第5章-笔头沟通技能(2015版).ppt

第5章笔头沟通：报告写作本章基本要点笔头沟通的作用、类型、特点及局限性受众导向的信息组织原则笔头沟通的语言组织和逻辑、结构笔头沟通的写作过程5.2笔头沟通的作用和类型笔头沟通的作用(1)信息易于记录和永久保存(2)使不在沟通现场的受众能得到真实的信息(3)信息传递速度快(4)可以更多关注细节方面的信息(5)比口头表达采用更为精确的用词笔头沟通的类型类型按沟通渠道划分纸张沟通传真沟通电子邮件沟通电子会议系统优点缺点依据优点问题依据5.3受众导向的文字组织原则笔头沟通的重要前提——对受众的分析第一原则第二原则第三原则（1）受众对信息的第一反应会是什么（3）以何种方式编辑信息以激发受众兴趣（2）受众到底需要多少信息如何让受众对信息感兴趣用主体句或首段显示信息的重要性和相关性把应付诸实施的内容尽量简化对信息内容的实施，设定可行的截止日期信息越短越好4123分析受众到底需要多少信息受众对于讨论主题知道多少受众对信息主题的常识来自平时阅读还是个人经验要受众接收你的观点，他们需要你提供哪些信息如何编辑信息以激发受众兴趣站在受众的立场为他们提供积极信息向受众提供你们共同的经历、兴趣、目标和价值观，用一致的感觉加强说服力注意受众对于文章的语言、结构和格式的偏好5.4笔头沟通的语言组织逻辑和结构笔头沟通的语言组织逻辑：运用演绎、归纳等推理方法，建立在论证、论据及结构的有机结合的基础上组织信息内容。(1)最高层次逻辑(2)中间层次逻辑(3)基础层次逻辑2.中间层次1.最高层次3.基础层次整个文章的前后逻辑性要强，融为一体，一气呵成。统筹把握整个文章的思路论证过程中，每一个论点要有其系统逻辑结构。每个完整的句子，也要有逻辑性5.5笔头沟通的写作过程（1）收集材料文献材料第一手调查材料（2）组织观点观点分组选择观点和素材归纳标题论据和结论编排（3）提炼材料概括主要观点选择论证材料快速说服对方惜字如金（4）起草文稿电脑写作一气呵成避免边改边写不拘泥写作顺序（5）修改文稿注意时间间隔层次性修改写作过程的五阶段图5.6报告的书写报告的概念报告是一种搜集研究事实的人与由于某种目的而要求看报告的人之间的信息或建议的交流形式。报告的最终作用通常是作为行动和决策的基础。报告的类型

形式：口头、示范、信函、便笺、表格、多页文件长度：短报告和长报告语气：非正式、一般和正式报告内容：工程、财务、营销、事故报告时间或进度：每日、每周、月度报告重要性：日常、特殊、紧急报告写作风格：叙述、说明、评述、图画式和统计式流通范围：办公室、公司、公共报告、私人报告成功报告要具备的条件（1）报告内容应该统一（2）报告内容应该完整（3）所有的信息应该准确（4）基于逻辑分析和材料分类的写作（5）内容表述方式应使计划清楚（6）报告写作风格应简单精炼，便于阅读（7）尽量使所有可能的读者都易于了解报告的基本结构部分要素1.内容简介2.正文部分3.最后部分授权调查范围或目的程序或方法主要的事实结论建议附录报告的格式、布局、标题和编号信函、便笺式纲要式混合式一二三Prerequisite:writingreportforyourleaderUnderstandingandThinkingPreparationHandouts(Skeleton)StyleandExpressionProcessofreportwritingSkillsAttentionsConclusion报告写作的基本要点Understanding:听取领导的要求；Thinking:结合自己理解，再与领导沟通Viewpoints:高屋建瓴、领会意图、提炼核心、把握主要思想Evidences:平时积累、资料收集、建立数据库、归类整理Structuring:正叙、倒叙、插叙、演绎、归纳、例证（枚举）、反证（排除）1.UnderstandingandThinking2.Prepara