公文格式之页码的规范设置.pdfVIP

我们处理公文，通常都是利用电脑来完成。下面我就结合自己的体会，

谈谈用电脑处理起草文件需要注意的几个问题。

政府公文标准规定的公文格式为：

文档主标题，用二号标宋，居中对齐。以往，我们曾经习惯于使

用黑体字，现在需要改成标宋字体，常用的是方正小标宋体，另外，

如果公文的标题比较长，一行放不下，在分行时，要注意不要在连续

的词语中间分行，另外，如果字数实在太多，也可以考虑在字体设置

中将标题文字设置成细长型，以减少空间占用，但注意不要改得太厉

害，一般设置为80%－90%即可（如图1）。

图1wps字符间距设置

文档副标题用三号仿宋字体，副标题前加破折号，居中对齐。

受文单位，用三号楷体，两端对齐（图2），行首不缩进。各单

位之间用顿号或逗号隔开，最后加冒号。

图2WPS设置对齐模式

正文用三号仿宋，两端对齐，段首缩进两个字符。可以输入两个

全角空格，或四个半角空格。但最好是在“段落”设置中设置“首行

缩进”2字符。在WPS文字中，如果段首输入了2个全角空格或4个

半角空格，输入文字并回车后，会自动转换为段落首行缩进，并且下

一段也自动按此设置，比较智能。

另外谈谈为什么用两端对齐而不是“左对齐”。因为如果文字中

要换行的位置恰好有标题符号或英文，办公软件用自动处理为英文单

词中不换行，标点符号不会出现在行首。另外，标点符号和英文、数

字在文档中所占用的空间大小也不是完全一样的。因此每行的字数就

不会绝对一样多，如果采用左对齐，则文档右侧会显得不够整齐，而

“两端对齐”则会自动调整文字间距，使左侧和右侧都比较整齐。

一级标题用三号黑体，序号一般用中文数字加顿号。如果标题单

位占一行，一般行末不加句号。如果后面紧跟着正文，也就是标题和

正文在同一段落中，则需要加句号。

二级标题用三号楷体，序号一般用中文数字加小括号。

三级标题用三号仿宋，序号一般用阿拉伯数字加顿号。实际应用

中也可用“一是”、“三是”这样的形式。为了与正文相区别，三级

标题可将字体加粗。其他标题和正文一般不加粗。一般而言，三级标

题足够我们用了。

落款和成文日期，都是三号仿宋，在文档的中间偏右的位置。在操作

时，尽量不要用空格也调整位置，可以先居中，然后再用鼠标拖动标

尺上的“首行缩进”滑块，即可将落款和成文日期调整到合适的位

置。另外，如果要插入当前日期，可以用快捷键Alt+I，然后再按T，

选择中文日期格式并回车（图3），即可。

图3WPS设置日期好时间

主题词用三号黑体字，各关键词之间用一个全角空格隔开，两端

对齐。注意主题词之间的间距不要过大。有些人喜欢让主题词布满所

在行，这是不对的（图4下面两行）。

图4WPS效果预览

版记用三号仿宋，两端对齐。

主题词下面以及版记内容都要加下划线。如果用系统提供的“下

划线”功能，会出现两个问题。一是下划线与文字之间的距离过近，

二是主题词和版记的文字往往不足一行，没有文字的地方就没有下划

线，因此需要在行末补足空格。比较麻烦。

解决的办法，一是用表格的方法，把版记内容放到表格内，调整

表格边框线风格，只保留需要的部分，其它部分用“无边框线”。二

是用文字边框，选中要设置的文字，在“格式”菜单中选择“边框和

底纹”，然后在“自定义”中只设置下边框即可（图5）。

图5WPS设置边框

页码一般用四号宋体字，采用阿拉伯数字两边加短横线的格式。

如果是传真电报等单面打印的文档，可以将页码放在页脚的中间位

置。如果是红头文件，则需要将页码放在页脚文档的外侧，即单数页

在右侧，双数页在左侧。

传真电报套打时，要注意首页。

一是发文单位、签发领导等内容，需要套打，可以用文本框来制

作，并反复调试即可。

二是首页不显示页码，并多出了“联办单位”、“联系人”、“电

话号码”及总页数等信息。需要在页面设置中设置“首页不同”，然

后再在首页中插入一个文本框，输入相关内容，将边线设置为“无”。

不需要报头一个文档，正文另用一个文档。