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档案的整理与保管基本培

第一节档案整理一、（1）概述vvv档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，组成一个有序体系的工作。档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档案信息资源的重要基础。主要是指档案室的实体整理，而不是档案内容的整理。

（2）原则和要求v（一）整理档案必须保持文件之间的历史联系?所谓文件之间的历史联系，就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。

v1.文件在来源方面的联系，要求按照文件的形成机关及其内部组织机构上的联系整理档案。v2.保持文件时间上的联系，要求按照文件自然形成的先后顺序整理档案。v3.保持文件内容上的联系，要求按照文件所反映的问题（事由）整理档案。v4.保持文件形式上的联系，要求按照文件在制成材料、记录方式和种类名称上的异同整理档案。

v（二）充分利用原有基础?1.只要经过整理而有规可循、有目可查的档案，就应力求保持其原有的整理体系，一般不再重新整理，必要时可作适当的加工整理。?2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分，要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改动，避免人为破坏文件之间的历史联系。

v（三）必须便于档案的保管和利用?档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于档案的保管和利用。

v二、档案整理工作的内容?（一）档案整理工作的内容?1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理?2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理?3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理

工作程序（环节、内容）v（1）区分全宗v（2）全宗内档案的分类v（3）立卷（组卷）v（4）卷内文件整理v（5）案卷封面编目v（6）案卷装订v（7）案卷的排列v（8）编制案卷目录v（9）档案盒的排架

档案整理工作的各环节通常是由不同的工作机构和人员分别承担的v文书立卷一般是由直接产生、处理文件的机构和人员承担；v全宗内档案分类、案卷排列与编号、编制案卷目录的工作一般是由档案室承担；v全宗的划分和排列多由档案馆承担。

档案室对档案的整理按其工作内容，分为以下：v第一，系统排列和编制案卷目录或归档文件排列；v第二，对整理不善的档案进行局部调整；v第三，对一些零散档案或机关单位、个人委托整理的档案，档案室还要按照立卷整理流程或归档文件整理流程进行全过程的整理工作。

三、区分全宗与立档单位v一、全宗的概念及其意义?（一）什么是全宗?全宗是一个独立机关、组织或人物在社会活动中形成的具有有机联系的文件整体、是档案馆的基本分类和管理单位，即一个组织的全部档案。?所谓全宗，就是一个独立单位或者一个著名家庭、个人在社会活动中形成的档案整体。

v基本含义：v第一，全宗是一个有机整体；v第二，全总是在一定的历史活动中形成的；v第三，全总是以一定的社会单位为基础而构成的。

全宗的类型v按形成全宗内容的性质区分：?1.机关组织全宗?2.人物全宗v按全宗的构成方式区分：?1.独立全宗?2.联合全宗?3.汇集全宗?4.档案汇集

（二）、立档单位及其构成条件v1）立档单位的概念?立档单位是形成全宗的母体，是指能够构成一个全宗的机关单位或个体，又称为全宗构成者。

v2）立档单位构成的条件?1.有独立行使和处理事务的职权，即能够独立的行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。这是构成立档单位的首要条件。?2.有独立的财务。?3.应设有管理人事的机构和人员，有一定的人事任免权。

四、区分全宗v（一）区分全宗的含义v区分全宗，首先就是要准确地判断与合理地设置全宗。v这项工作只要在档案馆进行。

（二）按全宗整理档案意义v1.按全宗整理档案，能够揭示档案内容的实质；v2.按全宗整理档案，对档案的管理有着重要的组织作用。

（三）设立全宗的基本原则v清朝及其以前的历代王朝的档案，按照每个朝代为限分别建立全宗；v民国档案和革命历史档案，视具体情况设立若干全宗；v中华人民共和国时期的档案根据立档单位设立全宗。

v（四）零散文件区分全宗的特殊方法v第一，从发文和内部文件的特征判定；v第二，从收文的实际收受者判定；v第三，对于全宗混淆情况严重的档案，可以从文件的各种标记去判断，或利用机关收发文薄等材料判断，或从文件的外形等特征去判断。

v（四）立档单位的变化与全宗划分?立档单位发生根本性变化时，全宗也要随着变化，重新划分；当立档单位发生非根本性变化时，全宗不变。

三、判定档案所属全宗v判定档案所属全宗，关键在于确定档案的形成者。?1.立档单位的