档案的保管管理概述课件.pptVIP

档案的保管管理概述

4.1档案保管概述4.1.1档案的保管概念4.1.2、1档案保管的基本任务

档案的保管——是采用科学的管理方法和先进的技术管好并有效地延长档案的寿命的一门技术性工作。

4.1.2、1档案保管的基本任务档案保管的基本任务，概括起来说，是维护档案的完整与安全，有效地延长档案的寿命。具体任务：1搞好档案的科学管理2围绕档案的损坏原因进行防治

1、搞好档案的科学管理1.档案库房的合理布局§档案库房应集中布置，自成一区。库内不设其它用房，其它用房之间的联系也不应穿越库区。档案库房应按《档案馆建筑设计规范》的要求设置。除此之外，档案库房要做到安全、通风、透气等等。2.档案装具的规范和标准§存放档案的箱柜要规范统一,箱柜不能有大有小,如果箱柜不合乎标准,太小了,容易损坏档案3.全宗之间与全宗内档案的科学排架§档案馆、室存放着一个个全宗和全宗内档案，必须做到科学排列。所谓科学排列是指：首先要从库房内档案柜的位置考虑排列档案，即从左到右；然后要从每个柜的位置来考虑排放档案，即从左至右、从上到下来摆放。

2围绕档案的损坏原因进行防治v1.了解档案的损坏原因v2.针对损坏的原因，采用防护措施v3.有效利用“治”的技术，维护档案的安全，延长档案的寿命。

2、2针对损坏的原因，采用防护措施寻找科学的档案保管的技术方法，这是安全保管档案的关键所在。保管档案的技术方法很多，概括起来，无非是两种：一种是如何预防档案文件损坏的问题。这里有人为的因素，也有自然的因素。比如，防破坏、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防虫、防光等等。这些问题解决了，就可以有效地防止档案文件的损坏。其二是档案损坏之后，如何进行处理的问题。比如，追查丢失、破坏或火灾事故的原因和责任，防尘、灭火、消毒、灭鼠、恢复纸张的字迹等。在“防”和“治”两个方面，“防”是档案保管工作中的根本问题，是主导方面。从总体上看，未遭损毁的档案还是大量的，应该以极大的注意力首先保证这些档案的长期安全。对于档案文件来说，无“病”先防才是积极主动治本的办法，强调以防为主，并不等于预防就是一切，并不意味着“治”就不重要了。抓好“治”，对“防”也有促进作用，防治之间具有相互促进、相辅相成系。

2、3有效利用“治”的技术，维护档案的安全，延长档案的寿命。v（1）采用修复技术v（2）采用复制技术v我们应该知道，由于档案的经常反复使用，档案难免会损坏，对损坏的档案，要进行裱糊、修复。v档案的存在是一种社会现象，它是以一定的物质形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，为子孙后代造福。然而，也要看到，随着社会的发展和时间的推移，一方面档案的数量和成分在日益增加和不断丰富，另一方面档案又处在不断损毁过程中。v对于处于不断损毁的档案，则通过加强档案的保管来解决。比如，纸张老化、字迹退色模糊。有相当数量的档案，纸张变黄发脆，老化变质，有的已成粉片，到了不能再用的程度。如这种情况发生，档案人员就要采用复制技术来复制档案。

4.2档案保管的物质条件档案工作可归纳为三个字：人、财、物。一个单位的档案保管工作做得好不好，关键看档案人员是否足够，是否投入资金，档案工作需要的物品（东西）是否够用。物质条件要得到解决，领导重视是关键。领导重视了，档案工作需用的“人、财、物”都能解决。比如，我们学校历任领导（包括主要领导）都很重视档案和档案工作，档案室的建制，同意升格；档案室需要人员，同意增加；档案室需要购置东西，同意拨款，事情就好办了。一个单位的领导要管的和处理的重要事情很多，说得上日理万机。他不可能样样事情都很了解，档案工作重不重要，重视就重要。怎样才能使领导重视呢？（举例说明）

第五章.档案的检索5.1档案检索工具的含义5.2档案著录内容提要：本章主要讲以下几个方面的内容：一、档案检索工具，着重了解检索工具的种类。二、档案著录，重点讲著录项目及格式、著录标识符号、著录规则和方法。三、档案标引与词表。

档案检索工具档案检索工具

5.1档案检索工具5.1.2检索工具的种类

5.1.2检索工具的种类5.1.2..2按检索的范围来分有三种类型（一）以一个全宗或一个全宗里的一部分档案为对象编制的检索工具。（二）以档案馆、室的全部档案或者主要部分档案为对象编制的档案检索工具。（三）以一定的专题为对象编制的档案检索工具。5.1.2.3按载体形式分有四种类型1.长片式检索工具。2.书本式（簿册式）检索工具。3.缩微目录。4.机读目录。5.1.2.4按档案形成时间分有四种类型1.明清档案目录。2.中华民国档案目录。3.革命历史档案目录。4.中华人民共和国档案目录。

5.2档案著录5.2.1、档案著录的含义、作用和要求5.2.2、档案著录规则5.2.3档