档案委托书范本及填写说明.docx

档案委托书范本及填写说明

合同编号：__________

甲方（委托方）：__________

地址：__________

联系人：__________

联系电话：__________

乙方（受托方）：__________

地址：__________

联系人：__________

联系电话：__________

第一条委托事项

1.1甲方同意将档案委托给乙方进行管理。

1.2乙方负责对档案进行接收、保管、整理、归档、提供查询等服务。

1.3乙方应确保档案的安全、完整和保密。

第二条委托期限

本委托书的委托期限为____年，自双方签署之日起计算。委托期满后，如双方同意续约，应签订新的委托书。

第三条档案的交付和接收

3.1甲方应在本委托书签订后____个工作日内，将档案交付给乙方。

3.2乙方应在收到档案后，及时对档案进行清点、核对，并向甲方出具接收确认书。

3.3如档案在交付过程中出现损坏、丢失等情况，乙方应承担相应的赔偿责任。

第四条档案的管理和服务

4.1乙方应按照甲方的要求，对档案进行分类、整理、归档，并建立档案索引体系。

4.2乙方应确保档案的存储环境符合档案保管的要求，防止档案受损、褪色、霉变等。

4.3乙方应在甲方提出查询要求后，及时提供档案查询服务。

4.4乙方应对档案信息保密，不得泄露给第三方。

第五条费用和支付

5.1甲方应支付乙方档案管理费，具体费用根据档案的数量、规模、管理要求等双方协商确定。

5.2甲方应按照双方约定的时间和方式，向乙方支付管理费用。

5.3如因特殊情况导致管理费用发生变动，双方应协商调整。

第六条违约责任

6.1任何一方违反本委托书的规定，导致对方遭受损失的，应承担违约责任。

6.2如乙方未按照约定提供档案查询服务，甲方有权要求乙方支付违约金。

6.3如乙方泄露档案信息，造成甲方损失的，乙方应承担相应的赔偿责任。

第七条解除和终止

7.1在委托期限内，如甲方需解除或终止本委托书，应提前____个工作日通知乙方。

7.2解除或终止本委托书后，乙方应将档案全部归还给甲方。

7.3解除或终止本委托书后，双方对彼此的权益和义务不再承担责任。

第八条争议解决

8.1本委托书签订后，如双方在履行过程中发生争议，应通过友好协商解决。

8.2如协商无果，任何一方均有权向合同签订地的人民法院提起诉讼。

第九条其他约定

9.1本委托书一式两份，甲、乙双方各执一份。

9.2本委托书自双方签署之日起生效。

甲方（盖章）：__________

乙方（盖章）：__________

签署日期：__________

一、附件列表：

1.甲方（委托方）的营业执照复印件

2.乙方（受托方）的营业执照复印件

3.档案清单

4.档案保管规定

5.档案查询申请表

6.档案归还确认书

7.保密协议

二、违约行为及认定：

1.甲方未按约定时间交付档案：指甲方未在合同约定的时间内将档案交付给乙方。

2.乙方未按约定时间接收档案：指乙方未在合同约定的时间内完成对档案的接收。

3.乙方未按约定保管档案：指乙方未按照合同约定的方式对档案进行保管，导致档案受损、丢失或泄露。

4.乙方未按约定提供查询服务：指乙方未在甲方提出查询要求后，按时提供档案查询服务。

5.甲方未按约定支付管理费用：指甲方未按照合同约定的时间和方式，向乙方支付管理费用。

三、法律名词及解释：

1.档案：指甲方拥有的，需要委托乙方进行管理的文件、资料、照片等。

2.委托管理：指甲方将档案交付给乙方进行保管、整理、归档、提供查询等服务的行为。

3.保密义务：指乙方对档案信息保密，不得泄露给第三方。

4.违约金：指违约方按照合同约定向守约方支付的赔偿金。

5.档案保管规定：指乙方对档案进行管理、保管应遵守的规范和标准。

四、执行中遇到的问题及解决办法：

1.档案交付延迟：

解决办法：双方协商确定具体的交付时间，并提前做好准备工作，确保档案按时交付。

2.档案丢失或损坏：

解决办法：乙方应定期对档案进行检查，发现问题及时通报甲方，并按照约定的赔偿标准进行赔偿。

3.甲方未支付管理费用：

解决办法：乙方应及时向甲方发出催款通知，如甲方仍未支付，可依法向人民法院提起诉讼。

4.乙方未按约定提供查询服务：

解决办法：甲方可向乙方提出书面抗议，要求乙方在规定时间内提供查询服务，如乙方仍不履行，甲方可依法向人民法院提起诉讼。

五、所有应用场景：

1.企业间的档案管理合作

2.政府部门将档案委托给专业机构进行管理

3.个人或家庭委托专业机构进行档案保管

4.档案馆、图书馆等公共文化设施之间的档案交换和合作管理

5.任何需要专业档案管理服务的场景