三一公文写作规范讲座.ppt

常用实用公文写作;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;*;一封完整的工作邮件包括以下内容，实际书写方式应视具体情况而定：

【收件人】收件人需采取相应行动，共同完成工作推进。

【抄送】抄送的人员只需要了解相关事项，不需采取行动配合。

【标题】

①明确、简单易懂的主题能准确传达邮件的要点，无主题或主题不清楚的邮件很可能被当做垃圾邮件被处理掉，而且为日后检索和管理造成麻烦。

②防止出现类似“Re：Re：Re：Re：Fw：Fw：关于**事宜”的情况;【正文】

称呼：〔对外〕**公司尊敬的**先生/女士〔DearMr./Ms.〕

〔对内〕〔尊敬的〕各位领导/同仁

亲爱的小张〔小王〕

应酬语：多用于对外或向比自己职位高的人员。如，感谢长期以来的支持……

自我介绍：说明身份，引起重视。

正文要求：

①语言简洁，重点突出，使收件人在最短的时间内了解邮件的主旨；

②运用5W1H工具来设计邮件内容〔Why、What、Who、When、Where、How〕；

③对外的邮件中应防止使用公司内部通用词汇，不便公开或不确定的事项防止谈及，注意保守公司秘密；

④过于复杂的说明性资料作为附件，且正文中需要对附件进行适当说明，防止对方没有注意到附件。

结尾：鼓励对方进一步取得联系。如，有任何问题或需要帮助，请随时联系。;【签名】

各部门尽量采用统一的签名格式，签名应包含，姓名、公司、部门、联系、、邮件地址、〔公司官方主页〕等。

【附件】

①附件名称应能清楚说明附件内容；

②对外发送的附件应考虑对方公司可接收的邮件大小；

③如发送了重要附件，应过后通过确认对方是否收到。;其他本卷须知：

①措辞礼貌，字体风格统一美观；防止花哨装饰；

②正确运用标点符号，语气和声调；

慎重使用问号、感慨号等表达强烈感情的标点；

③重要字段需要提醒注意，可通过加粗、下划线、字体颜色等方式实现，颜色尽量使用醒目且平和颜色，如，蓝色、草绿色、深灰色等；慎用红色;

④发送邮件前，务必仔细阅读检查一遍，是否有语法错误或其他问题；

???响应及时，收到邮件，即使无法就信件内容马上做出处理，也需立即做出回复，以表示对其关注重视；

⑥回复邮件，一般应将上次来信附在后面，以帮其了解上次需求，看到我们针对性的答复，防止引起沟通不畅。

〔只附最后一次来信内容即可，否那么邮件大小、页面美观甚至内容受到影响〕;