物业档案的建立与管理.pdf

项目物业管理档案的建立与管理主要是环绕执行规章制度而进行的，严格执

行规章制度，就需要通过档案管理手段相关记录进行规范、整理、归档。做到每

一项管理工作都有计划、有制度规范、有工作详实记录，并配备档案管理人员，

对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理，为整个管理工作的分析、改

进、预防和提高提供可靠的依据。

1、物业管理档案是所做工作的见证。推行整合型管理体系，对所展开的每

一项工作进行记录，作为分析前期工作成效、改进后期工作的依据。

2、有利于规范管理，理顺管理关系。物业管理的对象是物业，包括房屋主

体建造、配套公共设施、机电设备、安全、环境卫生、社区服务等，服务对象是

物业使用人，服务范围广泛，管理对象多而复杂，监督艰难。建立一套完善规范

的物业管理档案，既便于有条不紊地开展工作，又方便客户对管理工作进行监督，

使我们的服务始终能满足客户的要求。这样不仅仅要求我们开展实实在在的工

作，而且要求我们能想客户之所想，客户未想到我们也已想到，客户想到的我们

已做好，真正做到“超前”服务。在实际工作开展过程中或者之后必须做好记录，

并及时对客户进行回访，根据客户反馈的意见不断完善我们的服务工作。做到管

理规范化，决策科学化，工作程序化，最终达到客户满意。

3、有利于采集有关法律、法规，及时引进管理的新方法、新理念，作好来

往文件、信息、意见的记录、归档和处理工作，使我们的工作做到有法可依、有

法必依，并不断改进和提高，始终保持管理的科学性、规范性和高效率。

综前所述，档案资料管理工作作为物业管理的软件部份，与硬件的管理同等

重要，缺一不可，两方面的工作必需齐头并进才干达到规范化管理的要求。

1、我公司在建立完善档案资料过程中，为使其更加科学、严谨、高效，已

经导入ISO9000质量管理体系，结合项目的具体情况，我们将导入ISO14000、

OHSAS18001管理体系，根据公司的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及

质量体系中的质量记录控制等程序，使物业管理档案的建立有章可循，有根可查。

在具体执行过程中，我公司采用三个层次的档案资料管理模式，因为整合型

管理体系并非包罗万象的，许多规章制度的建立与是实施在管理体系的控制之

外(如财务管理等)。此外，须接受行学校师生主管部门的指导和监督，并执行

相关法律法规，结合这一特点，管理处档案管理的三个层次如下：

(1)以建设部颁发的《和谐星级项目》建立挂历方案框架，整个公司的档

案资料架构都采用统一格式，此为档案管理的第一层次：

(2)结合项目的实际情况，导入ISO14000、OHSAS180001管理体系，

对公司ISA9000质量管理体系文件及公司行政、公共事务、公众管理制度进行

适应性修改，并融入到架构中形成项目档案资料的第二层次；

(3)在物业管理实际运作中，以执行整合型管理体系文件及相关规章制度

形成的各种现场、实际记录为内容，补充到管理档案架构中，形成档案资料管理

的第三层次；

公司质量管理部根据这三个层次建立出一套档案资料范本(包括目录和具体

内容样本)，然后由各部门依此范本完善本部门整个管理档案体系。

3、按资料载体的类型采用恰当且安全的保存方式。由于项目的特殊性，其

资料的涉及面既多又广。因此，许多原始文件资料必须以分类别、分层次并以保

密方式保存，对时常使用的日常管理档案采用定期归档方式保存，严格按档案管

理相关制度进行。

4、所有资料实行“双档”(电脑档案、文本档案)管理。

1、建立健全物业管理各类档案，目的主要在于为物业管理公司各级领导，

上级有关部门分析、总结、部署、调度物业公司工作和对物业公司工作做出决策

提供准确、可靠的依据。管理处确定一位项目管理人员具体负责和指导资料的收

集、分析、整理、立卷、归档等建档工作。

2、档案由档案管理人员专人管理。管理处应设档案柜，明确专职(或者兼

职)人员具体管理。

3、全面系统地建立健全物业管理竣工档案、竣工图、物业使用人档案、装

备管理档案、维修档案、巡视记录档案、运行档案、投诉与回访记录，物业档案

按类以时间为序建立，物业的普通人事档案，普通职务档案和业务档案按人头建

立。

1、档案人员应按档案资料采集范围及时采集各种档案资料，并将筛选后的

资