第四章书面沟通更新.ppt

第四章书面沟通;第一节书面沟通的作用和类型;管理实例一

三月某日，总经理给新来的总经理助理曹小姐布置了一种任务，规定她向各个部门下发岗位职责空白表格，并规定各个部门在当日下午两点之前上交总经办。总经理问曹小姐与否明白意思？她说完全明白，于是就去执行。

成果到了下午，事情出来了：到了规定的时间，技术部没有准时上交。总经理问曹小姐：你向技术部怎么传达的？曹小姐说，完全按对的的意思传达的。总经理又问为何技术部没上交？曹小姐说技术部就是没上交，不懂得为何。

;总经理把曹小姐和技术部都召集到总经办会议室，问这个事情。技术部负责人回答说，当时他没有听到曹小姐传达有关上交时间的规定。而曹小姐说，自己确实传达了，为何企业十二个部门就技术部没听清晰？技术部负责人说，确实没有听到。

究竟是曹小姐没传达，还是技术部没听到？没有书面的东西，说不清晰。;;;;;;;;;;1、沟通信息轻易记录，书面材料是精确而可靠的证据，便于存档管理和后来查看；

2、使保留性强，且在向多人扩散的过程中不易被“污染”，传达信息的精确性高；

3、使可以使读者获取更多细节方面的信息，忽视作者的语气；

4、使书面沟通可以比口头沟通运用更多精确的词汇，体现更明确的意思。;商务简朴借条

现因借款人_______因经营__________(写借款用途)需向贷款人_______借款人民币_____元整(小写_________元整)。借款种类为现金，借款日期为_____年____月____日,还款日期为______年____月____日前,准时一次性偿还清______借款加利息。借款利息为：0.5%(年利率),特立此据为凭。

借款人：______(亲笔签名并按手印)

贷款人：______(亲笔签名并按手印)

见证人：______(亲笔签名并按手印)

年月日;用词精确

不要用某些晦涩的或易于引起歧义的词语。用词不妥或不精确，常常会使对方引起误解，甚至被人运用而导致一方经济损失。

例如提请对方供货时，不要用“大量”、“许多”一类词语，应详细阐明数量。

同样??报价不能笼统地说“合理价格”或“市场价格”，而应阐明详细价格为多少，用何种货币，怎样结算，有无多种附加收费，尽量防止使用“大概”、“左右”一类词语。答复对方的来信，最佳阐明那封来信的日期、内容、编号，不要笼统地说“来信收到”或“上月来信”等，由于来信也许不止一封。????;;分别以纸张、计算机网络为媒介的两类书面沟通方式的特点比较;第二节书面沟通的原则;;;㈢祈请用语如：请、望、盼、拟请、报请等；

㈣承启用语如：为此……根据……特作如下告知（决定、规定）；为此，特提出如下意见；为了……拟采用如下措施等；

㈤征询用语如：当否、可否、妥否、如无不妥、意见怎样等；

㈥结束用语如：为要、为感、特此告知、特此通告、此复、此令、此致等。;平常客套用语

1.初次会面说“久仰”；2.麻烦他人说“打扰”；

3.陪伴朋友说“奉陪”；4.赞人见解用“高见”；

5.欢迎购置用“光顾”；6.称人家庭用“府上”；

7.向人祝贺说“恭喜”；8.求人原谅说“包涵”；

9.客人到来用“光顾”；10.与人分别用“告辞”；

11.偿还原物用“奉还”；12.老人年龄用“高寿”；

13.请人勿送用“留步”；14.等待帮忙说“劳驾”；

15.看望他人用“拜访”；16.请人解答用“请教”；

17.赠送作品用“斧正”；18.很久不见说“久违”；

19.请人指点用“赐教”；20.求人以便说“借光”；

21.中途先走说“失陪”；22.托人办事说“拜托”；

23.对方来信用“惠书”；24.道己家里用“寒舍”。;;亲爱的先生/女士：

我已经间接获悉您在寻找一家企业为贵企业所有部门安装新电脑。我确信作为一种完全能令人放心的企业，我企业定能被指派。不管我们在贵企业业务方面经验有限，曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是个非常热请的人，对于与您相会的也许性，除非另行告知，我在周一、周二和周五下午不能拜访你处，这是由于……;亲爱的先生/女士：