会议筹备方案的拟订.pptx

会议筹备方案的拟订汇报人：文小库2023-12-15

会议主题与目的会议筹备小组组建及分工会议场地选择与布置会议物资准备与采购参会人员邀请与接待安排会议议程制定与时间安排应急预案制定与演练目录

会议主题与目的01

确定会议要讨论的具体议题，确保会议内容与目标相关。明确会议议题为会议命名，以便于参会人员了解会议内容和目的。确定会议名称确定会议主题

向参会人员传达公司政策、产品信息、市场动态等。传达信息解决问题决策制定针对公司运营中遇到的问题，通过讨论寻求解决方案。就重要事项进行决策，如战略规划、预算审批等。030201明确会议目的

根据会议议题和目的，确定需要参加会议的人员名单。根据参会人员的日程安排，确定会议时间和地点，确保会议顺利进行。确定参会人员及时间安排会议时间确定参会人员

会议筹备小组组建及分工02

会议筹备小组应由相关部门和人员组成，包括组织者、负责人、工作人员等。确定小组组成筹备小组应明确一名负责人，负责整个筹备工作的协调和管理。确定负责人筹备小组应明确需要哪些工作人员，并分配相应的工作任务。确定工作人员筹备小组组建

物资管理人员负责会议所需物资的采购和管理，包括场地布置、音响设备等。宣传人员负责会议的宣传推广，包括海报设计、媒体联系等。负责人助理负责会议相关文件的起草和整理，协助负责人处理日常事务。负责人负责整个筹备工作的协调和管理，包括与相关部门的沟通和协调。组织者负责会议的组织和策划，包括议程设置、邀请嘉宾等。明确小组分工

制定工作计划制定详细计划根据会议需求和目标，制定详细的工作计划，包括任务分配、时间节点等。确定工作进度根据计划，确定每个阶段的工作进度和时间节点，确保工作按时完成。及时跟进对于已经完成的工作任务，要及时进行总结和反馈，并根据实际情况调整工作计划。

会议场地选择与布置03

场地的设施、布局和大小是否适合会议的需求，例如，会议的类型、参会人数、会议设施等。适用性场地是否方便参会人员到达，是否有足够的停车位，交通是否拥堵等。交通便利性场地是否具备会议所需的各种设施，如投影设备、音响设备、网络设备等。设施齐全性场地的租赁价格是否合理，是否符合预算。价格合理性场地选择标准

根据会议的主题和风格，设置相应的会标，会标应当清晰、醒目、协调。会标设置座位安排空间布局氛围营造根据参会人数和会议类型，安排合适的座位，如圆桌、方桌、剧院式等。场地的空间布局要合理，避免过于拥挤或过于空旷，同时要考虑到参会人员的私密性和互动性。通过布置绿化、背景板、灯光等来营造出符合会议主题的氛围。场地布置要求

根据会议日期和参会人数，提前与场地租赁方进行沟通，确认租赁细节和价格。场地租赁根据场地的具体情况和会议的要求，确定布置时间，一般需要在会议前1-2天完成布置。布置时间如果需要专业的布置团队进行布置，需要提前联系布置团队，并协商好布置方案和时间。布置团队场地租赁及布置时间安排

会议物资准备与采购04

确定物资规格和数量根据会议规模和场地大小，确定所需物资的规格和数量，以确保会议顺利进行。制定物资清单表格将所需物资详细列出，包括名称、规格、数量、单价等信息，以便采购人员和物流人员参考。确定会议所需物资根据会议议程和参会人数，列出所需物资清单，包括座位、桌椅、音响设备、投影仪、照明设备等。物资清单制定

确定采购方式联系供应商签订合同支付货款物资采购流据物资清单和采购需求，确定采购方式，包括招标、比价、直接采购等。根据确定的采购方式，联系相关供应商，了解产品价格、质量、交货期等信息。与供应商协商一致后，签订采购合同，明确双方权利和义务。按照合同约定，支付货款给供应商。

联系物流公司根据确定的运输方式，联系物流公司，了解运输价格、交货时间等信息。确定运输方式根据物资性质和数量，选择合适的运输方式，包括陆运、海运、空运等。配送安排与物流公司协商一致后，确定配送时间和地点，确保物资按时到达并顺利交付给会议组织者。物资运输与配送安排

参会人员邀请与接待安排05

123根据会议主题和议程，确定需要邀请的参会人员名单，包括嘉宾、专家、相关行业人士等。确定参会人员名单根据会议主题和参会人员特点，设计具有吸引力和个性化的邀请函，包括会议主题、时间、地点、议程等内容。邀请函设计通过邮件、短信、电话等方式，向参会人员发送邀请函，并确认收到邀请函的人数和反馈情况。发送邀请函邀请函制作与发送

03接待物资准备准备好接待所需的物资，包括签到表、矿泉水、茶点心、胸牌等，确保接待流程的顺利进行。01接待流程规划根据会议规模和参会人员特点，制定相应的接待流程，包括签到、接待、就餐、休息、交流等环节。02接待人员培训安排专门的接待人员，并对他们进行培训，确保他们能够按照接待流程做好参会人员的接待工作。接待流程制定

住宿安排根据参会人员数