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浅析广西艺术学院财务会计档案管理

摘要：在广西艺术学院从事财务会计档案管理工作多年，经过

对当前学院会计档案管理的剖析，阐述当前学院会计档案管理的现

状，提出在学院会计档案管理工作过程中发现的若干问题，并通过

研究提出可行的解决方案。

关键词：会计电算化；会计档案；艺术高校；解决方案

随着我国高等教育发展的不断推进和改革，尤其是在党的十七大

胜利召开以后，社会主义文化事业发展出现空前的大跨步、大繁荣

的景象，艺术院校迎来了前所未有的发展机遇。广西艺术学院是全

国6所省（区）属综合性艺术院校之一，广西唯一一所国家独立设

置的具有硕士授予权的艺术高校。2012年，广西艺术学院成为文化

部与广西壮族自治区人民政府共建单位，这对广西艺术学院发展来

说，有着长足深远的影响，也意味着学院财务处要面临一项新的挑

战和任务。会计档案管理不仅是财务管理工作中一项不可忽视的重

要工作，更是整个单位档案管理中不可或缺的部分。所以，加强会

计档案管理工作是促进广西艺术学院蓬勃而全面发展强有力的推

手。

一、当前学院财务会计档案管理现状及存在的问题

1.电算化实行不够全面

广西艺术学院财务处在2001年引入用友公司的u8财务管理软

件，并实行了电算化财务管理。到目前为止，财务处实行电算化管

理已走过了十多个年头，财务工作在电算系统的帮助下，日常财务

管理工作有序高效地进行着。会计人员使用u8系统制作记账凭证，

系统通过识别获取会计人员输入的记账凭证信息，自动平衡借贷，

将发生的经济数据登记到电子账簿中。会计人员还可以使用u8系

统中快速查询到需要的记账凭证的内容、资金发生流、账簿等。凭

证的保存和管理还是沿用原来传统的手工方法进行，没有采用信息

化技术进行管理。传统手工档案管理有以下缺点：（1）占用极大的

存储空间。（2）管理费时费力。（3）检索查询不方便。（4）二次利

用不方便、利用率低。（5）档案损坏、丢失现象时有发生。（6）不

能形成信息网络。

2.会计档案管理制度不完善，管理手段落后

至今，我院财务部门还没有形成一个比较完善的使用电算化技术

来管理财务会计档案的规范制度，这是由于我院电算化财务业务起

步较晚，既没有把电算化财务档案管理纳入财务人员岗位责任制

中，又没有配备专人管理，导致电算化财务会计档案管理的归档工

作处于传统手工管理科的状态。电算化会计档案不光存储于纸质档

案上，还高度集中在电脑磁盘、光盘等磁性介质上。这些存储介质，

是需要有专业人员对其日常维护和管理的。但财务管理人员大多都

是会计专业，而电算化会计又是计算机领域和财务会计领域的交叉

学科，同时具备两种学科知识的并从事高校财务工作的从业人员并

不多，所以，学院的财务档案管理方法和手段上没有得到真正的完

善。这易造成档案形成的过程冗长，或是在某个环节积压沉淀，归

档不及时，并最终造成档案的散乱、遗失。已经存入本部门档案室

的档案，没有进行严格控制，档案借阅管理混乱，这也容易造成档

案遗失或者残缺。

3.人员配备不足，相关专业素质不高

自我国恢复高考以来，每年的高考人数呈缓慢上升状态，在2009

年报考人数突破600万人大关。全国艺术类专业院校相对其他文理

工科院校明显不足，虽然已有很多非艺术院校开设了艺术专业，但

还是无法消化如此多报考艺术的学生。为了容纳和培养出更多优秀

的艺术学生，提供给学生一个更好的学习生活环境，我院在2009

年提出建设相思湖新校区的宏伟蓝图。建设一个新校区，伴随着大

量的基建项目，众所周知，建设是需要花费大量的人力、物力和财

力的，由此我院财务处就承担着越来越多的财务工作。任何地方的

建设，都伴随着资金流动，我院也不例外。大量的资金流动，使得

我院财务日常工作迅速增加，财务会计档案也随之成倍增加。财务

工作的成倍增加，让已配备的人员应接不暇。数年前学院规模较小，

每年招生不足2000名考生，所有学生加起来也没有达到万人大学

的标准。现在我院招生人数已突破3000人大关，全校学生包括研

究生已超过万人。如今已经配备的财务人员是学院数年前核定的标

准，已经无法适我院如此快脚步的发展。没有按要求配备专职并且

专业的会计档案管理人员，造成财务档案管理未能及时按要求分类

归档并制成电子化材料。

二、针对学院会计档案管理现状提出改革方案

我院作为广西唯一一所艺术专业院校，需不断加强自身的管理，

完善管理体系，提高服务质量和培养学生的水平。作为艺术类院校，

自然有与其他文理工科院校有很多不同的