外贸客户接待流程是怎样的.docx

外贸客户接待流程是怎样的

外贸客户接待流程

一、接待方向

1.宗旨：让客人有宾至如归、亲切、舒适的感受。

2.原则：注重细节、尊重客户、促进双方发展。

3.目的：提高客户下单率(当场下单及后续下单)，培养客户忠诚度。

二、各部门准备工作

1.行政部门:

-准备高档茶具或咖啡杯,提升公司形象。

-提前一小时告知前台,准备客人所需饮品。

-根据业务员要求,提前准备纪念品。

-准备工具箱,满足客人需求。

-提前半小时打开空调,播放客户国家国歌。

-制作欢迎牌,摆放鲜花。

2.仓库部门:

-根据业务员要求,提前准备感兴趣产品样品,并测试充电。

-如有需要,派人员陪同客人测试产品。

3.展厅管理:

-提前一天整理展厅,确保所有产品整洁、充电。

4.业务/跟单人员:

-负责各部门沟通协调,传达信息。

-提前准备报价单和产品目录,熟悉产品信息。

-主动关注客人行程,与司机沟通。

三、接待细节

1.电梯接待:

-告知客人公司将有简短欢迎仪式。

-与客人轻松聊天,面带微笑。

2.欢迎仪式:

-全体员工在公司门口列队,热烈鼓掌欢迎。

3.公司参观:

-业务员负责介绍各部门代表,热情问候。

-如为大客户,总经理需亲自出迎。

4.送客离开:

-询问客人是否需要叫车,由行政安排。

-送客至楼下,赠送纪念品,相互道别。

很多人以为这是一个容易的事情，但是你要想到飞机可能会晚点，你的客户可能中国的手机号码还没有开通，根本没有办法联系等等的问题。

首先，如果你是新人，那么一定要亲自去机场接人，绝对不能只是叫个司机过去就行了，这个时候一定要显示你的重视，而且作为新人，一般你手上都没有什么单要去跟，所以客户才是你最重要的，在网上发几十份的邮件也比不上你亲自去与客户面对面的谈。

其次，如果你是第一次见这个客户，那么你一定要准备接人板板上面一定要写明公司的名字，然后是客户的名称，在乘客出口处，一定要大大方方的举起来，有些人会觉得不好意思，其实没有什么必要的，对于一个跑来外地谈生意的人，没有什么比他一下飞机就有人立刻把他接走来的更加的开心。因为如果他下了飞机，还要找来找去都找不到你，这个时候他一定会很担心，特别是那些第一次来中国，而且英文水平也不是很高的那些客户，这一点更加重要。

第三，接到客户，简单的认识之后，要搞清楚下面几个问题：

1.咨询一下客户是否要办中国的手机卡。

2.客户是否要简单的吃点东西(飞机上虽然有餐饮供应，但是有些客户是不喜欢那些食物的)

二、如何在车上交谈

一般来说，现在很多工厂跟机场的距离是比较远的，就我而言，大概就是2个小时左右，在这2个小时里，你也不可能什么都不说，所以你也要注意以下几点：

1.做足一切准备

来接客户之前，你一定要准备好公司的简介，一些的样板之类的东西。客户未必要看，但是如果他真的要看的时候，你一定要拿的出来，特别是对于一些时间很紧迫或者是工作狂的，他们是不会放过任何的时间的。如果客户是跟老婆或者孩子一起来，那么别忘了在车上准备一点小零食/饮料之类的东西，孩子毕竟不是大人，他们的目的不是谈生意，但是你也要照顾好。

2.客户要休息

如果客户在车上要求休息，很多新人觉得这是个非常好的建议，因为根本不需要自己去准备任何的话题，也不怕出错，但是你一定要知道，如果客户这样做的话，你就少了一个跟客户沟通的过程，当然如果你看到他真的也很累，他要休息也是很正常的。

3.简单的咨询一下旅程

跟客户聊聊旅程，这些都是很客套的话题

---机票好订吗?

---飞机上舒服吗?

---餐饮可以吗?

---飞机票需要确定回程吗?

对于一般的东南亚的客户来说，这个通常是不用的，因为飞机的航班比较多，而且比较密，而且去东南亚也非常方便，所以这个问题可以忽略，但是如果你遇到的是非洲或者中东的客户，这个问题非常重要，因为那边的航线比较少，而且很爆，他们订机票的时候，基本上是没有确定回程日期的，所以你一定要第一时间帮他们去排期，特别像阿联酋航空，卡塔尔航空这些，你要提前很长时间准备的，所以一定要聊这个话题。所有做外贸的新人，一定要把一些比较常见的航空公司的电话写下来。国际航空一般要把上海的分公司，广州的分公司和香港的分公司分别写下来，有时候一个分公司解决不了，另外一个分公司可能可以帮你解决。所以机票的常识你一定要懂，否则如果到时候你们所有的问题都谈好了，他的回程确定不了，你就更加不知道给如何打发客户，因为有时候还涉及如果酒店费用是你们提供，这个成本就变高了，所以一定要注意这个问题。在谈这个机票问题的时候，一定要主要你的语气，要让客户知道你是为他着想而不是要尽快把它赶走，这个要很注意。

三、到了工厂如何交流

客户到了工厂之后，一般要先去会议室，或者接待室坐下来。如果你们的老板要亲自接见，或者你还有上司要直接