会务管理制度.docx

会议服务工作流程

一、接待贵宾会议工作流程：

1、会议通知：接到会议预定表后填写会议接口单，通知工程、保洁、保安请各部门根据要求做好会前准备工作。

2、会前准备：

、摆台：根据订会人数摆放盖杯、矿泉水、纸杯、毛巾托、杯垫等，如需果盘摆放果盘垫。（注：前一天接会议预定单的准备工作）

、开窗通风：会前一小时开窗通风，并根据订会人员要求适当调整空调温度及室内光线。

、打水：会议当天会前30—40分钟打好暖壶水，保证壶内水温。

、会前检查：会前40分钟再次检查会议室内灯光、音响、话筒、投影、桌椅、绿摆等设备设施。

、会前守侯：

a、 会前40分钟保证会议室内留有一人守侯。

b、 会前30分钟做好迎宾准备工作,电梯间留有1人，会场内2人，如需用贵宾室留一人守侯,一人机动。

3、 会议开始：

、倒水：根据参会人员主次职位顺序进行倒水服务，每间隔

10—15分钟倒水一次。

、上小方巾：会议前10分钟内上小方巾。

、如需用烟灰缸，当烟缸内达到2只烟头时须换新烟缸一次。

、守侯服务：服务人员每半小时轮流守侯在会场外。

4、 会议结束：

送宾：会议结束前20分钟做好送宾准备，电梯间留有一人。

清理会场：检查会场内有无遗留物品，清点会议物品消耗数量，清洗会议物品。

二、接待局级会议工作程序：（如局务会，局长专题会等）

1、 会议通知：接到会议预定表后填写会议接口单，通知工程、保洁、中控请各部门根据要求做到会前准备。

2、 会前准备：

摆台：根据订会人数摆放纸杯。

打水：会议当天会议开始前30—40分钟打好暖壶水，保证壶内水温。

开窗通风：会前40分钟开窗通风，并根据室外温度及室内温度调整空调温度大小。

会前检查：会前30分钟检查会议室内灯光、音响、话筒、绿摆、桌椅等设备设施。

会前守侯：

a、 会前30分钟保证会议室内留有一人守侯。

b、 会前20分钟保证会议室内留有二人守侯。

c、 会前10分钟打开会议室内灯光（根据会议人员到会

情况调整开灯时间）

3、 会议开始：

、根据局长参会人员顺序进行倒水服务，每间隔10—15分钟倒水一次。

、如需用烟缸，当烟缸内达2只烟头时需换新烟缸一次。

4、 清理会场：

（1）、检查会场内有无遗留物品，清点物品消耗数量，清洗会议物品。

三、接待处以上普通会议：

1、 会议通知：接到会议预定表后填写会议接口单，通知工程、保洁、中控请各部门根据要求做好会前准备工作。

2、 会前准备：

、摆台：根据会议人数摆放纸杯。

、打水：会议当天会前30—40分钟打好暖壶水，保证壶内水温。

开窗通风：会前40分钟开窗通风，并根据室内温度和室外温度调整空调温度。

、会前检查：会前30分钟检查会议室内灯光、音响、话筒、绿摆、桌椅等设备设施。

、会前守侯：

a、 会前10分钟打开会议室内灯光。（根据会议人员到会情况调整开灯时间）

b、 会前10分钟打开会议室内灯光。（根据会议人员到会情况调整开灯时间）

3、 会议开始：

、根据参会人员主次职位顺序进行倒水服务，每间隔15—20分钟倒水一次。

、如遇无需服务的会议，提前30分钟将会议室的水打好，根据参会人数放好纸杯。

四、遇特殊情况会议：（如临时接待会议）

1、 会议通知：接到通知后及时通知各部门，做好准备工作。

2、 摆台：根据会议要求摆放盖杯、矿泉水、纸杯、毛巾托等会议物品。

3、 通风：及时开窗通风，调整室内空调温度，保证会议室内无异味，温度适宜。

4、 守侯服务：会前30分钟留一人在会场外守侯。

5、 倒水服务：每间隔10—15分钟倒水一次。

6、 上小方巾：会议开始10分钟内上小方巾。如会议时间较长每间隔一小时更换新方巾。

7、 清理会场：检查会场内有无遗留物品，清点物品消耗数量，清洗会议物品。