采购业务的内部控制.docx

选购业务的内部掌握

一、选购业务概述

选购,是指单位为了满足物品〔原材料、固定资产、办公用品等〕或劳务

〔技术、效劳等〕等需要进展的各项经济业务活动。在社会化大生产的环境下,任何单位要维持正常的生产或经营，都必需进展选购经济业务活动，可以说，选购是各单位经济活动中最频繁的、最常见的表现形式之一。选购与付款业务是企业经营活动的首要环节，它与生产、销售打算亲热联系,业务发生频繁,工作量大，运行环节多，直接导致货币资金的支出或对外负债的增加,简洁产生治理漏洞。建立完善的选购业务内部掌握制度，可以保证选购付款业务循环有效运行，确保选购事项的真实性、合理性、合法性，觉察并订正错误，防止欺诈和舞弊行为，准时准确供给选购业务的会计信息，使企业在选购、付款环节获得最大经济效益。设计选购业务的内部掌握制度，就是依据企业的生产经营特点,针对选购业务的工作特性，设计出标准整个业务流程和每个关键掌握点的规定、方法、措施等，并标准执行,严格监视。

二、选购业务内部掌握的目标

选购是存货治理的第一环节，它与生产和销售打算联系亲热，它直接导致货币资金的支出或对外负债的增加，简洁产生治理漏洞。对于生产企业来说，选购是生产的预备阶段，为了生产适销对路的盈利产品，必需选购生产适用、价格公正、质量合格的原材料。对于流通企业来说,要使企业获得尽可能多的销售收入,必需选购适销对路且价格公正的商品。

1、存货的选购要与生产、销售业务的要求保持全都；

2、货币资金的支付或负债的增加必需以获得品质优良存货为前提,保持货款支付或负债增加的真实性与合理性；

3、合理提醒企业应享有的购货折扣与折让;

4、防止选购环节中违法乱纪、侵吞企业利益等不法行为的发生;

5、保证选购业务在内、外部各环节的运行通畅和高效率;

6、准时、准确供给存货选购的会计信息。

三、选购业务内部掌握应遵循的原则

设计选购业务内部掌握制度最根本的原则是实事求

设计选购业务内部掌握制度最根本的原则是实事求“是因，企制宜，”敏捷兼顾。

1、相互牵制原则。一项完整的选购业务，假设是经过两个以上的有相互制约环节对其进展监视和核查，其发生错弊现象的可能性就很小。就具体内控措施来说，相互牵制必需考虑横向掌握和纵向掌握两个方面的制约关系。从横向关系来讲，完成某个环节的工作需有来自彼此独立的两个部门或人员协调运作、相互监视、相互制约、相互证明;从纵向关系来讲，完成某个工作需经过互不隶属的两个或两个以上的岗位和环节，以使下级受上级监视，上级受下级牵制.例如，在材料选购掌握系统中，选购部门只有凭领导审批后的选购单或合同〔纵向牵制〕

进展选购，而选购的材料必需经过验收〔横向牵制)后，才能办理有关手续。

因而只有经过横向关系和纵向关系的核查和制约，才使发生的错弊削减到最低程度,或者即使发生问题,也易尽早觉察，准时订正。

2、本钱效益原则。企业最关心的是经济效益，假设单纯从掌握的角度来考虑，参与掌握的人员和环节越多,掌握措施越严密,掌握的效果就越好，其发生的错弊现象就越少，但因掌握活动造成的掌握本钱就越高。因此，在设计选购业务内部掌握时，肯定要考虑掌握投入本钱和掌握产出效益之比，要依据企业自身经营的实际状况,权衡实施本钱与预期效益科学设立，力争以最小的掌握本钱取得最大的掌握效果。

3、岗位责任原则。选购业务内部掌握的设立是与企业的治理模式严密联系

的，企业依据其推行的治理模式设立工作岗位,并赐予其责、权、利，规定相应的操作规程和处理程序。在设置岗位时必需考虑到授权岗位和执行岗位的分别、执行岗位和审核岗位的分别、保管岗位和记账岗位的分别等，通过不相容职责的划分，各部门和人员之间相互审查、核对和制衡，避开一个人掌握一项交易的各个环节，以防止员工的舞弊行为.

4、协调协作原则。设计选购业务内部掌握制度要有利于各部门之间、人员之间相互协作、协调同步、严密连接，避开只管相互牵制而不顾办事效率的做法，

导致不必要的扯皮和脱节现象。为此,必需做到既相互牵制,又相互协调，保证经营治理活动连续、有效地进展。

四、选购业务内部掌握制度的设计

〔一〕、职务分别制度。选购环节中的主要业务有提交请购单、编制打算、审批打算、市场调研、招标投标、签订选购合同、订货、收货和入账等。在这些业务中需要进展职务分别的主要有：

1、生产或销售部门依据生产使用量或销售需要量提出需要选购的物资品种和数量，仓储部门依据供给的需选购物资品种、数量及现有库存量，制定选购打算，报预算治理部门审批,然后由选购部门依据经管部门供给的市场调研报告进展公开询价.

2、由生产或销售部门、选购部门、财务部门和法律部门、经营治理部门共同组织招标投标来选择供给商，并会同供货单位签订选购合同。

3、物资的选购人员不能同时负责所购物资的质检、验收、保管.

4、物资的选购人员、保管人员、使