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档案建立与台账管理品质管理部
档案管理的必要性引言:物业从事的是服务性工作,服务质量是核心竞争力,在如何提高服务质量的过程中,档案管理发挥至关重要的作用。必要性:是各项事物处理、设备维护的依据(报修投诉处理)a有一定的凭证作用。(监控录像档案)b是规避风险的主要途径之一。c是开展物业研究的基本统计素材d反应物业管理水平,评价物业质量并综合反应物业管理状况。e是行业趋势,是各项评优的组成部门。(市优、国优)f
档案管理的原则一、安全至上原则:防火、防盗、防湿、防虫;专管(专人收集、专人管理)pp二、集中分散原则:统一制度、统一标准、统一规范,集中p收集不同部门、不同业务(各领班各自分管)p三、业务对应原则:业务门类不同,分类方法不同
档案管理的原则四、规范管理原则:避免特立独行、标新立异、自搞一套。五、指标评价原则:量化p目标考核重要指标。p六、切实可行原则:不刻意作假。
档案建立流程
优质档案的来源
第一步、档案收集没有规范完整的物业资料,就不会有规范完整的物业档案,更谈不上整理;保管就失去意义了,利用价值当然就大打折扣。?档案的来源:详见右图
第一步、档案收集定义:按照有关规定、通过例行的接受制度和专门的征集办法,将分散在各部门、个人手中和散失在其他地方的档案有组织有计划保存在一个地方。?收集要求:?常年累计、持久;u制度化和规范化,及时并不断更新。u齐全完整,保质量。u精简准确,并能反应企业的业务活动。u
第二部、档案整理(一)归档文件书写要工整、清晰,不用普通圆珠笔、铅笔或复写纸等不耐久的记录材料。(二)文件收集是否齐全完整,底稿、附件是否装订在一起;一次会议、一项工作、一个事由(或问题)的文件是否全部归档。(三)归档年度是否分清,跨年度文件是否分清;(四)归档文件保管期限划分是否准确,几种保管期限的文件是否混在一起;
第三步:装订1、装订前,对破损的文件进行修复以延长其寿命。修复主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件进行修补。?2、复制字迹模糊或易褪变的文件。一般采用复印的方式进行复制。比如传真件字迹耐久性差,须复制后才能归档。?3、去除易锈蚀的金属物,如订书钉、回形针等。?
第三步:装订4、装订的方法采用三种:一种是10页以内用胶水粘贴,第二种是40页以内用钢夹固定,三种是40页以上用“三孔一线”装订。要求:装订文件封面制作规范档案封面.doc
第四步:编号编号是编目工作的起点和基础,通过编号,?使归档文件在全宗中的位置得以固定,并为后续的编目工作以及将来查找利用时提供实体条件。
第五步:编制目录它是归档文件整理工作的重要内容之一,?也是其他各种编目工作的起点和基础。编目必须按照分类、排列的结果、逐类、逐件编制目录,以系统、全面的提示归档文件的全貌。
第六步:装盒装盒要求?归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒,与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致,保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。档案利用完毕后归档时,同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中。要求:统一文件盒脊设置档案盒标识.doc?
备考表备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。?盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人:负责整理归档文件的人员姓名。检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期:归档文件整理完毕的日期。?????要求:备考表制作备考表.xls
档案管理
推行计划1、表单的内容讨论定稿?2、推行计划?永康项目管理部:?肿瘤项目管理部:?儿保项目管理部:?117医院项目管理部:?公司各部门:自行优化、4月中旬完稿。?
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