴

定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原

则，解释权限等”。由于企业档案制度体系是现代企业制度的有机

组成部分，要建立和完善企业档案制度体系，就应当以“企业资产

关系为纽带”，结合“资产与产权变动”来建立企业档案制度体系。

因此，在建立企业档案制度体系以实现企业档案规范化管理时，应

当按照本企业档案机构所处的位置(这个“位置”指企业中的管理关

系)，制定相应的企业档案管理制度，即如果是有下级单位的企业档

案管理部门，在规划企业档案制度体系时，应当按照“企业资产关

系”设计企业档案制度架构，明确规定本级企业及下级