工程档案管理办法.docx

附件6

石家庄区域公司工程档案治理方法

一、目的

为使我公司工程档案完整、准确、安全并能有效利用，充分发挥工程档案在今后工程治理、工程维护中的作用，依据国家有关文件规定和集团档案治理制度，结合公司实际状况，特制定本方法。

二、适用范围

本方法适用于石家庄区域公司及各工程工程部门。三、术语

工程档案指公司各建设工程从提出、调研、可行性争论、立项审批、评估、勘察、设计、招投标、施工、检测、监理到竣工备案全过程中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料。

工程工程部门指公司全部在建工程的工程部门。

建设工程文件指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程预备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。

竣工档案指各参建单位将在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的工程文件、图纸,并按标准整理成案卷。

施工文件指施工单位在工程施工过程中形成的文件，也可简称施工资料。四、职责与权限

公司行政部是工程档案工作的归口治理部门，其主要职责是：

负责按统一标准对工程档案的收集、整理、组卷等档案业务工作进展指导和监视。

负责检查、验收、治理公司在建工程的档案实体。

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负责在工程立项后对工程部工程档案员进展工程档案交底工作。

负责各分支机构、一线业务单位工程档案业务指导工作。

负责工程档案的供给利用工作。

工程治理部、规划设计部及各工程工程部应高度重视工程档案治理工作，协同公司行政部〔以下简称集团档案室〕做好此项工作。其主要职责是：

规划设计部负责组织协调设计单位编制工程竣工档案，依据《建设工程文件的归档范围及保管期限表》〔详见下文附录B〕移交设计单位应归档文件，同时负责本部门业务范围内与工程相关的文件归档工作。

各工程工程部负责组织施工、监理等参建单位编制工程竣工档案，并且保证全部参建单位的工程文件及竣工图全部归档，无一疏漏。

各工程工程部负责监视检查施工过程中的施工文件收集、整理、立卷工作，确认施工文件及竣工图纸完整准确〔确认施工文件不得有缺项、确认竣工图纸与工程竣工后现状全都〕。

各工程工程部负责本部门所属工程的前期基建文件、工程治理文件、竣工验收等文件的收集、整理、立卷及移交档案室的工作。

各工程工程部催促监理单位负责监视检查各参建单位的工程竣工档案编制工作，对施工文件准时签署审核、鉴定意见，并负责本公司监理文件的收集、整理、归档。

五、工程档案治理及归档范围

工程立项批准后，工程部应设专人、专岗负责工程文件积存、整理、审查工作，对各参建单位施工文件深入现场实行跟踪治理。

各工程部要求各参建的单位必需配备专职资料员，明确资料员的职责，检查施工进度和质量的同时，对工程施工文件的收集、整理、审定工作进展检查；工程竣工验收时与竣工档案验收同步进展。

工程档案工作要与建设工程进度同步，各工程部工程资料员应在施工单位进场时，向施工单位明确提出竣工档案编制的要求，确定将来的竣工档案编制的形式、套数及质

量要求。要求施工单位做到工程文件存档与工程进度同步，不能滞后补做也不能超前做好。

工程工程部应与公司档案室亲热协作，档案室治理人员应当参与施工工程交底会、参与工程工程质量和进度检查、参与工程工程档案验收检查。

工程部应把工程档案工作纳入工程建设打算，纳入工程建设治理程序，纳入领导和工作人员岗位职责。将工程档案治理要求列入监理治理职责中，明确各方对工程档案工作的责任。

工程档案治理应纳入合同治理和工程治理中，实现合同、工程全过程治理，具体如下：

工程在签订设计、施工、监理等合同〔协议〕时，应依据建设工程归档文件范围，明确乙方单位应提交甲方单位工程档案〔包括电子文件〕的内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及违约责任，以及对提交文件的整理、归档的责任。

工程结算时，本钱部门须到档案室签署意见。档案部门依据合同〔协议〕对乙方提交工程档案进展检查、验收，合格后签署同意付款意见，财务部门再履行付款手续。

工程档案归档范围

工程档案归档范围主要有五局部：A类基建文件、B类监理文件、C类施工文件、D类竣工图 E类各类设备操作说明书及使用说明。

基建文件：基建文件是建设单位从立项申请并依法进展工程申报、审批、开工、竣工及备案全过程所形成的全部文件。按其性质可分为：立项决策、建设用地、勘察设计、招投标及合同、开工、商务、竣工验收、备案及其它治理文件。基建文件包括：

a立项决策文件：工程建议书〔代可行性争论报告〕及其批复、有关立项的会议纪要及相关批示、工程评估争论文件及专家建议。

b建设用地文件包括：征占用地的批准文件、国有土地使用证、国有土地出让合同、规划意见书、建设用地许可证等。

开工文件：建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、工程开工分