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记录管理程序

1.目的

确保记录的真实、完整、有效，为检测室的管理体系有效运行及检测工作满足法律、法规、客户、法定机构、认可机构的需求提供客观的证据。

2.适用范围

适用于本中心质量管理和检测活动各种质量记录和技术记录。

3.职责

3.1技术负责人负责技术记录格式的批准。

3.2质量负责人负责质量记录格式的批准。

3.3各相关部门负责记录的填写、收集和做唯一性标识。

3.4管理部负责记录的编目、检索查阅、储存保管、维护和清理销毁处置等管理。

4.工作程序

4.1记录内容

4.1.1质量负责人和技术负责人根据不同要求设计质量管理记录表格和技术活动记录表格的格式。技术记录的格式应包含足够的信息，以便根据这些信息可以复现检测活动和识别不确定度的影响因素。记录格式经技术负责人审核批准后按《文件控制程序》受控使用。

4.1.2本检测室主要记录：

4.1.2.1质量记录至少应包括；

a）内部审核和管理评审记录；

b）外部审核报告；.

c）纠正和预防措施，改进记录；

d）质量监督记录；

e）投诉处理记录和客户调查记录。

4.1.2.2技术记录至少应包括；

a）技术人员档案材料和培训、评价资料；

b）仪器设备档案资料；

c）环境控制记录；

d）服务和供应品采购及控制的记录；

e）检测室确证或制定检测／检测方法的记录；

f）测量审核、能力验证和再测试记录；

g）期间核查记录；

h）质量结果控制记录/分析；

i）分包记录

k）检测工作记录，包括检测原始数据记录、委托单、报告副本；

4.1.2.3其他记录；

a）计算机系统文件及资料.包括；系统存储的资料；操作说明、硬件与网络资料；

软件需求报告、程序编制说明、程序框图；鉴定材料、更改维护资料等；

b）科研及技术开发等技术资料；

c）备份的测量软件；

d）其他与检测工作有关的经有关室认为有必要归档的资料。

4.2记录的格式

依据《文件控制程序》中4.2.5执行。

4.3记录的要求

4.3.1记录格式应定期评审其必要性、充分性和追溯性，并随着实践不断改进完善。检测室应掌握记录格式的控制清单，在批准启用新格式时，原有的旧格式应予以废除停用。

4.3.2记录填写应真实、齐全、及时、清晰、明了。不准使用铅笔，须用钢笔、圆珠笔或签字笔进行填写。

4.3.3记录不能随意涂改、描改，特别是技术记录（原始记录），若发现错误需作更改时，应在错误处用单线划掉，写上需更正的内容，并在更改处由更改人签名。

4.3.4记录上必须有记录人签名，有审核、批准要求的应按手册的规定在记录上签名。记录表栏中若有不适用栏目应用斜线杠掉。

4.3.5原始记录、检测报告中必须使用法定计量单位，其填写要求不漏项、不错项。

4.3.6原始记录及报告中误差处理及数据处理方法严格按《数据管理程序》的规定进行。

4.3.7原始记录应在检测工作进行中由检测人员及时记录。

4.3.8检测人员的检测结果必须经过审核人员的核验,并签名。

4.3.9检测记录中应包含所用检测标准名称及其唯一性编号,以确保检测过程的复现。

4.4记录的保管和借阅

4.4.1每个项目的检测记录由检测室的检测人员负责收集、整理，交综合管理部。

4.4.2管理部负责对检测室所有产品检测数据和管理体系运行记录实行统一管理，整理、编目后分门别类进行装订，存放于资料柜中，并在资料柜上注明标识以便查阅。

4.4.3记录的借阅按《文件控制程序》执行。

4.4.4所有记录的保管均应做好防潮、防蛀、防腐、防盗工作。

4.5记录的保存期限

4.5.1对于管理体系审核的数据（包括内审数据、整改数据、认可数据以及本检测室所有资质报告的检查评审资料）应保存6年。

4.5.2各检测项目的测试申请表、原始记录、报告保管数据要长期保存至公司注销时止,以监视被校准检测设备的稳定性。

4.5.3各仪器设备的相关档案数据（包括计量检定/校准证书，维修、使用、报废记录和仪器设备明细表等）要分类装订，写明目录，设备记录应随设备使用时限全程保留，直至仪器设备报废停止使用后再保存3年。

4.5.4中心人员记录随同人员工作期间全程保留，在人员调离后，人员记录应再保存3年。

4.5.5其它各种记录的保存期限由综合管理部填写《保管记录一览表》予以规定，经质量负责人批准后实施。

4.6记录的销毁

4.6.1管理部应每年对记录进行一次清理，并对过期的记录予以登记。

4.6.2超过保存期的记录需要销毁时，由管理部数据管理员以《记录销毁申请表》提出申请，经本检测室质量负责人或技术负责人批准并在监督下进行销毁。

4.7记录的安全和保密

记录的安全和保密按《保护委托方机密和所有权程序》执行。

4.8电子记录的储存

储存在计算机里的记录记录同纸质记录规定相同，并按《数据管理程序》执行。

5相关文件

《数据管理程序》

《保护客户机密和所有权